Tham Khảo
Nghề Medical Billing và Coding - Bài BĂNG HUYỀN
Tất cả các hãng bảo hiểm ở Mỹ đều thuộc loại doanh nghiệp có mục đích kiếm lời.
...
[Message clipped] View entire message
Trong bài viết “Tìm Hiểu Về Cải Cách Y Tế Ở Mỹ” của tác giả Trương Đình Trung đăng trên trang web của Đại Học Chiến Tranh Chính Trị (www.tdhctct.com) vào ngày 20 tháng 9, 2009 có viết:
“Tất cả các hãng bảo hiểm ở Mỹ đều thuộc loại doanh nghiệp có mục đích kiếm lời, for-profit organization; lý do tồn tại của các hãng bảo hiểm là lợi nhuận, chứ không phải vì sức khoẻ của khách hàng. Quyền lợi kinh tế của hãng bảo hiểm và quyền lợi y tế của khách hàng luôn mâu thuẩn và tiêu trừ lẫn nhau.
“Một trong những thủ thuật thông thường của các hãng bảo hiểm là từ chối, hoặc trì hoãn, chi trả phí tổn dịch vụ y tế cho khách hàng (deny or delay customers claim payments). Họ mướn những chuyên viên để lo việc này (gọi là các claim adjusters), hoặc thiết lập các hệ thống computer tối tân để tự động hóa việc từ chối chi trả. Họ cũng tưởng thưởng cho những nhân viên nào thực hiện được tốt những sự từ chối hoặc trì hoãn như vậy. Theo National Association of Insurance Commissioner thì chỉ riêng trong năm 2008 có đến hơn 195,000 khiếu nại của khách hàng về việc bị các hãng bảo hiểm từ chối chi trả dịch vụ y tế. Có trường hợp khách hàng đã chết rồi mà sự khiếu nại vẫn chưa giải quyết.
“Ngoài ra còn có trường hợp hủy bỏ hồi tố hợp đồng bảo hiểm (retroactive cancellations/ after-the-fact policy cancellations) nếu hãng bảo hiểm khám phá ra là khách hàng trước đó, khi ký hợp đồng bảo hiểm, đã cố ý hay vô tình không khai một chi tiết bệnh lý nào đó trong hồ sơ cá nhân của mình. Ngay cả những người vì không biết mà không khai cũng chịu sự chế tài đó. Và sự hủy bỏ này có thể áp dụng cho cả gia đình dù chỉ một thành viên trong gia đình sai phạm. Chẳng hạn một phụ nữ ở Texas bị phát hiện có bướu trong vú. Ngay lúc đó hảng bảo hiểm điều tra và tìm ra là trước đó người phụ nữ này đã mắc chứng rỗng xương (osteoporosis) mà không khai khi lập hợp đồng bảo hiểm. Tuy rằng chẳng có mối liên hệ gì giữa hai căn bệnh, hãng bảo hiểm vẫn lấy lý do đó để huỷ bỏ hợp đồng bảo hiểm!”
Medical Billing and Coding là gì?
Nếu những chuyên viên claim adjuster của các công ty bảo hiểm luôn tìm cách từ chối trả hoặc trả thấp đi so với số tiền được yêu cầu (deny hay adjust -according to code). Vì công việc của họ và phần thưởng của họ nhiều hay ít nhận được từ công ty đều tùy theo số lượng từ chối hoặc trì hoãn trả tiền (deny and adjust insurance claim). Thì đối nghịch lại với claim adjuster, công việc của người Medical Billing and Coding là giúp cho bệnh việc hoặc các phòng mạch bác sĩ, phòng mạch nha sĩ, yêu cầu các công ty bảo hiểm thanh toán cho dịch vụ mà bệnh viện hoặc phòng mạch đã thực hiện cho bệnh nhân có bảo hiểm, đòi các hãng bảo hiểm phải trả tiền đủ, không được bớt xén hoặc từ chối trả tiền.
Lương bổng và những yêu cầu của công việc
Chị K. N (nhân vật không muốn tiết lộ tên thật) là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khoẻ của chính phủ liên bang, được trả bằng quỹ An sinh Xã hội-Social Security). Chị từng học chuyên ngành Medical Billing and Coding tại trường American Career College (ACC) tại thành phố Anaheim, cho biết, nghề Medical Billing and Coding hiện nay tại Hoa Kỳ là một nghề không khó tìm việc làm và tiền lương “thì tùy theo công ty mình làm, nếu làm cho bệnh viện thì mức lương sẽ cao hơn là làm cho văn phòng bác sĩ hoặc các tổ hợp bác sĩ, vì số lượng việc làm nhiều hơn, và công việc có thể là khó hơn.”
Còn chị Trúc Nguyễn hiện đang làm về Medical Billing and Coding cho văn phòng bác sĩ tại quận Cam, thì nói “khi làm Medical Billing and Coding tại các văn phòng bác sĩ, một người mới ra nghề được trả khoảng 13 đến 14 đồng một giờ, nếu người đó có kinh nghiệm thì được trả khoảng 21- 22 đồng một giờ. Còn nếu làm cho các công ty chuyên về Medical billing hoặc cho các bệnh viện, lương có thể được khoảng 41 ngàn một 1 năm hoặc có thể lên đến 52 ngàn một 1 năm và có đủ các quyền lợi khi là nhân viên của công ty, như bảo hiểm xã hội, ngày nghỉ bệnh, nghỉ phép, bảo hiểm sức khỏe.”
Theo chị K. N, người nào muốn học về Medical Billing and Coding thì không cần phải học toán thật cao, chỉ cần có trình độ của Toán cấp phổ thông trung học (từ lớp 9 đến lớp 12) là đủ rồi, nhưng nếu các học viên muốn có cơ hội để thăng tiến sau này khi ra làm cho các bệnh viện hay các công ty chuyên về Medical Billing thành Supervisor, Manager hay Director về Medical Billing thì học viên cũng nên học thêm toán của trình độ college để sau này có khi dùng đến. Học về Medical Billing và Coding thì cũng cần học thêm về cách sử dụng những công thức về Excel vì sẽ dùng cho rebort (viết báo cáo) rất nhiều khi làm việc. Phải biết các thuật ngữ y khoa (Medical Terminology) để khi bill đúng các code.
Giới thiệu yêu cầu của công việc Medical Billing, chị K. N nói người làm Medical Billing phải hoàn tất các bill tính phí điều trị của bệnh nhân gửi đến các công ty bảo hiểm. Do đó phải nắm vững về hồ sơ bảo hiểm y tế, phải biết tính toán, phải hiểu biết những điều khoản quy định của các công ty bảo hiểm mà mình bill, hiểu về coding để bill chính xác, biết sử dụng máy tính văn phòng, có kỹ năng giao tiếp và có khả năng thương lượng với công ty bảo hiểm những bill bị từ chối trả hoặc bị trả thấp đi. Do đó đòi hỏi tiếng Anh phải khá.
Phải biết tổ chức, sắp xếp, và cẩn thận từng chi tiết khi bill. Phải thật cẩn trọng để đừng làm sai. Vì những sai sót khi bill có thể liên quan tới credit của bệnh nhân (trường hợp bệnh nhân phải bù thêm tiền) hoặc có thể sẽ không mang lại cho công ty đủ tiền như đã hoạch sẵn.
Medical Coding
Chị K. N nói còn về Coding cũng vậy, người làm Coding cũng phải có trách nhiệm làm cho đúng với hồ sơ bệnh án mà bác sĩ ghi. Vì tất cả những tin tức về bệnh nhân sẽ được gửi đến công ty bảo hiểm để lấy tiền về cho công ty tối đa.
Nói thêm về công việc của Medical Coding, chị cho biết, “Người làm về Medical Coding phải hiểu nhiều nghĩa của những từ về Medical Terminology (thuật ngữ y khoa) để có thể dễ dàng tra vào sách coding tìm ra code sát nghĩa của bệnh án. Người Coder cũng phải hiểu rõ về những luật lệ của Center of Medicare- Medicaid Services để không vi phạm vào luật lệ đã định. Người làm Coding ở bệnh viện sẽ có những đòi hỏi về kinh nghiệm nhiều vì sẽ code cho nhiều loại bệnh án khác nhau chẳng hạn với những bệnh nhân ở bệnh viện dài hạn (impatien Service), hoặc bệnh nhân chỉ tới bệnh viện trong ngày (outpatient service) và rất nhiều bệnh nặng, nhẹ khác nhau.”
Trong bài viết “Vì sao phí tổn bệnh viện ở Mỹ quá đắt” của ký giả Kimberly Hiss đăng trên Reader's Digest tháng 9, 2012 được tác giả Nguyễn Minh Tâm lược dịch, có giải thích khá kỹ về Medical Coding:
“Bác sĩ Epperly cho biết, Cả bác sĩ lẫn bệnh nhân đều không hiểu cách tính tiền của bệnh viện. Sáng hôm nay tôi mới đặt một ống kính vào bao tử của một bệnh nhân, tôi không biết bà ấy sẽ phải trả bao nhiêu tiền. Tôi chỉ biết làm nhiệm vụ y sĩ giúp bệnh nhân. Tôi điền vào phiếu công tác, mô tả những gì tôi vừa làm. Sau đó, một chuyên viên ấn định mã số (coder) sẽ ấn định một mã số về việc làm của tôi. Mã số này sẽ diễn dịch thành số tiền bệnh nhân phải trả.
“Cô Kimberly Hiss, ký giả viết bài báo này, đi tìm người coder để hỏi thăm. Người đó là chuyên viên được tổ chức America n Academy of Professional Coder huấn luyện và cấp văn bằng hành nghề. Người coder giải thích cho chúng tôi rõ thủ tục tính tiền như sau: Văn phòng tính tiền y tế phí sẽ chạy ra ba bảng chiết tính: Một bản dành cho chi phí chẩn bệnh (mã số ICD-9), một bản dùng để mô tả việc làm của y sĩ (CPT), và một bản tính tiền sản phẩm y khoa, và tiền công đặt bộ phận đó vào trong người bệnh (HCPCS).
“Đó chính là việc làm của người chỉ định mã số. Người coder có thể là một người làm trong ban tính tiền (billing department), hay chính quản lý ban tính tiền kiêm nhiệm luôn vai trò coder. Mã số ghi trong giấy tính tiền là danh mục mô tả mọi loại dịch vụ từ bệnh lý, đến thuốc men, cái nạng để đi đứng, cho đến phương pháp trị liệu. Những mã số này hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến tất cả những khoản tiền sẽ tiếp diễn sau đó.
“Đây là một công tác vô cùng phức tạp. Ví dụ chỉ một mình mã số cho phần CPT, mô tả việc làm của bác sĩ đã dầy như cuốn niên giám điện thoại. Riêng phần làm MRI cũng có khoảng 60 thể loại –variations- khác nhau. Một nhân viên làm việc này phải than: Nhiều lúc tôi cũng bực mình lắm, không biết mình phải chọn code nào cho đúng. Mỗi code có thể diễn dịch thành nhiều thứ khác nhau.
“Tại nhiều nơi, nhân viên bệnh viện vẫn tiếp tục ghi chép bằng tay diễn tiến điều trị cho bệnh nhân trên giấy. Bản ghi chép được làm thành 2 bảng copy, rồi chừa khoảng trống ghi code để bác sĩ đánh dấu vào. Bác sĩ Dena Bravata, chuyên lo về ấn định mã số cho tổ chức Castlight Health, một công ty phụ trách việc tính tiền đúng cho bệnh nhân, than rằng: Nhiều khi bác sĩ, hay nhân viên phụ trách bận quá, họ đánh dấu sai. Chưa kể là các bác sĩ nổi tiếng là viết chữ tháu, khó đọc, khiến cho những code được đánh dấu mâu thuẫn nhau, chẳng ra đâu vào đâu cả.
“Một số chuyên viên làm trong bệnh viện không nắm vững nội dung của mã số, nên ghi lầm, làm cho bệnh nhân phải trả thêm rất nhiều tiền. Năm 2010, một bệnh nhân 71 tuổi ở Florida bị bệnh ung thư. Ông ta phải trả $10,000 cho tiền chích thuốc, vì hãng bảo hiểm từ chối không trả. Lý do là bà vợ ông bác sĩ, và nhân viên văn phòng ghi sai mã số. Thay vì mã số chích thuốc để trị liệu, họ ghi mã số giải phẩu để đặt máy bơm vào trong người 10 lần mỗi tháng, trong suốt một năm.”
Cũng trong bài viết này, có đưa ra những lời khuyên dành cho bệnh nhân: “Hãy nhớ kỹ một điều là khi nhận được bill tính tiền của bệnh viện đừng dại dột vứt ngay vào sọt rác, giả vờ như chưa hề đọc nó. Bà Jennifer Jaff cố vấn cho bệnh nhân về y tế phí khuyên rằng việc không đọc cho kỹ bill tính tiền của bệnh viện sẽ dễ khiến chúng ta bị chuyên viên đòi nợ, collection agent, chạy theo hành hạ suốt đời. Khi thấy giấy tính tiền của bệnh viện đắt quá, bạn có thể nhờ cậy nhiều tổ chức tư nhân và chính phủ giúp bạn. Ví dụ: The US Department of Health & Human Services, Medical Billing Advocates of America , Patient Advocate Foundation, và Advocacy for Patients with Chronic Illness. Sau đó, lập một kế hoạch trả nợ tùy theo khả năng của bạn.”
Vì theo tác giả bài viết “Người ấn định mã số có thể lầm. Một sai lầm về mã số có thể làm cho bạn trả bill rất cao. Khi bạn hoài nghi, hãy đem cái code ghi trong bill tìm hiểu xem có đúng với việc trị liệu của bác sĩ hay không.”
