một khu vực trong não giống như cocaine. Người ta dễ có cảm giác đã làm xong một việc gì sau khi trả lời email.

Nếu bạn vô tình gửi nhầm email cho người khác hoặc bấm nhầm “reply all” (chuyển thư lại cho tất cả) thì câu chuyện sau đây sẽ làm bạn thoải mái hơn.

Chuyện xảy ra năm 2008, một luật sư người Philadelphia bắt đầu thảo email cho một đồng nghiệp. Nội dung liên quan tới đề xuất cách giải quyết vụ kiện hãng dược phẩm lớn Eli Lilly and Company. Luật sư này bắt đầu viết tiên của đồng nghiệp vào dòng “gửi” và không để ý rằng email đã tự động điền tên người khác (theo chức năng auto-fill của email).

Người thực tế nhận thư lại là một phóng viên báo New York Times. Một thời gian sau, tờ báo đăng lên trang nhất một câu chuyện về cách dàn xếp vụ kiện hàng tỷ USD. Không rõ lỗi này được coi là mẻ cá lớn tới đâu với báo này nhưng đây là một trong những sai phạm email ngớ ngẩn được nói tới nhiều nhất.

Việc chúng ta dựa quá nhiều vào email trong giao dịch công việc cũng có nghĩa là tất cả chúng ta đều có những câu chuyện sai lầm phiền toái mặc dù chúng ta hy vọng rằng đã tránh được sai lầm tiền tỷ đô la. Một gánh nặng nữa của email là ta có nghĩa vụ quá lớn trả lời các thư tới.

Nhưng, dù thích hay ghét email thì sử dụng nó như là một phương tiện liên lạc trong công việc đã định hình lại cách thức làm việc của chúng ta vĩnh viễn. Chỉ trong thời gian một thế hệ, việc gửi và nhận thông tin đã đi từ chậm chạp, không chắc chắn tới nhanh như chớp.

Theo nghiên cứu của Tập đoàn Radicati thì ngày nay 100 tỷ email giao dịch công việc được chuyển đi trong một ngày. Đến năm 2017 có thể lên tới 130 tỷ. Tất cả điều này chỉ mới xảy ra trong vài thập niên. Thậm chí 20 năm trước rất ít người dùng email đều đặn.

Chắc rằng, từ khi đó, nhiều người trong chúng ta đã có tài khoản AOL (American Online) nhưng chủ yếu là để quan hệ cá nhân. Suốt những năm thập niên 1990, việc trả lời nhanh không phải tiêu chuẩn, thậm chí fax được coi là hiệu quả hơn là email.

Những năm đầu của thập niên 2000 đã có sự thay đổi khi mà email là phổ cập tại văn phòng. Rồi BlackBerry xuất hiện vào năm 2003. Nó không phải là điện thoại đầu tiên truy cập được email nhưng với tính năng di động, dễ sử dụng, bàn phím tiện dụng và tính năng an toàn nên các chuyên gia có thể kiểm tra email và trả lời ngay tức khắc, thậm chí ngoài giờ làm việc.

Ông Will Schwalbe, Phó Chủ Tịch Điều Hành về phát triển biên soạn và phát triển nội dung của nhà xuất bản sách Macmillan ở New York nói rằng email đã thay đổi cơ bản và rất nhanh gần hết mọi công việc chuyên môn. Đột nhiên người ta trở nên ám ảnh với thư đến, mất hàng giờ gửi và nhận tin nhắn. “Email đã đến với thế giới này mà không có hướng dẫn sử dụng nó như thế nào” ông Schwalbe nói.

Thay đổi công việc và đời sống của chúng ta

Trong những ngày đầu của thiên niên kỷ mới, ông Schwalbe là biên tập viên sách và ông nhận thấy ngay rằng email đã tiêu tốn hết thời gian của ông như thế nào. “Kể như là chúng ta một hôm thức dậy và vỡ nhẽ là đã sử dụng 70% thời gian chỉ cho email,” ông nói.

Do vậy năm 2006, ông Schwalbe và nhà văn David Shipley đã cùng viết một cuốn cẩm nang các việc vặt. Cuốn “Gửi email: Vì sao người ta viết email kém đến thế và viết thế nào cho tốt hơn” đã trở thành một trong những cẩm nang ra đời sớm về qui tắc dùng email trong công việc.

Thí dụ: thủ trưởng nên qui định cách nguyên tắc sử dụng email, nhân viên nên tránh trả lời cho tất cả mọi người khi nhận một thư gửi chung cho nhóm (hiếm khi cần thiết làm thế) và hãng nên xây dựng cách viết tắt nội bộ, thí dụ như KCTL, nghĩa là không cần trả lời.

Đối với những người sử dụng tốt thì email là sự chuyển tải thông tin gần như tức thời bậc nhất thế giới. “Email đúng là một công cụ không thể tưởng tượng nổi để liên lạc giữa con người,” ông nói.

Những nét không rõ ràng

Khó có thể định lượng là thế giới này có thêm được mức hiệu quả tăng như thế nào nhờ có email, kể cả việc gửi thông tin lẫn việc truyền thông tin chính yếu như là bố trí một cuộc họp hoặc giới thiệu về chủ đề nào đó.

Nhưng lúc này với điện thoại thông minh và thậm chí đồng hồ đeo tay thông minh, đối với nhiều người nó đã trở thành một gánh nặng, một công cụ làm ta không thể tách khỏi công việc, cô Julie Morgenstern nói vậy, cô là chuyên gia quản lý thời gian và tác giả cuốn “Không bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng”.