Tác giả bài viết còn đề nghị bệnh nhân nên theo dõi thật sát việc chữa trị của bệnh viện. Vì “Mặc dù có hệ thống hậu kiểm, cũng như nhu liệu điện toán tốt, nhưng việc tính tiền của bệnh viện vẫn có thể nhầm lẫn vì nhân viên ghi nhập hồ sơ làm lỗi. Một ví dụ thường xảy ra nhất là họ tính tiền những lần hẹn gặp bác sĩ, bị hủy bỏ giờ chót, vì bệnh nhân hay bác sĩ thay đổi buổi hẹn. Trong mười vụ bỏ hẹn gặp bác sĩ, đi chụp CT scan, hay chụp quang tuyến X, thì có đến tám vụ vẫn bị tính tiền. Bà Pa lmer giải thích rằng nhân viên ghi nhận cuộc hẹn trong hồ sơ của bệnh nhân, nhưng quên không lấy ra khi cuộc hẹn bị hủy bỏ.
“Sai lầm khác cũng thường xảy ra là vụ tính tiền hai lần. Bà June Morgan kể ra ví dụ trường hợp bệnh nhân được gắn bộ phận thông mạch máu tắc nghẽn. Bộ phận này thường có những bộ phận rời nhỏ (parts) đi kèm theo. Một chuyên viên mã số, coder, trao cho bác sĩ một bộ phận rời, song vì nói nhỏ, hay bác sĩ không nghe rõ, họ ghi nhầm mã số, tính thêm tiền vào bệnh nhân.
“Nói chung, thân nhân người bệnh cần phải theo dõi chặt chẽ vật dụng tiếp liệu của nhà thương, cũng như việc lấy hẹn trong quá trình chữa trị để tránh trường hợp bệnh viện tính tiền nhiều lần, hay không làm mà vẫn tính tiền.”
“Tất cả các hãng bảo hiểm ở Mỹ đều thuộc loại doanh nghiệp có mục đích kiếm lời, for-profit organization; lý do tồn tại của các hãng bảo hiểm là lợi nhuận, chứ không phải vì sức khoẻ của khách hàng. Quyền lợi kinh tế của hãng bảo hiểm và quyền lợi y tế của khách hàng luôn mâu thuẩn và tiêu trừ lẫn nhau.
Medical Billing và Coding (Hình internet)
“Một trong những thủ thuật thông thường của các hãng bảo hiểm là từ chối, hoặc trì hoãn, chi trả phí tổn dịch vụ y tế cho khách hàng (deny or delay customers claim payments). Họ mướn những chuyên viên để lo việc này (gọi là các claim adjusters), hoặc thiết lập các hệ thống computer tối tân để tự động hóa việc từ chối chi trả. Họ cũng tưởng thưởng cho những nhân viên nào thực hiện được tốt những sự từ chối hoặc trì hoãn như vậy. Theo National Association of Insurance Commissioner thì chỉ riêng trong năm 2008 có đến hơn 195,000 khiếu nại của khách hàng về việc bị các hãng bảo hiểm từ chối chi trả dịch vụ y tế. Có trường hợp khách hàng đã chết rồi mà sự khiếu nại vẫn chưa giải quyết.
“Ngoài ra còn có trường hợp hủy bỏ hồi tố hợp đồng bảo hiểm (retroactive cancellations/ after-the-fact policy cancellations) nếu hãng bảo hiểm khám phá ra là khách hàng trước đó, khi ký hợp đồng bảo hiểm, đã cố ý hay vô tình không khai một chi tiết bệnh lý nào đó trong hồ sơ cá nhân của mình. Ngay cả những người vì không biết mà không khai cũng chịu sự chế tài đó. Và sự hủy bỏ này có thể áp dụng cho cả gia đình dù chỉ một thành viên trong gia đình sai phạm. Chẳng hạn một phụ nữ ở Texas bị phát hiện có bướu trong vú. Ngay lúc đó hảng bảo hiểm điều tra và tìm ra là trước đó người phụ nữ này đã mắc chứng rỗng xương (osteoporosis) mà không khai khi lập hợp đồng bảo hiểm. Tuy rằng chẳng có mối liên hệ gì giữa hai căn bệnh, hãng bảo hiểm vẫn lấy lý do đó để huỷ bỏ hợp đồng bảo hiểm!”
Medical Billing và Coding (Hình internet)
Medical Billing and Coding là gì?
Nếu những chuyên viên claim adjuster của các công ty bảo hiểm luôn tìm cách từ chối trả hoặc trả thấp đi so với số tiền được yêu cầu (deny hay adjust -according to code). Vì công việc của họ và phần thưởng của họ nhiều hay ít nhận được từ công ty đều tùy theo số lượng từ chối hoặc trì hoãn trả tiền (deny and adjust insurance claim). Thì đối nghịch lại với claim adjuster, công việc của người Medical Billing and Coding là giúp cho bệnh việc hoặc các phòng mạch bác sĩ, phòng mạch nha sĩ, yêu cầu các công ty bảo hiểm thanh toán cho dịch vụ mà bệnh viện hoặc phòng mạch đã thực hiện cho bệnh nhân có bảo hiểm, đòi các hãng bảo hiểm phải trả tiền đủ, không được bớt xén hoặc từ chối trả tiền.
Lương bổng và những yêu cầu của công việc
Chị K. N (nhân vật không muốn tiết lộ tên thật) là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khoẻ của chính phủ liên bang, được trả bằng quỹ An sinh Xã hội-Social Security). Chị từng học chuyên ngành Medical Billing and Coding tại trường American Career College (ACC) tại thành phố Anaheim, cho biết, nghề Medical Billing and Coding hiện nay tại Hoa Kỳ là một nghề không khó tìm việc làm và tiền lương “thì tùy theo công ty mình làm, nếu làm cho bệnh viện thì mức lương sẽ cao hơn là làm cho văn phòng bác sĩ hoặc các tổ hợp bác sĩ, vì số lượng việc làm nhiều hơn, và công việc có thể là khó hơn.”
Còn chị Trúc Nguyễn hiện đang làm về Medical Billing and Coding cho văn phòng bác sĩ tại quận Cam, thì nói “khi làm Medical Billing and Coding tại các văn phòng bác sĩ, một người mới ra nghề được trả khoảng 13 đến 14 đồng một giờ, nếu người đó có kinh nghiệm thì được trả khoảng 21- 22 đồng một giờ. Còn nếu làm cho các công ty chuyên về Medical billing hoặc cho các bệnh viện, lương có thể được khoảng 41 ngàn một 1 năm hoặc có thể lên đến 52 ngàn một 1 năm và có đủ các quyền lợi khi là nhân viên của công ty, như bảo hiểm xã hội, ngày nghỉ bệnh, nghỉ phép, bảo hiểm sức khỏe.”
Theo chị K. N, người nào muốn học về Medical Billing and Coding thì không cần phải học toán thật cao, chỉ cần có trình độ của Toán cấp phổ thông trung học (từ lớp 9 đến lớp 12) là đủ rồi, nhưng nếu các học viên muốn có cơ hội để thăng tiến sau này khi ra làm cho các bệnh viện hay các công ty chuyên về Medical Billing thành Supervisor, Manager hay Director về Medical Billing thì học viên cũng nên học thêm toán của trình độ college để sau này có khi dùng đến. Học về Medical Billing và Coding thì cũng cần học thêm về cách sử dụng những công thức về Excel vì sẽ dùng cho rebort (viết báo cáo) rất nhiều khi làm việc. Phải biết các thuật ngữ y khoa (Medical Terminology) để khi bill đúng các code.
Giới thiệu yêu cầu của công việc Medical Billing, chị K. N nói người làm Medical Billing phải hoàn tất các bill tính phí điều trị của bệnh nhân gửi đến các công ty bảo hiểm. Do đó phải nắm vững về hồ sơ bảo hiểm y tế, phải biết tính toán, phải hiểu biết những điều khoản quy định của các công ty bảo hiểm mà mình bill, hiểu về coding để bill chính xác, biết sử dụng máy tính văn phòng, có kỹ năng giao tiếp và có khả năng thương lượng với công ty bảo hiểm những bill bị từ chối trả hoặc bị trả thấp đi. Do đó đòi hỏi tiếng Anh phải khá.
Phải biết tổ chức, sắp xếp, và cẩn thận từng chi tiết khi bill. Phải thật cẩn trọng để đừng làm sai. Vì những sai sót khi bill có thể liên quan tới credit của bệnh nhân (trường hợp bệnh nhân phải bù thêm tiền) hoặc có thể sẽ không mang lại cho công ty đủ tiền như đã hoạch sẵn.
Medical Coding
Chị K. N nói còn về Coding cũng vậy, người làm Coding cũng phải có trách nhiệm làm cho đúng với hồ sơ bệnh án mà bác sĩ ghi. Vì tất cả những tin tức về bệnh nhân sẽ được gửi đến công ty bảo hiểm để lấy tiền về cho công ty tối đa.
Nói thêm về công việc của Medical Coding, chị cho biết, “Người làm về Medical Coding phải hiểu nhiều nghĩa của những từ về Medical Terminology (thuật ngữ y khoa) để có thể dễ dàng tra vào sách coding tìm ra code sát nghĩa của bệnh án. Người Coder cũng phải hiểu rõ về những luật lệ của Center of Medicare- Medicaid Services để không vi phạm vào luật lệ đã định. Người làm Coding ở bệnh viện sẽ có những đòi hỏi về kinh nghiệm nhiều vì sẽ code cho nhiều loại bệnh án khác nhau chẳng hạn với những bệnh nhân ở bệnh viện dài hạn (impatien Service), hoặc bệnh nhân chỉ tới bệnh viện trong ngày (outpatient service) và rất nhiều bệnh nặng, nhẹ khác nhau.”
Trong bài viết “Vì sao phí tổn bệnh viện ở Mỹ quá đắt” của ký giả Kimberly Hiss đăng trên Reader's Digest tháng 9, 2012 được tác giả Nguyễn Minh Tâm lược dịch, có giải thích khá kỹ về Medical Coding:
“Bác sĩ Epperly cho biết, Cả bác sĩ lẫn bệnh nhân đều không hiểu cách tính tiền của bệnh viện. Sáng hôm nay tôi mới đặt một ống kính vào bao tử của một bệnh nhân, tôi không biết bà ấy sẽ phải trả bao nhiêu tiền. Tôi chỉ biết làm nhiệm vụ y sĩ giúp bệnh nhân. Tôi điền vào phiếu công tác, mô tả những gì tôi vừa làm. Sau đó, một chuyên viên ấn định mã số (coder) sẽ ấn định một mã số về việc làm của tôi. Mã số này sẽ diễn dịch thành số tiền bệnh nhân phải trả.
“Cô Kimberly Hiss, ký giả viết bài báo này, đi tìm người coder để hỏi thăm. Người đó là chuyên viên được tổ chức America n Academy of Professional Coder huấn luyện và cấp văn bằng hành nghề. Người coder giải thích cho chúng tôi rõ thủ tục tính tiền như sau: Văn phòng tính tiền y tế phí sẽ chạy ra ba bảng chiết tính: Một bản dành cho chi phí chẩn bệnh (mã số ICD-9), một bản dùng để mô tả việc làm của y sĩ (CPT), và một bản tính tiền sản phẩm y khoa, và tiền công đặt bộ phận đó vào trong người bệnh (HCPCS).
“Đó chính là việc làm của người chỉ định mã số. Người coder có thể là một người làm trong ban tính tiền (billing department), hay chính quản lý ban tính tiền kiêm nhiệm luôn vai trò coder. Mã số ghi trong giấy tính tiền là danh mục mô tả mọi loại dịch vụ từ bệnh lý, đến thuốc men, cái nạng để đi đứng, cho đến phương pháp trị liệu. Những mã số này hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến tất cả những khoản tiền sẽ tiếp diễn sau đó.
“Đây là một công tác vô cùng phức tạp. Ví dụ chỉ một mình mã số cho phần CPT, mô tả việc làm của bác sĩ đã dầy như cuốn niên giám điện thoại. Riêng phần làm MRI cũng có khoảng 60 thể loại –variations- khác nhau. Một nhân viên làm việc này phải than: Nhiều lúc tôi cũng bực mình lắm, không biết mình phải chọn code nào cho đúng. Mỗi code có thể diễn dịch thành nhiều thứ khác nhau.
“Tại nhiều nơi, nhân viên bệnh viện vẫn tiếp tục ghi chép bằng tay diễn tiến điều trị cho bệnh nhân trên giấy. Bản ghi chép được làm thành 2 bảng copy, rồi chừa khoảng trống ghi code để bác sĩ đánh dấu vào. Bác sĩ Dena Bravata, chuyên lo về ấn định mã số cho tổ chức Castlight Health, một công ty phụ trách việc tính tiền đúng cho bệnh nhân, than rằng: Nhiều khi bác sĩ, hay nhân viên phụ trách bận quá, họ đánh dấu sai. Chưa kể là các bác sĩ nổi tiếng là viết chữ tháu, khó đọc, khiến cho những code được đánh dấu mâu thuẫn nhau, chẳng ra đâu vào đâu cả.
“Một số chuyên viên làm trong bệnh viện không nắm vững nội dung của mã số, nên ghi lầm, làm cho bệnh nhân phải trả thêm rất nhiều tiền. Năm 2010, một bệnh nhân 71 tuổi ở Florida bị bệnh ung thư. Ông ta phải trả $10,000 cho tiền chích thuốc, vì hãng bảo hiểm từ chối không trả. Lý do là bà vợ ông bác sĩ, và nhân viên văn phòng ghi sai mã số. Thay vì mã số chích thuốc để trị liệu, họ ghi mã số giải phẩu để đặt máy bơm vào trong người 10 lần mỗi tháng, trong suốt một năm.”
Cũng trong bài viết này, có đưa ra những lời khuyên dành cho bệnh nhân: “Hãy nhớ kỹ một điều là khi nhận được bill tính tiền của bệnh viện đừng dại dột vứt ngay vào sọt rác, giả vờ như chưa hề đọc nó. Bà Jennifer Jaff cố vấn cho bệnh nhân về y tế phí khuyên rằng việc không đọc cho kỹ bill tính tiền của bệnh viện sẽ dễ khiến chúng ta bị chuyên viên đòi nợ, collection agent, chạy theo hành hạ suốt đời. Khi thấy giấy tính tiền của bệnh viện đắt quá, bạn có thể nhờ cậy nhiều tổ chức tư nhân và chính phủ giúp bạn. Ví dụ: The US Department of Health & Human Services, Medical Billing Advocates of America , Patient Advocate Foundation, và Advocacy for Patients with Chronic Illness. Sau đó, lập một kế hoạch trả nợ tùy theo khả năng của bạn.”
Vì theo tác giả bài viết “Người ấn định mã số có thể lầm. Một sai lầm về mã số có thể làm cho bạn trả bill rất cao. Khi bạn hoài nghi, hãy đem cái code ghi trong bill tìm hiểu xem có đúng với việc trị liệu của bác sĩ hay không.”
Tác giả bài viết còn đề nghị bệnh nhân nên theo dõi thật sát việc chữa trị của bệnh viện. Vì “Mặc dù có hệ thống hậu kiểm, cũng như nhu liệu điện toán tốt, nhưng việc tính tiền của bệnh viện vẫn có thể nhầm lẫn vì nhân viên ghi nhập hồ sơ làm lỗi. Một ví dụ thường xảy ra nhất là họ tính tiền những lần hẹn gặp bác sĩ, bị hủy bỏ giờ chót, vì bệnh nhân hay bác sĩ thay đổi buổi hẹn. Trong mười vụ bỏ hẹn gặp bác sĩ, đi chụp CT scan, hay chụp quang tuyến X, thì có đến tám vụ vẫn bị tính tiền. Bà Pa lmer giải thích rằng nhân viên ghi nhận cuộc hẹn trong hồ sơ của bệnh nhân, nhưng quên không lấy ra khi cuộc hẹn bị hủy bỏ.
“Sai lầm khác cũng thường xảy ra là vụ tính tiền hai lần. Bà June Morgan kể ra ví dụ trường hợp bệnh nhân được gắn bộ phận thông mạch máu tắc nghẽn. Bộ phận này thường có những bộ phận rời nhỏ (parts) đi kèm theo. Một chuyên viên mã số, coder, trao cho bác sĩ một bộ phận rời, song vì nói nhỏ, hay bác sĩ không nghe rõ, họ ghi nhầm mã số, tính thêm tiền vào bệnh nhân.
“Nói chung, thân nhân người bệnh cần phải theo dõi chặt chẽ vật dụng tiếp liệu của nhà thương, cũng như việc lấy hẹn trong quá trình chữa trị để tránh trường hợp bệnh viện tính tiền nhiều lần, hay không làm mà vẫn tính tiền.”
Muốn mở văn phòng, bác sĩ, nha sĩ cần phải rành về billing và coding
Nói về công việc billing, nha sĩ D (bà không muốn tiết lộ tên thật) là chủ nhân của một văn phòng Nha Khoa rất đông bệnh nhân ngay tại Quận Cam, cho rằng, “Nếu một bác sĩ hay nha sĩ không biết về billing và coding, rất nguy hiểm, không nên mở phòng mạch. Vì chỉ cần bill sai vài lần thì phòng mạch của mình sẽ bị audit. Người bác sĩ, nha sĩ không biết gì về billing và coding, mà trông cậy vào người billing thì thế nào cũng có nhầm lẫn. Có thể có những lỗi bill sai, mà bác sĩ hay nha sĩ do không rành về billing và coding, sẽ không hiểu tại sao. Nhiều khi người billing họ không hiểu chuyên khoa, vì vậy người bill chính xác nhất vẫn là bác sĩ, nha sĩ của văn phòng mình làm chủ.
“Ngay cả nếu mình đưa ra một công ty chuyên về billing giỏi để bill cho văn phòng mình, cũng sẽ bị nhầm lẫn, vì họ không phải là bác sĩ, nha sĩ, không thể nào rành những dịch vụ y tế như bác sĩ, nha sĩ. Theo tôi, những người của công ty bảo hiểm khi phạt văn phòng bác sĩ, nha sĩ hay bệnh viên, trung tâm y tế đã bill sai, bill quá số tiền thì họ cũng phải có bằng chuyên môn y khoa, nha khoa thì mới biết rành bác sĩ, nha sĩ làm những dịch vụ y tế gì, có thật sự sai phạm khi bill hay không?”
Nha sĩ D giải thích thêm, “Người bác sĩ, nha sĩ khi quyết định mở văn phòng riêng cho mình, thì phải biết rành về billing và coding, nếu không biết billing thì thế nào nhân viên mình bị nhầm lẫn khi bill mà mình lại không biết để kiểm tra và sửa chữa. Nhưng một bác sĩ hay nha sĩ không thể nào vừa khám chữa bệnh và làm luôn công việc billing, thì bắt buột phải mướn người làm cho mình, nhưng phải dưới sự giám sát của mình. Khi họ bill xong, mình phải coi lại kỹ. Bill sai mà ít quá thì mất tiền không đủ cho mình duy trì văn phòng, bill sai mà cao quá thì bị vi phạm, dễ bị công ty bảo hiểm theo dõi, họ gộp nhiều lần lại sẽ phạt. Nếu nặng có khi bị dính đến lao lý. Nếu mình chỉ ra đó là sai lầm của người bill thì có thể không sao, nhưng thật ra cuối cùng thì người ta không kết tội người billing đâu, bất cứ chuyện gì xảy ra trong văn phòng bác sĩ, nha sĩ, là người bác sĩ, nha sĩ đó phải chịu trách nhiệm. Người bác sĩ hay nha sĩ mà không biết billing là thiệt hại cho văn phòng. ”
Theo nha sĩ D thì năng khiếu một người billing cần có là phải cẩn thận, vì nếu nhầm lẫn là gây hại từ ít đến nhiều cho văn phòng bác sĩ, nha sĩ. “Bác sĩ, nha sĩ rất dễ bị stress từ công việc billing, đó là người bill cứ bill sai hoài, không lấy được tiền, hoặc quên, bỏ sót, sau sáu tháng đến một năm mà quên bill là hết đòi được rồi, coi như mất trắng. An toàn nhất và trúng nhất, là người bác sĩ, nha sĩ nên làm ít giờ khi mở cửa văn phòng, nên để dành thời gian xem phần bill của nhân viên, vì phải lấy được tiền mới đủ tài chánh nuôi văn phòng mình duy trì được dài lâu.”
Nha sĩ D nói, “Nhiều khi có trường hợp công ty bảo hiểm từ chối trả tiền cho một dịch vụ y khoa đó, nhân viên của công ty bảo hiểm giải thích lý do từ chối mà chính họ khi giải thích họ còn không hiểu rõ, nên người nghe là nhân viên billing của văn phòng cũng không hiểu luôn, nhiều khi cần có khiếu nại gì đó, chỉ có nha sĩ, bác sĩ gọi khiếu nại trực tiếp với công ty bảo hiểm, chứ nhân viên đôi khi không có chuyên môn y khoa, không biết cách để trình bày như người nha sĩ hay bác sĩ trực tiếp thực hiện dịch vụ y tế đó.”
Cũng theo lời của nha sĩ D thì nghề billing có gì khó đâu. Chị cho biết bản thân chị rất rành về billing và coding trong phạm vi công việc của văn phòng mình, vì vậy chỉ cần một người có trình độ toán cấp phổ thông trung học, cẩn thận, chịu khó học hỏi được chị hướng dẫn vài giờ đồng hồ là người đó có thể bill được rồi, với điều kiện người đó phải học bài (các coding) để bill cho đúng thôi.
Chị nói, “Tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cho nhân viên của mình, không chỉ hướng dẫn từng dịch vụ y tế trong việc khám, nhổ răng…phải bấm những code nào, mà còn dạy cả một bài về Nha Khoa, phải biết có bao nhiêu cái răng trên miệng, có bao nhiêu mặt, trám răng bằng chất liệu gì… Tôi còn hướng dẫn tận tường để họ có thể nói chuyện với công ty bảo hiểm khi bị từ chối trả hay trả thấp.”
Vì vậy theo nha sĩ D, những văn phòng nhỏ như của chị hay hầu hết các văn phòng bác sĩ, nha sĩ khác, dù rất đông bệnh nhân, nhưng phần billing chỉ cần mỗi ngày khoảng 1- 2 tiếng đưa vào máy computer là hết việc rồi, nên chị sẽ không bao giờ mướn người vào làm billing toàn thời gian, nếu có mướn thì người đó vừa làm billing và phải làm thêm những việc khác trong văn phòng, như trả lời phone của bệnh nhân, lấy hẹn cho bệnh nhân, check bảo hiểm, biết lấy hồ sơ bệnh nhân… chứ trả lương giờ 8 tiếng/ 1 ngày, không thể trả chỉ để làm billing thôi. Một ngày văn phòng của chị có 20- 30 hồ sơ để billing, 3 ngày có 90 hồ sơ nên chị chỉ mướn một người làm biling đến làm 1 lần trong tuần chỉ chuyên billing thôi.
Nha sĩ D nhận xét, “Nếu có học nghề billing, thì nên đi ra làm cho các công ty chuyên về billing, hoặc trong bệnh viện, sẽ có người sửa lại cho mình. Công việc của người billing tại các bệnh viên hay các công ty chuyên về biiling giống như những người data entry vậy (Nghề nhập dữ liệu, hay còn gọi là số hóa dữ liệu, chuyển các dữ liệu từ văn bản giấy thành các file tài liệu mềm trên máy tính) sau đó có Supervisor, Manager kiểm tra lại, thì công việc không có gì là khó khăn hết. Một em học trò học lớp 12 vẫn có thể làm được.”
Công việc billing và coding tại văn phòng bác sĩ
Chị Trúc Nguyễn hiện đang làm bán thời gian về Medical Billing và Coding cho văn phòng bác sĩ tại Quận Cam giải thích công việc billing mà chị làm tại văn phòng bác sĩ khoảng 10 năm nay, “Tùy theo văn phòng bác sĩ đó nhiều bệnh nhân hay không, thì áp lực của người làm biling và coding đó nhiều hay ít. Từ trước đến nay tôi chủ yếu chỉ làm cho văn phòng bác sĩ khám tổng quát, do đó công việc billing và coding vẫn dễ dàng hơn là phần billing và coding cho những văn phòng bác sĩ chuyên khoa.
“Vì có nhiều dịch vụ của bênh nhân chữa trị chuyên khoa nhiều khi bảo hiểm không chịu trả. Bảo hiểm chỉ trả những dịch vụ đơn giản, còn những chữa trị phức tạp hơn thì phải gửi thư xin phép bảo hiểm, nếu họ cho thì sau khi bác sĩ chữa xong, mình mới bill được, và cũng tùy theo bảo hiểm của bệnh nhân mua. Có bảo hiểm họ không cần phải xin phép và chịu trả nhưng chỉ bao nhiêu phần trăm thôi chứ không trả hoàn toàn hết dịch vụ, bên cạnh đó bệnh nhân phải copay hoặc deductible.
“Thường thì quy định của các hãng bảo hiểm đưa ra bắt buộc khách hàng của họ chỉ đến khám ở những bác sĩ có tên trong network; hãng bảo hiểm sẽ không chi trả nếu người bệnh tự ý đi khám ở những bác sĩ ngoài network. Do đó người nhân viên tại văn phòng bác sĩ khi nhận bệnh nhân, cần phải check kỹ bảo hiểm của bệnh nhân có đúng với net work của bác sĩ không? Nếu họ check không kỹ, đến khi người bill làm bill thì việc đã muộn rồi. Ngay cả việc quy định bệnh nhân phải trả co-payment hoặc deductible của các công ty bảo hiểm cũng khác nhau, đây là hình thức buộc người bệnh phải tự hạn định mình trong việc đi khám bác sĩ hoặc chữa trị.
“Các hãng bảo hiểm còn có quy định là từ chối không chi trả cho những chữa trị hoặc các dược liệu nào đó đối với bệnh nhân. Hoặc với bảo hiểm của chính phủ, như Medicare hay Medicaid cũng có sự quy định rất nghiêm ngặt. Trong các bảo hiểm thì bảo hiểm của chính phủ đòi hỏi phải chính xác, nhiều khi họ trả tiền rồi, nhưng nếu sau đó họ thấy có gì không hợp lệ thì họ bắt mình phải nộp lại các hồ sơ bệnh lý của bệnh nhân để họ coi lại là đúng, và đã nhận được phần trả tiền là hợp lệ. Một số bảo hiểm tư nhân khác cũng đòi hỏi khắt khe như vậy.”
Chị Trúc Nguyễn giải thích, “Với những trường hợp bảo hiểm chỉ trả một phần, phần còn lại bệnh nhân phải trả, khi bill xong, mình phải gọi lại bệnh nhân. Mình phải thuyết phục bệnh nhân trả, vì nhiều bệnh nhân cho rằng đã có bảo hiểm trả rồi, sao lại bắt họ trả. Nhưng họ không biết là có những bảo hiểm không chịu trả hết các dịch vụ, bệnh nhân phải chịu một phần chi phí của dịch vụ khám chữa bệnh đó. nếu bệnh nhân không trả thì phải gọi qua một công ty trung gian để họ gọi cho bệnh nhân để yêu cầu trả. Nói chung có rất nhiều vấn đề khó khăn, chứ không phải đơn giản chỉ gửi đi và tiền sẽ nhận được.”
Chị Trúc Nguyễn cho biết thường khi bill xong, thì khoảng hai, ba tuần công ty bảo hiểm mới gửi giấy cho biết là họ sẽ trả hay là không trả. Từng dịch vụ sẽ được bảo hiểm trả bao nhiêu tiền đã có hết rồi, người bill không thể nào đòi được hơn số tiền đã quy định. Một người billing giỏi là người biết cách thương lượng với bảo hiểm, nếu công ty bảo hiểm không chịu trả, hoặc trả quá thấp, thì phải thuyết phục công ty bảo hiểm phải trả và đưa ra được những lý do chính đáng.