Cái rắc rối là nhiều người để email nó lấn át mình, ngay cả nếu công ty của họ không yêu cầu phải trả lời 24/7, Morgenstern nói. “Email là một công cụ mạnh vô cùng, nhưng nếu bạn không thận trọng thì nó sẽ lấn át hết mọi việc bạn làm.”

Nhưng có một điều chắc chắn: Chúng ta không đơn giản rời bỏ nó được không phải chỉ vì công việc của ta không cho phép. Theo nhà nghiên cứu Tom Stafford ở trường Đại học Sheffield thì email gây nghiện, nó kích thích cùng một khu vực trong não giống như cocaine. Đó là vì người ta dễ có cảm giác đã làm xong một việc gì sau khi trả lời email.

Trong thực tế, đó là một cảm nhận sai về sự hoàn thành. Trong phần lớn trường hợp thì công việc email không xuất hiện ở bất cứ đâu trong mô tả công việc của ta. Trừ trường hợp ngoại lệ, Morgenstern nói, có thể là của những người ở dịch vụ khách hàng mà nhiệm vụ của họ là gửi và nhận thư. Còn đối với chúng ta, thành quả công việc và chúng ta có được coi là thành công hay không, chắc rằng sẽ không bao giờ được xác định bằng số lượng email đã gửi đi trong ngày.

Quá nhiều cái tốt

Bí quyết để cai nghiện email là giảm bớt thời gian email trong ngày, Morgenstern nói. Ta bắt đầu bằng cách không mở hộp thư khi mới ngủ dậy vào buổi sáng. nên giành thêm thời gian đi ngủ sớm hơn thay vì kiểm tra email. Rồi không lâu sau, bạn sẽ chỉ trả lời email vào những thời gian thường được coi là kém hiệu quả đối với các công việc khác, thí dụ ngay trước khi ăn trưa và ngay trước khi rời cơ quan về nhà.

Vậy sẽ như thế nào nếu bạn bị tụt hậu và có một nghìn email trong hộp thư đến? “Xin đừng cố trả lời hết những email cũ,” Morgenstern cảnh báo. “Sẽ không bao giờ làm nổi đâu.”

Thay vì làm thế, bạn tuyên bố phá sản email, một từ vựng được một giáo sư luật ở Harvard năm 2004 sáng tác ra. Việc này bắt đầu bằng cách tạo ra một thư mục, thí dụ, “2014”. Đưa vào đó tất cả các email cũ. Chắc hẳn rằng bạn không bao giờ xử lý hết chúng, do vậy bạn gác chúng một bên và bắt đầu từ đầu. Với việc hết trách nhiệm ấy, nay là lúc bạn thực hành email đúng nhất.

Email sẽ dễ quản lý hơn đối với những người thường ít trả lời, Natalie Houston nói, bà là giáo sư trợ giảng Anh ngữ trường Đại Học Houston ở Texas.

Nếu bạn trả lời email ngay tức khắc thì bạn đã tạo cho đồng nghiệp nghĩ là lúc nào bạn cũng rảnh rỗi. Hãy đợi vài giờ rồi mới trả lời nếu như không gấp quá.

Hãy cân nhắc xem bạn sẽ viết và trả lời như thế nào. Bạn sẽ giảm nhẹ gánh nặng của tất cả email và trả lời một cách thận trọng, sử dụng các đoạn ngắn, gạch đầu dòng và các tiêu đề phụ, Houston nói vậy.

Một cuộc hội thoại điển hình trên email bao gồm bẩy ghi chú. Làm cho các thư ban đầu có hiệu quả có nghĩa là ít có thư tiếp theo, điều này sẽ giúp cho hộp thư đỡ quá tải.

“Quy tắc áp dụng để viết một đề xuất cho tốt cũng là quy tắc viết một email cho tốt,” Houston nói. “Bạn muốn nó dễ hiểu và muốn quan điểm của mình được đầy đủ mà không phải nói đi nói lại nhiều lần.”

Cũng có một quy tắc đơn giản này mà Schwalbe áp dụng: nếu như vấn đề có thể gây tranh cãi hoặc phức tạp thì không nên trao đổi qua email.

Thay đổi tốt hơn

Mặc dù sự tràn ngập email có thể gây căng thẳng và rối trí, nhưng ai cũng cho rằng email đã làm thay đổi cơ bản nhiều ngành công nghiệp theo hướng tốt hơn. Ví dụ dễ thấy: Hãng Bao Bì Taylor tại Imperial, Missouri.

Vào cuối thập niên 1990, nhà thiết kế bao bì gửi mẫu cho khách hàng theo đường thư tín. Sau đó, khoảng vài tuần, mẫu được gửi trở lại với nhận xét về những thay đổi mà khách hàng mong muốn. Sẽ có nhiều lần qua lại như vậy. Giờ đây người phụ trách của công ty, Sara Taylor Hardy, gửi mẫu kỹ thuật số theo email, và nhận được ý kiến về sửa đổi mẫu sau một thời gian chỉ vài giờ.

“Trước, theo đường bưu điện thư thường thì phải mất sáu tuần từ đầu đến cuối,” Taylor Hardy nói. “Nay? Chúng tôi có thể có những thành phẩm hoàn thiện cho khách hàng trong vòng một tuần một cách dễ dàng.”

Bài gốc tiếng Anh đã được đăng trên BBC Capital.