Theo chị Trúc, nghề billing rất cần người làm luôn cẩn thận, làm lâu thì sẽ tích lũy kinh nghiệm. Nhắc lại kinh nghiệm có được khi mới vào nghề đến nay, chị chia sẻ, “Lúc đầu khi gửi bill đến các công ty bảo hiểm lúc tôi mới làm khoảng 10 năm trước, ban đầu là gửi giấy tờ qua bưu điện nên mất thời gian hơn, hiện nay gửi bill đi bằng thư điện tử nên nhanh hơn. Hồi mới làm, đôi khi tôi bị sai khi ghi coding của phần chữa trị nào đó không đúng, hoặc sai tên bệnh nhân, chẳng hạn tên bệnh nhân trên các giấy tờ thường có 2 tên, khi họ ghi tên vào khám trong văn phòng bác sĩ khác với tên họ đã khai trên giấy tờ của bảo hiểm, vì họ ghi không đúng, mà nhân viên nhận bệnh lại không kiểm tra kỹ đưa qua cho phần bill, khi bill xong gửi đi, bảo hiểm sẽ trả về không chịu trả tiền, hoặc nhiều khi ngày sinh của bệnh nhân khai với văn phòng bác sĩ là ngày trước tháng sau theo thói quen ghi bên Việt Nam…
“Nhiều bảo hiểm có phần giới hạn từng dịch vụ y tế rất kỹ, chẳng hạn chỉ cho phép thử máu tổng quát 1 năm 1 lần, nhiều khi bệnh nhân cứ nghĩ là có bảo hiểm thì cứ đi khám lần nào cũng được, do chính họ cũng không hiểu rõ những quy định bảo hiểm của họ. Hoặc có trường hợp bill không được vì bảo hiểm đã hết hạn, mà bệnh nhân vẫn đi khám, hoặc bảo hiểm thay đổi những quy định mới so với trước đó. Hoặc có những thủ tục y tế đòi hỏi phải đi gặp bác sĩ chuyên khoa, nếu bác sĩ gia đình chữa trị thì nhiều khi bảo hiểm cũng không chịu trả tiền. Vì vậy nhân viên văn phòng khi nhận bệnh nhân lấy hẹn, cần phải kiểm tra kỹ bảo hiểm của bệnh nhân, phải nói rõ quy định của bảo hiểm cho bệnh nhân rồi mới nhận bệnh nhân đến khám, sẽ đỡ vất vả cho bác sĩ cũng như người billing về sau khi tính tiền bảo hiểm.”
Có phải nghề Medical Billing chỉ cần học online trong thời gian ngắn vẫn kiếm được việc dễ dàng?
Trước ý kiến phổ biến trên internet, cho rằng “Nghề medical billing & coding không cần học cũng làm được, chỉ cần những người đã làm rồi chỉ dẫn cho người chưa biết, là biết làm, còn nếu không có người chỉ thì mua sách trênwww.amazon.com chỉ tốn có mấy chục đô, không nhất thiết phải tới trường học. Còn nếu muốn có giấy chứng nhận đã học qua nghề này để xin đi làm, thì học online là được rồi. Và chỉ cần học khoảng 70 giờ, lớp chuyên về medical billing & coding, không cần lấy thêm những môn phụ như anatomy & physiology, medical terminology (thuật ngữ y khoa). Vì khi bác sĩ đưa hồ sơ bệnh nhân đã ghi đầy đủ những từ ngữ của những môn này rồi. Học online xong, tới mấy văn phòng bác sĩ làm không công cho họ hai tháng để học thêm nghề, là có thể làm được.”
Chị Trúc Nguyễn đang làm billing và coding cho văn phòng bác sĩ tại Quận Cam phản đối ý kiến này. Chị cho biết, “Khi mới bắt đầu làm medical billing & coding, lúc đầu bao giờ cũng khó khăn, phải học và nhớ những thuật ngữ chuyên khoa về y khoa, vì phải thuần thục cái này thì mới dễ dàng hơn khi làm về medical billing. Medical term rất nhiều, những từ chuyên khoa của y khoa mình phải biết, nhiều khi rất khó. Riêng tôi khi học tại Santa Ana College, về medical term phải học mất hai semester mới học xong. Muốn làm trong ngành y khoa thì phải học medical term trước, nhất là muốn làm biling thì phải dựa trên medical term do các bác sĩ ghi, dựa trên các code của các medical term thì mình mới tính tiền bảo hiểm được. Theo tôi nếu học medical billing và coding trên online, thì chưa chắc là xin được việc làm.”
Còn với chị K.N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về medical billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khỏe của chính phủ liên bang) nhận xét, “Theo tôi nếu học medical billing và coding mà học online sẽ có hiệu quả rất ít, vì nhiều chi tiết mình không thể nào học từ trong sách vở được. Khi mình học ở trường, dù là trường tư nhân hay trường community college thì mình có thể hỏi thầy cô giáo những thắc mắc mình không hiểu trong bài học, nhiều khi thầy cô giáo sẽ chia sẻ những kinh nghiệm mà họ đã trải qua.”
Chị Trúc Nguyễn cho biết trước khi chuyên làm về medical billing và coding tại văn phòng bác sĩ (khoảng 10 năm nay), chị đảm nhận luôn vị trí của một medical assistant. Vì đây là chuyên ngành chị đã học tại Santa Ana College.
Chị giới thiệu, “Có nhiều trường chia riêng ra ngành học medical billing riêng và medical assistant riêng, nhưng trường Santa Ana college nơi tôi học thì dạy luôn medical billing trong ngành học medical assistant. Nhưng tôi phải học phải hai năm học (toàn thời gian) mới xong. Còn nếu học riêng nghề medical billing hoặc medical coding ở những trường chuyên dạy nghề thì chỉ học khoảng từ ba đến sáu tháng là xong rồi.”
Chị Trúc nói sở dĩ chị chọn học tại college, vì học phí rẻ hơn trường dạy nghề, hơn nữa khi học ở college, cái lợi trước mắt là giúp chị học được những lớp như Toán, English, Language Art Writing… để lấy bằng GED (tương đương với bằng trung học). Ngoài ra khi chị chọn community college thì lấy vừa lấy được bằng hai năm (bằng AA degree) và bằng nghề luôn. Chị muốn học tại community College để có bằng AA vì muốn chuyển tiếp lên học để lấy bằng y tá. Còn nếu chỉ tập trung học tại trường nghề thì chỉ học tập trung vào môn học thôi, ba đến sáu tháng là học xong có thể đi xin việc làm được rồi.
Chị Trúc Nguyễn cho biết riêng ngành học medical assistant mà chị học tại Santa Ana College, ngoài phần medical billing and coding, chị còn có thể phụ giúp bác sĩ các công việc văn phòng như, có thể lấy máu, chích ngừa cúm cho bệnh nhân, đo huyết áp, cân, đo chiều cao, chuẩn bị hồ sơ bệnh nhân, lấy mẫu thử nghiệm (Specimen), v.v.. Học bằng này chỉ vào văn phòng bác sĩ thực tập thôi, chứ không vào bệnh viện thực tập như học bằng Y tá.
Học ở trường dạy nghề dễ tìm việc làm hơn trường community college?
Từ kinh nghiệm của mình, chị K.N đưa ra lời khuyên, “Nếu học viên muốn dễ kiếm việc làm sau khi học xong về medical billing và coding, thì học viên nên ghi danh học ở các trường dạy nghề hơn là học ở các trường community college, bởi vì các trường dạy nghề sẽ gửi học viên tới các bệnh viện hoặc các tổ hợp của các bác sĩ để tập luyện sau khi xong khóa học. Các trường dạy nghề cũng giúp đỡ các học viên cách viết resume (đơn xin việc làm) và giúp đỡ nộp đơn tới những nơi đang cần mướn nhân viên.”
Chị K.N nói trước khi học tại trường nghề American Career College (ACC) tại thành phố Anaheim, chị đã theo học bán thời gian tại Golden West College để lấy bằng hai năm AA vì ban đầu chị có ý định sẽ học lấy bằng kế toán. Nhưng trong thời gian vừa đi học bán thời gian (đã xong bằng hai năm) và làm toàn thời gian (là một leader của dây chuyền lắp ráp điện tử tại một công ty điện tử), năm 2005 công ty chuẩn bị đóng cửa, sa thải nhân viên, nên chị sắp bị thất nghiệp. Lúc đó có nhân viên của OC One Stop Center đến công ty điện tử của chị K. N đang làm, để giới thiệu qua về OC One Stop Center có rất nhiều chương trình để giúp những người bị thất nghiệp muốn tìm việc làm mới. Có chương trình giúp tìm việc làm, có chương trình giúp xin tiền chính phủ để đi học thêm một nghề khác… Nghe thấy hay quá, chị về bàn với chồng, chồng có người bạn làm cho một bệnh viện, khuyên chị nên học billing thì sẽ dễ tìm việc làm hơn là học kế toán như ý định ban đầu của chị.
Nghe vậy chị đã đến OC One stop center để nộp đơn xin tài trợ học phí để học trường nghề medical billing, và đã được OC One stop center đồng ý tài trợ học phí toàn phần cho chị học với điều kiện chị phải đậu bài kiểm tra, để chứng minh đủ tiêu chuẩn, thì mới xin được học bổng để học nghề. Nhờ đã có kiến thức học bằng hai năm, nên chị xuất sắc hoàn tất bài kiểm tra gồm toán (trình độ college), tiếng Anh, và nhận được bảo trợ tài chánh toàn bộ học phí $12,500 cho khóa học medical billing and coding tại trường ACC.
Sau khi học xong (thời gian học toàn thời gian dài tám tháng rưỡi và hai tuần đi thực tập) vào tháng Sáu, 2006, chị K. N lúc đó đã ngoài 30 tuổi. Đầu tháng Bảy chị đã xin được việc làm tại Newport Specialty Hospital ở Tustin. Đây là một trong những bệnh viện của Pacific Health Corporation. Ngay khi đi làm được rồi thì suốt sáu tháng đầu, chị phải gửi cùi check lương cho OC One stop center để họ biết là One stop center đã giúp chị thành công với công việc mới.
Giới thiệu qua về các trường dạy nghề mà chị biết, cũng như lý do chọn học tại ACC, chị K. N nói, “Tại Quận Cam có rất nhiều trường dạy về medical billing và coding. Có nhiều trường chỉ dạy những lớp về medical billing riêng biệt và những lớp về medical coding riêng, bởi vì có những học viên chỉ muốn học chuyên về một môn mà thôi để có thể đi kiếm việc làm trong một thời gian ngắn. Những trường dạy nghề mà tôi biết như trường Concorde Career College tại thành phố Garden Grove, trường Cypress College tại Cypress, trường Regional Occupational Progam (ROP), và trường American Career College mà tôi chọn học. Vào năm 2005 khi tôi ghi danh học, giá tiền học về billing lúc đó tại mấy trường dạy nghề khoảng $6,500 đồng, học trong sáu tháng, trường tôi học mắc nhất, học phí 12 ngàn rưỡi vào năm 2005, năm 2016 giá tiền học đã lên đến $17,975. Vì những trường khác chỉ dạy billing, còn trường tôi học thì dạy cả coding luôn, nên học khoảng tám tháng rưỡi và hai tuần đi thực tập.”
Chị K.N giới thiệu, “Nếu chọn học medical billing ở trường dạy nghề thì tất cả các môn cần thiết bao gồm trọn gói cho chương trình, gồm terminology, biology, toán căn bản, typing, cách tìm việc làm, cách trả lời phỏng vấn, cách ăn mặc, và các cách bill khác nhau cho bệnh viên, văn phòng bác sĩ, văn phòng nha sĩ, vì biliing mỗi nơi sẽ dùng form khác nhau, cách bill khác nhau. Billing cho bệnh viện (UB-04 Claim Form), Billing cho văn phòng bác sĩ (CMS-1500 Claim Form) và Billing cho văn phòng nha sĩ (ADA Dental Claim Form).
“Về medical coding thì cũng cần học gần giống như medical billing, nhưng phải học thêm nhiều về terminology và biology để có thể hiểu rõ và code thật chuẩn xác những bệnh mà bác sĩ liệt kê trong hồ sơ bệnh án của bệnh nhân. Sau khi học xong lớp coding và có chứng chỉ, nhưng học viên phải đi thi thêm State Board License thì mới có thể đi kiếm việc làm chuyên về Medical Coding được.”
Theo kinh nghiệm của chị K. N, tất cả các trường chuyên về dạy nghề medical billing và coding đều có phẩm chất và hiệu quả như nhau, nhưng khi đi làm, một số học viên có thể sẽ không kiếm được việc làm như mình mong muốn, vì nhiều học viên ra trường mỗi năm, nhưng công việc làm thì không có chỗ trống nhiều, do đó có nhiều học viên sau khi ra trường sẽ không được nhận vào làm Billing liền mà phải làm những việc khác như gọi cho công ty bảo hiểm, gọi cho bệnh nhân, học làm việc thư ký trong một thời gian để tìm cơ hội khi nào văn phòng có chổ trống cho công việc Billing thì sẽ nộp đơn xin chuyển công việc.
Làm tại văn phòng bác sĩ có thể nhận cùng lúc Medical Billing và Coding
Dù theo học ngành Medical assistant (bao gồm luôn Medical Billing và Coding) tại Santa Ana College, và từng làm những công việc của một medical assistant (lấy máu, chích ngừa, đo huyết áp, nhận hẹn của bệnh nhân…), nhưng cuối cùng thì chị Trúc Nguyễn vẫn thích làm công việc chuyên về Medical Billing và Coding tại văn phòng bác sĩ hơn.
Chị nói vì làm trong văn phòng bác sĩ nên công việc đơn giản và nhẹ nhàng hơn là làm cho công ty chuyên về Billing hay chuyên về Coding hoặc trong bệnh viện. Do đó chị (và những người làm tại các văn phòng bác sĩ, nha sĩ) thường làm luôn cả hai công việc Medical Billing và Coding cùng một lúc, chứ không phân ra riêng biệt.
Chị Trúc Nguyễn giới thiệu, “Khi ghi coding (chuyển các thông tin được ghi trong hồ sơ y tế thành ngôn ngữ alphanumeric, kết hợp các kí tự số và chữ), đòi hỏi mình phải rành về Medical Term (Medical Terminology- thuật ngữ y khoa) và phải có trí nhớ tốt để nhớ những code ghi trong hồ sơ bệnh lý của bệnh nhân thì mới ghi đúng code được. Vì phần coding thì có sẵn trong một cuốn sách rất dày theo thứ tự ABC để mình tìm, mình phải biết đọc phần nào trong cơ thể con người (Medical Terminology- thuật ngữ y khoa) khi bác sĩ ghi trong hồ sơ bệnh án, thì mới tìm được code cần thiết thật nhanh, mới tính bill nhanh được. Làm lâu ngày hoặc làm thường xuyên, gặp những code của căn bệnh đó thì mình cũng nhớ được code và làm sẽ nhanh hơn người mới vào nghề.”
Chị Trúc nói thời gian trước Medical coding dùng ICT 9 CODE khi ghi ra thường ghi code chung chung phần bệnh lý, nhưng kể từ tháng 10 năm 2015 mới thay đổi coding sang ICT 10, thay đổi mới này đòi hỏi người làm Medical Coding phải ghi rõ những code chi tiết hơn. Ví dụ chân đau, phải ghi rõ code của chân trái hay chân phải đau, phần nào của chân (là gót chân phải, hay ngón chân trái hay bàn chân phải... Nếu là ngón chân thì ngón nào...). Nghĩa là phải ghi ra chính xác code đó thì mới được công ty bảo hiểm trả tiền đủ. Vì càng ngày công ty bảo hiểm càng khó, đòi hỏi phải làm hồ sơ nộp cho bảo hiểm kỹ lưỡng, chi tiết hơn.
Thú vị của nghề nghiệp và những áp lực
Chị Trúc cũng cho rằng nghề Medical Billing và Coding không hề nhàm chán. Lúc nào chị cũng phải tìm code mới của căn bệnh để làm bill, chị phải luôn trau dồi nghề nghiệp thường xuyên. Phải đọc các tài liệu, những quy định của các công ty bảo hiểm sức khỏe mà bệnh nhân của văn phòng bác sĩ (nơi chị làm) đến khám, để cập nhật cho công việc của mình. Thường thì muốn biết những cập nhật mới, chị phải vào web site của công ty bảo hiểm để xem. Trước khi tính tiền cũng phải vào xem lại công ty bảo hiểm có những quy định gì mới hay không để tránh bị công ty bảo hiểm trả lại.
Ngoài ra, mỗi hai năm chị phải dự những buổi hội thảo do các công ty bảo hiểm tổ chức, để cập nhật những thay đổi mới cho nghề nghiệp. Người làm công việc này phải rành về MS-word và Excel vì cần thiết cho công việc, và phải biết đánh máy computer khoảng 35 đến 40 từ trong vòng một phút thì mới hoàn thành nhanh các bill theo yêu cầu của văn phòng bác sĩ quy định.
Theo chị Trúc Nguyễn, thường người làm về billing là đem về lợi nhuận cho văn phòng của bác sĩ, “nên bác sĩ phải tin tưởng người làm billing, thì mới giao công việc cho mình. Khi bác sĩ đã tin tưởng mình rồi thì bác sĩ sẽ không bắt buột mình phải làm được bao nhiêu bill trong tuần hay trong tháng. Dù rằng hằng tuần mình đều phải báo cáo lại cho bác sĩ biết qua những bill mình đã làm.
“Tôi từng làm cho nhiều văn phòng bác sĩ trong quận Cam này, có nơi yêu cầu tôi phải báo cáo lại mỗi ngày, và mỗi tuần, và bắt buột mỗi ngày hay mỗi tuần tôi phải hoàn thành bao nhiêu bill gửi đi mà họ quy định… Khi bị như vậy khiến tôi rất áp lực, bị stress. Còn khi làm được tin tưởng, bác sĩ không gây áp lực thì tôi nhiệt tình làm, có khi còn tốt hơn số quy định đề ra nữa, còn khi làm mà cứ bị theo dõi làm được không, nhiều khi không dễ dàng cho mình.”
Quy định của Billing và Coding tại bệnh viện
Chị K. N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khoẻ của chính phủ liên bang, được trả bằng quỹ An sinh Xã hội-Social Security) cho biết vì bệnh viện UCI là một bệnh viện lớn, có nhiều bệnh nhân đến điều trị, cấp cứu, nên những người làm Medical Billing nơi văn phòng mà chị phụ trách được quy định là trong một tiếng đồng hồ người billing phải gửi ra được 15 cái bill đến bảo hiểm. Tại bệnh viên UCI chia ra từng bộ phận là người nào chuyên billing, thì chỉ làm phần billing, người nào chuyên coding, thì làm về coding, chứ không làm cả hai gộp chung như những người làm tại văn phòng bác sĩ.
Chị K. N giải thích, “Người làm Medical coding rất nhức đầu, phải đọc hết hồ sơ bệnh án của bệnh nhân khi vào bệnh viện. Thường hồ sơ bệnh án đâu chỉ có 2- 3 trang, có nhiều bệnh nhân vào bệnh viện, hồ sơ bệnh án có mấy chục trang luôn, nào là phẫu thuật, nào là bác sĩ gia đình đến khám, bác sĩ phẫu thuật ghi hồ sợ bệnh án, những người therapy đến chữa cho bệnh nhân, những y á chăm sóc bệnh nhân… những người đó đều ghi lại trong hồ sơ bệnh án hết, nên người làm coding phải xem tất cả từ đầu đến đuôi, từ lúc bệnh nhân bắt đầu vô bệnh viện cho đến lúc ra viện. Người làm Coding ở bệnh viện sẽ có những đòi hỏi về kinh nghiệm nhiều vì sẽ code cho nhiều loại bệnh án khác nhau chẳng hạn với những bệnh nhân ở bệnh viện dài hạn (impatien Service), hoặc bệnh nhân chỉ tới bệnh viện trong ngày (outpatient service) và rất nhiều bệnh nặng, nhẹ khác nhau.”
Chị K. N nói thêm, “Người Coder cũng phải hiểu rõ về những luật lệ của Center of Medicare- Medicaid Services để không vi phạm vào luật lệ đã định. Vì bệnh viện có hợp đồng với chính phủ (những bảo hiểm medicare, medical) cho nên làm coding có sơ xuất gì người coder sẽ bị phạt, nếu nặng là bị tù luôn chứ không chỉ phạt tiền thôi. Còn làm coding trong văn phòng bác sĩ thì đơn giản hơn, chỉ khám định kỳ, những bệnh thông thường, những bệnh đặc biệt thì thường bệnh nhân đến bệnh viện hết rồi.”
Chính vì vậy mà dù chị K. N học cả hai chuyên ngành Medical Billing and Coding tại trường American Career College (ACC- tại thành phố Anaheim) nhưng cuối cùng chị chọn Medical Billing để làm, chứ không chuyên về Medical Coding.
Chị kể, “Mình chọn Medical Billing là vì khi mình học xong về Medical Billing và Coding, mình đã may mắn được làm cho một tổ hợp bệnh viện lớn Pacific Health Corp gồm có tất cả sáu bệnh viện lớn nhỏ và đủ loại dịch vụ. Mình cũng được học hỏi rất nhiều về công việc Billing ở đó và mình thấy công việc Medical Billing cũng hợp với mình hơn.”
Chị nói công việc Medical Billing thì cũng có vẻ dễ hơn Medical Coding, vì chị có thể đọc những tin cập nhật của Centers of Medicare Medicaid Services online. Nhưng về Medical Coding có thể phải đi học những lớp tu nghiệp ở trường để có được những kiến thức về luật lệ mới.
Chị Trúc Nguyễn và chị K. N đều cho rằng sau khi học xong bằng Medical Billing và Coding, học viên có thể nộp đơn xin việc tại văn phòng bác sĩ hay bệnh viện hoặc các công ty chuyên về Medical Billing và Coding. Chứ không cần phải đi thi lấy certified medical billing specialist (MBS).
Theo chị K. N, những ai được gọi là Medical Billing specialist hay Medical Coding specialist cũng là Medical Billing hay là Medical Coding, nhưng khi được cho là Specialist thì phải có nhiều kinh nghiệm về mọi công việc. Khi học xong lớp Medical Billing and Coding là sẽ được cấp chứng chỉ để chứng nhận mình đã học xong môn học đó, gọi là Certified Medical Billing and Coding. Nhưng những ai muốn làm chuyên về Medical Coding thì bắt buột phải thi licence ở State Board thì mới đi làm được.”
Nói về công việc billing, nha sĩ D (bà không muốn tiết lộ tên thật) là chủ nhân của một văn phòng Nha Khoa rất đông bệnh nhân ngay tại Quận Cam, cho rằng, “Nếu một bác sĩ hay nha sĩ không biết về billing và coding, rất nguy hiểm, không nên mở phòng mạch. Vì chỉ cần bill sai vài lần thì phòng mạch của mình sẽ bị audit. Người bác sĩ, nha sĩ không biết gì về billing và coding, mà trông cậy vào người billing thì thế nào cũng có nhầm lẫn. Có thể có những lỗi bill sai, mà bác sĩ hay nha sĩ do không rành về billing và coding, sẽ không hiểu tại sao. Nhiều khi người billing họ không hiểu chuyên khoa, vì vậy người bill chính xác nhất vẫn là bác sĩ, nha sĩ của văn phòng mình làm chủ.
Medical Billing và Coding
“Ngay cả nếu mình đưa ra một công ty chuyên về billing giỏi để bill cho văn phòng mình, cũng sẽ bị nhầm lẫn, vì họ không phải là bác sĩ, nha sĩ, không thể nào rành những dịch vụ y tế như bác sĩ, nha sĩ. Theo tôi, những người của công ty bảo hiểm khi phạt văn phòng bác sĩ, nha sĩ hay bệnh viên, trung tâm y tế đã bill sai, bill quá số tiền thì họ cũng phải có bằng chuyên môn y khoa, nha khoa thì mới biết rành bác sĩ, nha sĩ làm những dịch vụ y tế gì, có thật sự sai phạm khi bill hay không?”
Nha sĩ D giải thích thêm, “Người bác sĩ, nha sĩ khi quyết định mở văn phòng riêng cho mình, thì phải biết rành về billing và coding, nếu không biết billing thì thế nào nhân viên mình bị nhầm lẫn khi bill mà mình lại không biết để kiểm tra và sửa chữa. Nhưng một bác sĩ hay nha sĩ không thể nào vừa khám chữa bệnh và làm luôn công việc billing, thì bắt buột phải mướn người làm cho mình, nhưng phải dưới sự giám sát của mình. Khi họ bill xong, mình phải coi lại kỹ. Bill sai mà ít quá thì mất tiền không đủ cho mình duy trì văn phòng, bill sai mà cao quá thì bị vi phạm, dễ bị công ty bảo hiểm theo dõi, họ gộp nhiều lần lại sẽ phạt. Nếu nặng có khi bị dính đến lao lý. Nếu mình chỉ ra đó là sai lầm của người bill thì có thể không sao, nhưng thật ra cuối cùng thì người ta không kết tội người billing đâu, bất cứ chuyện gì xảy ra trong văn phòng bác sĩ, nha sĩ, là người bác sĩ, nha sĩ đó phải chịu trách nhiệm. Người bác sĩ hay nha sĩ mà không biết billing là thiệt hại cho văn phòng. ”
Medical Billing và Coding
Theo nha sĩ D thì năng khiếu một người billing cần có là phải cẩn thận, vì nếu nhầm lẫn là gây hại từ ít đến nhiều cho văn phòng bác sĩ, nha sĩ. “Bác sĩ, nha sĩ rất dễ bị stress từ công việc billing, đó là người bill cứ bill sai hoài, không lấy được tiền, hoặc quên, bỏ sót, sau sáu tháng đến một năm mà quên bill là hết đòi được rồi, coi như mất trắng. An toàn nhất và trúng nhất, là người bác sĩ, nha sĩ nên làm ít giờ khi mở cửa văn phòng, nên để dành thời gian xem phần bill của nhân viên, vì phải lấy được tiền mới đủ tài chánh nuôi văn phòng mình duy trì được dài lâu.”
Nha sĩ D nói, “Nhiều khi có trường hợp công ty bảo hiểm từ chối trả tiền cho một dịch vụ y khoa đó, nhân viên của công ty bảo hiểm giải thích lý do từ chối mà chính họ khi giải thích họ còn không hiểu rõ, nên người nghe là nhân viên billing của văn phòng cũng không hiểu luôn, nhiều khi cần có khiếu nại gì đó, chỉ có nha sĩ, bác sĩ gọi khiếu nại trực tiếp với công ty bảo hiểm, chứ nhân viên đôi khi không có chuyên môn y khoa, không biết cách để trình bày như người nha sĩ hay bác sĩ trực tiếp thực hiện dịch vụ y tế đó.”
Cũng theo lời của nha sĩ D thì nghề billing có gì khó đâu. Chị cho biết bản thân chị rất rành về billing và coding trong phạm vi công việc của văn phòng mình, vì vậy chỉ cần một người có trình độ toán cấp phổ thông trung học, cẩn thận, chịu khó học hỏi được chị hướng dẫn vài giờ đồng hồ là người đó có thể bill được rồi, với điều kiện người đó phải học bài (các coding) để bill cho đúng thôi.
Chị nói, “Tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cho nhân viên của mình, không chỉ hướng dẫn từng dịch vụ y tế trong việc khám, nhổ răng…phải bấm những code nào, mà còn dạy cả một bài về Nha Khoa, phải biết có bao nhiêu cái răng trên miệng, có bao nhiêu mặt, trám răng bằng chất liệu gì… Tôi còn hướng dẫn tận tường để họ có thể nói chuyện với công ty bảo hiểm khi bị từ chối trả hay trả thấp.”
Vì vậy theo nha sĩ D, những văn phòng nhỏ như của chị hay hầu hết các văn phòng bác sĩ, nha sĩ khác, dù rất đông bệnh nhân, nhưng phần billing chỉ cần mỗi ngày khoảng 1- 2 tiếng đưa vào máy computer là hết việc rồi, nên chị sẽ không bao giờ mướn người vào làm billing toàn thời gian, nếu có mướn thì người đó vừa làm billing và phải làm thêm những việc khác trong văn phòng, như trả lời phone của bệnh nhân, lấy hẹn cho bệnh nhân, check bảo hiểm, biết lấy hồ sơ bệnh nhân… chứ trả lương giờ 8 tiếng/ 1 ngày, không thể trả chỉ để làm billing thôi. Một ngày văn phòng của chị có 20- 30 hồ sơ để billing, 3 ngày có 90 hồ sơ nên chị chỉ mướn một người làm biling đến làm 1 lần trong tuần chỉ chuyên billing thôi.
Nha sĩ D nhận xét, “Nếu có học nghề billing, thì nên đi ra làm cho các công ty chuyên về billing, hoặc trong bệnh viện, sẽ có người sửa lại cho mình. Công việc của người billing tại các bệnh viên hay các công ty chuyên về biiling giống như những người data entry vậy (Nghề nhập dữ liệu, hay còn gọi là số hóa dữ liệu, chuyển các dữ liệu từ văn bản giấy thành các file tài liệu mềm trên máy tính) sau đó có Supervisor, Manager kiểm tra lại, thì công việc không có gì là khó khăn hết. Một em học trò học lớp 12 vẫn có thể làm được.”
Công việc billing và coding tại văn phòng bác sĩ
Chị Trúc Nguyễn hiện đang làm bán thời gian về Medical Billing và Coding cho văn phòng bác sĩ tại Quận Cam giải thích công việc billing mà chị làm tại văn phòng bác sĩ khoảng 10 năm nay, “Tùy theo văn phòng bác sĩ đó nhiều bệnh nhân hay không, thì áp lực của người làm biling và coding đó nhiều hay ít. Từ trước đến nay tôi chủ yếu chỉ làm cho văn phòng bác sĩ khám tổng quát, do đó công việc billing và coding vẫn dễ dàng hơn là phần billing và coding cho những văn phòng bác sĩ chuyên khoa.
“Vì có nhiều dịch vụ của bênh nhân chữa trị chuyên khoa nhiều khi bảo hiểm không chịu trả. Bảo hiểm chỉ trả những dịch vụ đơn giản, còn những chữa trị phức tạp hơn thì phải gửi thư xin phép bảo hiểm, nếu họ cho thì sau khi bác sĩ chữa xong, mình mới bill được, và cũng tùy theo bảo hiểm của bệnh nhân mua. Có bảo hiểm họ không cần phải xin phép và chịu trả nhưng chỉ bao nhiêu phần trăm thôi chứ không trả hoàn toàn hết dịch vụ, bên cạnh đó bệnh nhân phải copay hoặc deductible.
“Thường thì quy định của các hãng bảo hiểm đưa ra bắt buộc khách hàng của họ chỉ đến khám ở những bác sĩ có tên trong network; hãng bảo hiểm sẽ không chi trả nếu người bệnh tự ý đi khám ở những bác sĩ ngoài network. Do đó người nhân viên tại văn phòng bác sĩ khi nhận bệnh nhân, cần phải check kỹ bảo hiểm của bệnh nhân có đúng với net work của bác sĩ không? Nếu họ check không kỹ, đến khi người bill làm bill thì việc đã muộn rồi. Ngay cả việc quy định bệnh nhân phải trả co-payment hoặc deductible của các công ty bảo hiểm cũng khác nhau, đây là hình thức buộc người bệnh phải tự hạn định mình trong việc đi khám bác sĩ hoặc chữa trị.
“Các hãng bảo hiểm còn có quy định là từ chối không chi trả cho những chữa trị hoặc các dược liệu nào đó đối với bệnh nhân. Hoặc với bảo hiểm của chính phủ, như Medicare hay Medicaid cũng có sự quy định rất nghiêm ngặt. Trong các bảo hiểm thì bảo hiểm của chính phủ đòi hỏi phải chính xác, nhiều khi họ trả tiền rồi, nhưng nếu sau đó họ thấy có gì không hợp lệ thì họ bắt mình phải nộp lại các hồ sơ bệnh lý của bệnh nhân để họ coi lại là đúng, và đã nhận được phần trả tiền là hợp lệ. Một số bảo hiểm tư nhân khác cũng đòi hỏi khắt khe như vậy.”
Chị Trúc Nguyễn giải thích, “Với những trường hợp bảo hiểm chỉ trả một phần, phần còn lại bệnh nhân phải trả, khi bill xong, mình phải gọi lại bệnh nhân. Mình phải thuyết phục bệnh nhân trả, vì nhiều bệnh nhân cho rằng đã có bảo hiểm trả rồi, sao lại bắt họ trả. Nhưng họ không biết là có những bảo hiểm không chịu trả hết các dịch vụ, bệnh nhân phải chịu một phần chi phí của dịch vụ khám chữa bệnh đó. nếu bệnh nhân không trả thì phải gọi qua một công ty trung gian để họ gọi cho bệnh nhân để yêu cầu trả. Nói chung có rất nhiều vấn đề khó khăn, chứ không phải đơn giản chỉ gửi đi và tiền sẽ nhận được.”
Chị Trúc Nguyễn cho biết thường khi bill xong, thì khoảng hai, ba tuần công ty bảo hiểm mới gửi giấy cho biết là họ sẽ trả hay là không trả. Từng dịch vụ sẽ được bảo hiểm trả bao nhiêu tiền đã có hết rồi, người bill không thể nào đòi được hơn số tiền đã quy định. Một người billing giỏi là người biết cách thương lượng với bảo hiểm, nếu công ty bảo hiểm không chịu trả, hoặc trả quá thấp, thì phải thuyết phục công ty bảo hiểm phải trả và đưa ra được những lý do chính đáng.
Theo chị Trúc, nghề billing rất cần người làm luôn cẩn thận, làm lâu thì sẽ tích lũy kinh nghiệm. Nhắc lại kinh nghiệm có được khi mới vào nghề đến nay, chị chia sẻ, “Lúc đầu khi gửi bill đến các công ty bảo hiểm lúc tôi mới làm khoảng 10 năm trước, ban đầu là gửi giấy tờ qua bưu điện nên mất thời gian hơn, hiện nay gửi bill đi bằng thư điện tử nên nhanh hơn. Hồi mới làm, đôi khi tôi bị sai khi ghi coding của phần chữa trị nào đó không đúng, hoặc sai tên bệnh nhân, chẳng hạn tên bệnh nhân trên các giấy tờ thường có 2 tên, khi họ ghi tên vào khám trong văn phòng bác sĩ khác với tên họ đã khai trên giấy tờ của bảo hiểm, vì họ ghi không đúng, mà nhân viên nhận bệnh lại không kiểm tra kỹ đưa qua cho phần bill, khi bill xong gửi đi, bảo hiểm sẽ trả về không chịu trả tiền, hoặc nhiều khi ngày sinh của bệnh nhân khai với văn phòng bác sĩ là ngày trước tháng sau theo thói quen ghi bên Việt Nam…
“Nhiều bảo hiểm có phần giới hạn từng dịch vụ y tế rất kỹ, chẳng hạn chỉ cho phép thử máu tổng quát 1 năm 1 lần, nhiều khi bệnh nhân cứ nghĩ là có bảo hiểm thì cứ đi khám lần nào cũng được, do chính họ cũng không hiểu rõ những quy định bảo hiểm của họ. Hoặc có trường hợp bill không được vì bảo hiểm đã hết hạn, mà bệnh nhân vẫn đi khám, hoặc bảo hiểm thay đổi những quy định mới so với trước đó. Hoặc có những thủ tục y tế đòi hỏi phải đi gặp bác sĩ chuyên khoa, nếu bác sĩ gia đình chữa trị thì nhiều khi bảo hiểm cũng không chịu trả tiền. Vì vậy nhân viên văn phòng khi nhận bệnh nhân lấy hẹn, cần phải kiểm tra kỹ bảo hiểm của bệnh nhân, phải nói rõ quy định của bảo hiểm cho bệnh nhân rồi mới nhận bệnh nhân đến khám, sẽ đỡ vất vả cho bác sĩ cũng như người billing về sau khi tính tiền bảo hiểm.”
Có phải nghề Medical Billing chỉ cần học online trong thời gian ngắn vẫn kiếm được việc dễ dàng?
Trước ý kiến phổ biến trên internet, cho rằng “Nghề medical billing & coding không cần học cũng làm được, chỉ cần những người đã làm rồi chỉ dẫn cho người chưa biết, là biết làm, còn nếu không có người chỉ thì mua sách trênwww.amazon.com chỉ tốn có mấy chục đô, không nhất thiết phải tới trường học. Còn nếu muốn có giấy chứng nhận đã học qua nghề này để xin đi làm, thì học online là được rồi. Và chỉ cần học khoảng 70 giờ, lớp chuyên về medical billing & coding, không cần lấy thêm những môn phụ như anatomy & physiology, medical terminology (thuật ngữ y khoa). Vì khi bác sĩ đưa hồ sơ bệnh nhân đã ghi đầy đủ những từ ngữ của những môn này rồi. Học online xong, tới mấy văn phòng bác sĩ làm không công cho họ hai tháng để học thêm nghề, là có thể làm được.”
Medical Billing và Coding
Chị Trúc Nguyễn đang làm billing và coding cho văn phòng bác sĩ tại Quận Cam phản đối ý kiến này. Chị cho biết, “Khi mới bắt đầu làm medical billing & coding, lúc đầu bao giờ cũng khó khăn, phải học và nhớ những thuật ngữ chuyên khoa về y khoa, vì phải thuần thục cái này thì mới dễ dàng hơn khi làm về medical billing. Medical term rất nhiều, những từ chuyên khoa của y khoa mình phải biết, nhiều khi rất khó. Riêng tôi khi học tại Santa Ana College, về medical term phải học mất hai semester mới học xong. Muốn làm trong ngành y khoa thì phải học medical term trước, nhất là muốn làm biling thì phải dựa trên medical term do các bác sĩ ghi, dựa trên các code của các medical term thì mình mới tính tiền bảo hiểm được. Theo tôi nếu học medical billing và coding trên online, thì chưa chắc là xin được việc làm.”
Còn với chị K.N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về medical billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khỏe của chính phủ liên bang) nhận xét, “Theo tôi nếu học medical billing và coding mà học online sẽ có hiệu quả rất ít, vì nhiều chi tiết mình không thể nào học từ trong sách vở được. Khi mình học ở trường, dù là trường tư nhân hay trường community college thì mình có thể hỏi thầy cô giáo những thắc mắc mình không hiểu trong bài học, nhiều khi thầy cô giáo sẽ chia sẻ những kinh nghiệm mà họ đã trải qua.”
Chị Trúc Nguyễn cho biết trước khi chuyên làm về medical billing và coding tại văn phòng bác sĩ (khoảng 10 năm nay), chị đảm nhận luôn vị trí của một medical assistant. Vì đây là chuyên ngành chị đã học tại Santa Ana College.
Chị giới thiệu, “Có nhiều trường chia riêng ra ngành học medical billing riêng và medical assistant riêng, nhưng trường Santa Ana college nơi tôi học thì dạy luôn medical billing trong ngành học medical assistant. Nhưng tôi phải học phải hai năm học (toàn thời gian) mới xong. Còn nếu học riêng nghề medical billing hoặc medical coding ở những trường chuyên dạy nghề thì chỉ học khoảng từ ba đến sáu tháng là xong rồi.”
Chị Trúc nói sở dĩ chị chọn học tại college, vì học phí rẻ hơn trường dạy nghề, hơn nữa khi học ở college, cái lợi trước mắt là giúp chị học được những lớp như Toán, English, Language Art Writing… để lấy bằng GED (tương đương với bằng trung học). Ngoài ra khi chị chọn community college thì lấy vừa lấy được bằng hai năm (bằng AA degree) và bằng nghề luôn. Chị muốn học tại community College để có bằng AA vì muốn chuyển tiếp lên học để lấy bằng y tá. Còn nếu chỉ tập trung học tại trường nghề thì chỉ học tập trung vào môn học thôi, ba đến sáu tháng là học xong có thể đi xin việc làm được rồi.
Chị Trúc Nguyễn cho biết riêng ngành học medical assistant mà chị học tại Santa Ana College, ngoài phần medical billing and coding, chị còn có thể phụ giúp bác sĩ các công việc văn phòng như, có thể lấy máu, chích ngừa cúm cho bệnh nhân, đo huyết áp, cân, đo chiều cao, chuẩn bị hồ sơ bệnh nhân, lấy mẫu thử nghiệm (Specimen), v.v.. Học bằng này chỉ vào văn phòng bác sĩ thực tập thôi, chứ không vào bệnh viện thực tập như học bằng Y tá.
Học ở trường dạy nghề dễ tìm việc làm hơn trường community college?
Từ kinh nghiệm của mình, chị K.N đưa ra lời khuyên, “Nếu học viên muốn dễ kiếm việc làm sau khi học xong về medical billing và coding, thì học viên nên ghi danh học ở các trường dạy nghề hơn là học ở các trường community college, bởi vì các trường dạy nghề sẽ gửi học viên tới các bệnh viện hoặc các tổ hợp của các bác sĩ để tập luyện sau khi xong khóa học. Các trường dạy nghề cũng giúp đỡ các học viên cách viết resume (đơn xin việc làm) và giúp đỡ nộp đơn tới những nơi đang cần mướn nhân viên.”
Chị K.N nói trước khi học tại trường nghề American Career College (ACC) tại thành phố Anaheim, chị đã theo học bán thời gian tại Golden West College để lấy bằng hai năm AA vì ban đầu chị có ý định sẽ học lấy bằng kế toán. Nhưng trong thời gian vừa đi học bán thời gian (đã xong bằng hai năm) và làm toàn thời gian (là một leader của dây chuyền lắp ráp điện tử tại một công ty điện tử), năm 2005 công ty chuẩn bị đóng cửa, sa thải nhân viên, nên chị sắp bị thất nghiệp. Lúc đó có nhân viên của OC One Stop Center đến công ty điện tử của chị K. N đang làm, để giới thiệu qua về OC One Stop Center có rất nhiều chương trình để giúp những người bị thất nghiệp muốn tìm việc làm mới. Có chương trình giúp tìm việc làm, có chương trình giúp xin tiền chính phủ để đi học thêm một nghề khác… Nghe thấy hay quá, chị về bàn với chồng, chồng có người bạn làm cho một bệnh viện, khuyên chị nên học billing thì sẽ dễ tìm việc làm hơn là học kế toán như ý định ban đầu của chị.
Nghe vậy chị đã đến OC One stop center để nộp đơn xin tài trợ học phí để học trường nghề medical billing, và đã được OC One stop center đồng ý tài trợ học phí toàn phần cho chị học với điều kiện chị phải đậu bài kiểm tra, để chứng minh đủ tiêu chuẩn, thì mới xin được học bổng để học nghề. Nhờ đã có kiến thức học bằng hai năm, nên chị xuất sắc hoàn tất bài kiểm tra gồm toán (trình độ college), tiếng Anh, và nhận được bảo trợ tài chánh toàn bộ học phí $12,500 cho khóa học medical billing and coding tại trường ACC.
Sau khi học xong (thời gian học toàn thời gian dài tám tháng rưỡi và hai tuần đi thực tập) vào tháng Sáu, 2006, chị K. N lúc đó đã ngoài 30 tuổi. Đầu tháng Bảy chị đã xin được việc làm tại Newport Specialty Hospital ở Tustin. Đây là một trong những bệnh viện của Pacific Health Corporation. Ngay khi đi làm được rồi thì suốt sáu tháng đầu, chị phải gửi cùi check lương cho OC One stop center để họ biết là One stop center đã giúp chị thành công với công việc mới.
Giới thiệu qua về các trường dạy nghề mà chị biết, cũng như lý do chọn học tại ACC, chị K. N nói, “Tại Quận Cam có rất nhiều trường dạy về medical billing và coding. Có nhiều trường chỉ dạy những lớp về medical billing riêng biệt và những lớp về medical coding riêng, bởi vì có những học viên chỉ muốn học chuyên về một môn mà thôi để có thể đi kiếm việc làm trong một thời gian ngắn. Những trường dạy nghề mà tôi biết như trường Concorde Career College tại thành phố Garden Grove, trường Cypress College tại Cypress, trường Regional Occupational Progam (ROP), và trường American Career College mà tôi chọn học. Vào năm 2005 khi tôi ghi danh học, giá tiền học về billing lúc đó tại mấy trường dạy nghề khoảng $6,500 đồng, học trong sáu tháng, trường tôi học mắc nhất, học phí 12 ngàn rưỡi vào năm 2005, năm 2016 giá tiền học đã lên đến $17,975. Vì những trường khác chỉ dạy billing, còn trường tôi học thì dạy cả coding luôn, nên học khoảng tám tháng rưỡi và hai tuần đi thực tập.”
Chị K.N giới thiệu, “Nếu chọn học medical billing ở trường dạy nghề thì tất cả các môn cần thiết bao gồm trọn gói cho chương trình, gồm terminology, biology, toán căn bản, typing, cách tìm việc làm, cách trả lời phỏng vấn, cách ăn mặc, và các cách bill khác nhau cho bệnh viên, văn phòng bác sĩ, văn phòng nha sĩ, vì biliing mỗi nơi sẽ dùng form khác nhau, cách bill khác nhau. Billing cho bệnh viện (UB-04 Claim Form), Billing cho văn phòng bác sĩ (CMS-1500 Claim Form) và Billing cho văn phòng nha sĩ (ADA Dental Claim Form).
“Về medical coding thì cũng cần học gần giống như medical billing, nhưng phải học thêm nhiều về terminology và biology để có thể hiểu rõ và code thật chuẩn xác những bệnh mà bác sĩ liệt kê trong hồ sơ bệnh án của bệnh nhân. Sau khi học xong lớp coding và có chứng chỉ, nhưng học viên phải đi thi thêm State Board License thì mới có thể đi kiếm việc làm chuyên về Medical Coding được.”
Theo kinh nghiệm của chị K. N, tất cả các trường chuyên về dạy nghề medical billing và coding đều có phẩm chất và hiệu quả như nhau, nhưng khi đi làm, một số học viên có thể sẽ không kiếm được việc làm như mình mong muốn, vì nhiều học viên ra trường mỗi năm, nhưng công việc làm thì không có chỗ trống nhiều, do đó có nhiều học viên sau khi ra trường sẽ không được nhận vào làm Billing liền mà phải làm những việc khác như gọi cho công ty bảo hiểm, gọi cho bệnh nhân, học làm việc thư ký trong một thời gian để tìm cơ hội khi nào văn phòng có chổ trống cho công việc Billing thì sẽ nộp đơn xin chuyển công việc.
Làm tại văn phòng bác sĩ có thể nhận cùng lúc Medical Billing và Coding
Dù theo học ngành Medical assistant (bao gồm luôn Medical Billing và Coding) tại Santa Ana College, và từng làm những công việc của một medical assistant (lấy máu, chích ngừa, đo huyết áp, nhận hẹn của bệnh nhân…), nhưng cuối cùng thì chị Trúc Nguyễn vẫn thích làm công việc chuyên về Medical Billing và Coding tại văn phòng bác sĩ hơn.
Medical Billing và Coding
Chị nói vì làm trong văn phòng bác sĩ nên công việc đơn giản và nhẹ nhàng hơn là làm cho công ty chuyên về Billing hay chuyên về Coding hoặc trong bệnh viện. Do đó chị (và những người làm tại các văn phòng bác sĩ, nha sĩ) thường làm luôn cả hai công việc Medical Billing và Coding cùng một lúc, chứ không phân ra riêng biệt.
Chị Trúc Nguyễn giới thiệu, “Khi ghi coding (chuyển các thông tin được ghi trong hồ sơ y tế thành ngôn ngữ alphanumeric, kết hợp các kí tự số và chữ), đòi hỏi mình phải rành về Medical Term (Medical Terminology- thuật ngữ y khoa) và phải có trí nhớ tốt để nhớ những code ghi trong hồ sơ bệnh lý của bệnh nhân thì mới ghi đúng code được. Vì phần coding thì có sẵn trong một cuốn sách rất dày theo thứ tự ABC để mình tìm, mình phải biết đọc phần nào trong cơ thể con người (Medical Terminology- thuật ngữ y khoa) khi bác sĩ ghi trong hồ sơ bệnh án, thì mới tìm được code cần thiết thật nhanh, mới tính bill nhanh được. Làm lâu ngày hoặc làm thường xuyên, gặp những code của căn bệnh đó thì mình cũng nhớ được code và làm sẽ nhanh hơn người mới vào nghề.”
Chị Trúc nói thời gian trước Medical coding dùng ICT 9 CODE khi ghi ra thường ghi code chung chung phần bệnh lý, nhưng kể từ tháng 10 năm 2015 mới thay đổi coding sang ICT 10, thay đổi mới này đòi hỏi người làm Medical Coding phải ghi rõ những code chi tiết hơn. Ví dụ chân đau, phải ghi rõ code của chân trái hay chân phải đau, phần nào của chân (là gót chân phải, hay ngón chân trái hay bàn chân phải... Nếu là ngón chân thì ngón nào...). Nghĩa là phải ghi ra chính xác code đó thì mới được công ty bảo hiểm trả tiền đủ. Vì càng ngày công ty bảo hiểm càng khó, đòi hỏi phải làm hồ sơ nộp cho bảo hiểm kỹ lưỡng, chi tiết hơn.
Thú vị của nghề nghiệp và những áp lực
Chị Trúc cũng cho rằng nghề Medical Billing và Coding không hề nhàm chán. Lúc nào chị cũng phải tìm code mới của căn bệnh để làm bill, chị phải luôn trau dồi nghề nghiệp thường xuyên. Phải đọc các tài liệu, những quy định của các công ty bảo hiểm sức khỏe mà bệnh nhân của văn phòng bác sĩ (nơi chị làm) đến khám, để cập nhật cho công việc của mình. Thường thì muốn biết những cập nhật mới, chị phải vào web site của công ty bảo hiểm để xem. Trước khi tính tiền cũng phải vào xem lại công ty bảo hiểm có những quy định gì mới hay không để tránh bị công ty bảo hiểm trả lại.
Ngoài ra, mỗi hai năm chị phải dự những buổi hội thảo do các công ty bảo hiểm tổ chức, để cập nhật những thay đổi mới cho nghề nghiệp. Người làm công việc này phải rành về MS-word và Excel vì cần thiết cho công việc, và phải biết đánh máy computer khoảng 35 đến 40 từ trong vòng một phút thì mới hoàn thành nhanh các bill theo yêu cầu của văn phòng bác sĩ quy định.
Theo chị Trúc Nguyễn, thường người làm về billing là đem về lợi nhuận cho văn phòng của bác sĩ, “nên bác sĩ phải tin tưởng người làm billing, thì mới giao công việc cho mình. Khi bác sĩ đã tin tưởng mình rồi thì bác sĩ sẽ không bắt buột mình phải làm được bao nhiêu bill trong tuần hay trong tháng. Dù rằng hằng tuần mình đều phải báo cáo lại cho bác sĩ biết qua những bill mình đã làm.
“Tôi từng làm cho nhiều văn phòng bác sĩ trong quận Cam này, có nơi yêu cầu tôi phải báo cáo lại mỗi ngày, và mỗi tuần, và bắt buột mỗi ngày hay mỗi tuần tôi phải hoàn thành bao nhiêu bill gửi đi mà họ quy định… Khi bị như vậy khiến tôi rất áp lực, bị stress. Còn khi làm được tin tưởng, bác sĩ không gây áp lực thì tôi nhiệt tình làm, có khi còn tốt hơn số quy định đề ra nữa, còn khi làm mà cứ bị theo dõi làm được không, nhiều khi không dễ dàng cho mình.”
Quy định của Billing và Coding tại bệnh viện
Chị K. N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khoẻ của chính phủ liên bang, được trả bằng quỹ An sinh Xã hội-Social Security) cho biết vì bệnh viện UCI là một bệnh viện lớn, có nhiều bệnh nhân đến điều trị, cấp cứu, nên những người làm Medical Billing nơi văn phòng mà chị phụ trách được quy định là trong một tiếng đồng hồ người billing phải gửi ra được 15 cái bill đến bảo hiểm. Tại bệnh viên UCI chia ra từng bộ phận là người nào chuyên billing, thì chỉ làm phần billing, người nào chuyên coding, thì làm về coding, chứ không làm cả hai gộp chung như những người làm tại văn phòng bác sĩ.
Chị K. N giải thích, “Người làm Medical coding rất nhức đầu, phải đọc hết hồ sơ bệnh án của bệnh nhân khi vào bệnh viện. Thường hồ sơ bệnh án đâu chỉ có 2- 3 trang, có nhiều bệnh nhân vào bệnh viện, hồ sơ bệnh án có mấy chục trang luôn, nào là phẫu thuật, nào là bác sĩ gia đình đến khám, bác sĩ phẫu thuật ghi hồ sợ bệnh án, những người therapy đến chữa cho bệnh nhân, những y á chăm sóc bệnh nhân… những người đó đều ghi lại trong hồ sơ bệnh án hết, nên người làm coding phải xem tất cả từ đầu đến đuôi, từ lúc bệnh nhân bắt đầu vô bệnh viện cho đến lúc ra viện. Người làm Coding ở bệnh viện sẽ có những đòi hỏi về kinh nghiệm nhiều vì sẽ code cho nhiều loại bệnh án khác nhau chẳng hạn với những bệnh nhân ở bệnh viện dài hạn (impatien Service), hoặc bệnh nhân chỉ tới bệnh viện trong ngày (outpatient service) và rất nhiều bệnh nặng, nhẹ khác nhau.”
Chị K. N nói thêm, “Người Coder cũng phải hiểu rõ về những luật lệ của Center of Medicare- Medicaid Services để không vi phạm vào luật lệ đã định. Vì bệnh viện có hợp đồng với chính phủ (những bảo hiểm medicare, medical) cho nên làm coding có sơ xuất gì người coder sẽ bị phạt, nếu nặng là bị tù luôn chứ không chỉ phạt tiền thôi. Còn làm coding trong văn phòng bác sĩ thì đơn giản hơn, chỉ khám định kỳ, những bệnh thông thường, những bệnh đặc biệt thì thường bệnh nhân đến bệnh viện hết rồi.”
Chính vì vậy mà dù chị K. N học cả hai chuyên ngành Medical Billing and Coding tại trường American Career College (ACC- tại thành phố Anaheim) nhưng cuối cùng chị chọn Medical Billing để làm, chứ không chuyên về Medical Coding.
Chị kể, “Mình chọn Medical Billing là vì khi mình học xong về Medical Billing và Coding, mình đã may mắn được làm cho một tổ hợp bệnh viện lớn Pacific Health Corp gồm có tất cả sáu bệnh viện lớn nhỏ và đủ loại dịch vụ. Mình cũng được học hỏi rất nhiều về công việc Billing ở đó và mình thấy công việc Medical Billing cũng hợp với mình hơn.”
Chị nói công việc Medical Billing thì cũng có vẻ dễ hơn Medical Coding, vì chị có thể đọc những tin cập nhật của Centers of Medicare Medicaid Services online. Nhưng về Medical Coding có thể phải đi học những lớp tu nghiệp ở trường để có được những kiến thức về luật lệ mới.
Chị Trúc Nguyễn và chị K. N đều cho rằng sau khi học xong bằng Medical Billing và Coding, học viên có thể nộp đơn xin việc tại văn phòng bác sĩ hay bệnh viện hoặc các công ty chuyên về Medical Billing và Coding. Chứ không cần phải đi thi lấy certified medical billing specialist (MBS).
Theo chị K. N, những ai được gọi là Medical Billing specialist hay Medical Coding specialist cũng là Medical Billing hay là Medical Coding, nhưng khi được cho là Specialist thì phải có nhiều kinh nghiệm về mọi công việc. Khi học xong lớp Medical Billing and Coding là sẽ được cấp chứng chỉ để chứng nhận mình đã học xong môn học đó, gọi là Certified Medical Billing and Coding. Nhưng những ai muốn làm chuyên về Medical Coding thì bắt buột phải thi licence ở State Board thì mới đi làm được.”
Cơ hội thăng tiến nghề nghiệp
Giới thiệu công việc của Supervisor Medical Billing, chị K. N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare cho biết, nếu người làm Medical Billing chỉ chịu trách nhiệm bao nhiêu bill mà họ được giao, thì công việc của supervisor là trông coi hệ thống máy điện toán (vì các bill được thực hiện trên máy điện toán và gửi đi bằng thư điện tử) nếu system có hư hay trục trặc, phải gọi cho IT đến sửa. Phải xem nhân viên có gửi bill đúng quy định trong ngày hôm đó không.
Theo chị K. N những năm gần đây phần Medical Billing và Coding đều được thực hiện trên máy điện toán, vì vậy nếu bệnh viện có nhiều người giỏi, set up hệ thống đủ tiêu chuẩn, thì những người Billing không phải kiểm tra nhiều. Chỉ kiểm tra số tiền đã được ghi lại có đủ không thôi.
Vì ở bệnh viện đã set up hệ thống sẵn hết rồi, những code đó sẽ vô bill, người làm bill sẽ coi những số này đúng chưa, vì sau khi coding xong, người billing xem lại số tiền bill, nếu mọi thứ đúng chuẩn, không sai hay thiếu gì thì sẽ được chuyển đi thẳng đến công ty bảo hiểm bằng thư điện tử, còn nếu có sai hay thiếu thì hệ thống computer sẽ báo lỗi, bill đó sẽ phải được xem lại sửa chữa rồi mới chuyển đi.
Từ một nhân viên billing khi mới ra nghề, vừa làm vừa học hỏi kinh nghiệm, cũng nhờ chịu khó và sáng trí, cẩn thận, kỹ lưỡng, nên ngay khi còn làm ở bệnh viện đầu tiên (bệnh viện Newport Specialty Hospital ở Tustin, đây là bệnh viện thuộc một tổ hợp bệnh viện lớn Pacific Health Corp, gồm có tất cả 6 bệnh viện lớn nhỏ và đủ loại dịch vụ) chị K. N đã được ban giám đốc tin tưởng giao cho làm leader, rồi làm Supervisor.
Chị K. N chia sẻ, “Làm Supervisor đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, thật ra khi còn làm người billing, tôi tự học, luôn xem tại sao những claim không được trả, coi lại các hồ sơ để tìm ra lý do tại sao công ty bảo hiểm từ chối trả tiền, sau khi sửa lại và kiện công ty bảo hiểm để lấy lại được số tiền đó cho bệnh viện, nên tôi được giao cho làm leader, rồi được lên làm Supervisor.”
Giới thiệu công việc của Supervisor Medical Billing, chị K. N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare cho biết, nếu người làm Medical Billing chỉ chịu trách nhiệm bao nhiêu bill mà họ được giao, thì công việc của supervisor là trông coi hệ thống máy điện toán (vì các bill được thực hiện trên máy điện toán và gửi đi bằng thư điện tử) nếu system có hư hay trục trặc, phải gọi cho IT đến sửa. Phải xem nhân viên có gửi bill đúng quy định trong ngày hôm đó không.
Theo chị K. N những năm gần đây phần Medical Billing và Coding đều được thực hiện trên máy điện toán, vì vậy nếu bệnh viện có nhiều người giỏi, set up hệ thống đủ tiêu chuẩn, thì những người Billing không phải kiểm tra nhiều. Chỉ kiểm tra số tiền đã được ghi lại có đủ không thôi.
Medical Billing và Coding
Vì ở bệnh viện đã set up hệ thống sẵn hết rồi, những code đó sẽ vô bill, người làm bill sẽ coi những số này đúng chưa, vì sau khi coding xong, người billing xem lại số tiền bill, nếu mọi thứ đúng chuẩn, không sai hay thiếu gì thì sẽ được chuyển đi thẳng đến công ty bảo hiểm bằng thư điện tử, còn nếu có sai hay thiếu thì hệ thống computer sẽ báo lỗi, bill đó sẽ phải được xem lại sửa chữa rồi mới chuyển đi.
Từ một nhân viên billing khi mới ra nghề, vừa làm vừa học hỏi kinh nghiệm, cũng nhờ chịu khó và sáng trí, cẩn thận, kỹ lưỡng, nên ngay khi còn làm ở bệnh viện đầu tiên (bệnh viện Newport Specialty Hospital ở Tustin, đây là bệnh viện thuộc một tổ hợp bệnh viện lớn Pacific Health Corp, gồm có tất cả 6 bệnh viện lớn nhỏ và đủ loại dịch vụ) chị K. N đã được ban giám đốc tin tưởng giao cho làm leader, rồi làm Supervisor.
Chị K. N chia sẻ, “Làm Supervisor đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, thật ra khi còn làm người billing, tôi tự học, luôn xem tại sao những claim không được trả, coi lại các hồ sơ để tìm ra lý do tại sao công ty bảo hiểm từ chối trả tiền, sau khi sửa lại và kiện công ty bảo hiểm để lấy lại được số tiền đó cho bệnh viện, nên tôi được giao cho làm leader, rồi được lên làm Supervisor.”
[Message clipped] View entire message
Tuan Le chuyen
Bàn ra tán vào (0)
Các tin đã đăng
Nghề Medical Billing và Coding - Bài BĂNG HUYỀN
Tất cả các hãng bảo hiểm ở Mỹ đều thuộc loại doanh nghiệp có mục đích kiếm lời.
Trong bài viết “Tìm Hiểu Về Cải Cách Y Tế Ở Mỹ” của tác giả Trương Đình Trung đăng trên trang web của Đại Học Chiến Tranh Chính Trị (www.tdhctct.com) vào ngày 20 tháng 9, 2009 có viết:
“Tất cả các hãng bảo hiểm ở Mỹ đều thuộc loại doanh nghiệp có mục đích kiếm lời, for-profit organization; lý do tồn tại của các hãng bảo hiểm là lợi nhuận, chứ không phải vì sức khoẻ của khách hàng. Quyền lợi kinh tế của hãng bảo hiểm và quyền lợi y tế của khách hàng luôn mâu thuẩn và tiêu trừ lẫn nhau.
“Một trong những thủ thuật thông thường của các hãng bảo hiểm là từ chối, hoặc trì hoãn, chi trả phí tổn dịch vụ y tế cho khách hàng (deny or delay customers claim payments). Họ mướn những chuyên viên để lo việc này (gọi là các claim adjusters), hoặc thiết lập các hệ thống computer tối tân để tự động hóa việc từ chối chi trả. Họ cũng tưởng thưởng cho những nhân viên nào thực hiện được tốt những sự từ chối hoặc trì hoãn như vậy. Theo National Association of Insurance Commissioner thì chỉ riêng trong năm 2008 có đến hơn 195,000 khiếu nại của khách hàng về việc bị các hãng bảo hiểm từ chối chi trả dịch vụ y tế. Có trường hợp khách hàng đã chết rồi mà sự khiếu nại vẫn chưa giải quyết.
“Ngoài ra còn có trường hợp hủy bỏ hồi tố hợp đồng bảo hiểm (retroactive cancellations/ after-the-fact policy cancellations) nếu hãng bảo hiểm khám phá ra là khách hàng trước đó, khi ký hợp đồng bảo hiểm, đã cố ý hay vô tình không khai một chi tiết bệnh lý nào đó trong hồ sơ cá nhân của mình. Ngay cả những người vì không biết mà không khai cũng chịu sự chế tài đó. Và sự hủy bỏ này có thể áp dụng cho cả gia đình dù chỉ một thành viên trong gia đình sai phạm. Chẳng hạn một phụ nữ ở Texas bị phát hiện có bướu trong vú. Ngay lúc đó hảng bảo hiểm điều tra và tìm ra là trước đó người phụ nữ này đã mắc chứng rỗng xương (osteoporosis) mà không khai khi lập hợp đồng bảo hiểm. Tuy rằng chẳng có mối liên hệ gì giữa hai căn bệnh, hãng bảo hiểm vẫn lấy lý do đó để huỷ bỏ hợp đồng bảo hiểm!”
Medical Billing and Coding là gì?
Nếu những chuyên viên claim adjuster của các công ty bảo hiểm luôn tìm cách từ chối trả hoặc trả thấp đi so với số tiền được yêu cầu (deny hay adjust -according to code). Vì công việc của họ và phần thưởng của họ nhiều hay ít nhận được từ công ty đều tùy theo số lượng từ chối hoặc trì hoãn trả tiền (deny and adjust insurance claim). Thì đối nghịch lại với claim adjuster, công việc của người Medical Billing and Coding là giúp cho bệnh việc hoặc các phòng mạch bác sĩ, phòng mạch nha sĩ, yêu cầu các công ty bảo hiểm thanh toán cho dịch vụ mà bệnh viện hoặc phòng mạch đã thực hiện cho bệnh nhân có bảo hiểm, đòi các hãng bảo hiểm phải trả tiền đủ, không được bớt xén hoặc từ chối trả tiền.
Lương bổng và những yêu cầu của công việc
Chị K. N (nhân vật không muốn tiết lộ tên thật) là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khoẻ của chính phủ liên bang, được trả bằng quỹ An sinh Xã hội-Social Security). Chị từng học chuyên ngành Medical Billing and Coding tại trường American Career College (ACC) tại thành phố Anaheim, cho biết, nghề Medical Billing and Coding hiện nay tại Hoa Kỳ là một nghề không khó tìm việc làm và tiền lương “thì tùy theo công ty mình làm, nếu làm cho bệnh viện thì mức lương sẽ cao hơn là làm cho văn phòng bác sĩ hoặc các tổ hợp bác sĩ, vì số lượng việc làm nhiều hơn, và công việc có thể là khó hơn.”
Còn chị Trúc Nguyễn hiện đang làm về Medical Billing and Coding cho văn phòng bác sĩ tại quận Cam, thì nói “khi làm Medical Billing and Coding tại các văn phòng bác sĩ, một người mới ra nghề được trả khoảng 13 đến 14 đồng một giờ, nếu người đó có kinh nghiệm thì được trả khoảng 21- 22 đồng một giờ. Còn nếu làm cho các công ty chuyên về Medical billing hoặc cho các bệnh viện, lương có thể được khoảng 41 ngàn một 1 năm hoặc có thể lên đến 52 ngàn một 1 năm và có đủ các quyền lợi khi là nhân viên của công ty, như bảo hiểm xã hội, ngày nghỉ bệnh, nghỉ phép, bảo hiểm sức khỏe.”
Theo chị K. N, người nào muốn học về Medical Billing and Coding thì không cần phải học toán thật cao, chỉ cần có trình độ của Toán cấp phổ thông trung học (từ lớp 9 đến lớp 12) là đủ rồi, nhưng nếu các học viên muốn có cơ hội để thăng tiến sau này khi ra làm cho các bệnh viện hay các công ty chuyên về Medical Billing thành Supervisor, Manager hay Director về Medical Billing thì học viên cũng nên học thêm toán của trình độ college để sau này có khi dùng đến. Học về Medical Billing và Coding thì cũng cần học thêm về cách sử dụng những công thức về Excel vì sẽ dùng cho rebort (viết báo cáo) rất nhiều khi làm việc. Phải biết các thuật ngữ y khoa (Medical Terminology) để khi bill đúng các code.
Giới thiệu yêu cầu của công việc Medical Billing, chị K. N nói người làm Medical Billing phải hoàn tất các bill tính phí điều trị của bệnh nhân gửi đến các công ty bảo hiểm. Do đó phải nắm vững về hồ sơ bảo hiểm y tế, phải biết tính toán, phải hiểu biết những điều khoản quy định của các công ty bảo hiểm mà mình bill, hiểu về coding để bill chính xác, biết sử dụng máy tính văn phòng, có kỹ năng giao tiếp và có khả năng thương lượng với công ty bảo hiểm những bill bị từ chối trả hoặc bị trả thấp đi. Do đó đòi hỏi tiếng Anh phải khá.
Phải biết tổ chức, sắp xếp, và cẩn thận từng chi tiết khi bill. Phải thật cẩn trọng để đừng làm sai. Vì những sai sót khi bill có thể liên quan tới credit của bệnh nhân (trường hợp bệnh nhân phải bù thêm tiền) hoặc có thể sẽ không mang lại cho công ty đủ tiền như đã hoạch sẵn.
Medical Coding
Chị K. N nói còn về Coding cũng vậy, người làm Coding cũng phải có trách nhiệm làm cho đúng với hồ sơ bệnh án mà bác sĩ ghi. Vì tất cả những tin tức về bệnh nhân sẽ được gửi đến công ty bảo hiểm để lấy tiền về cho công ty tối đa.
Nói thêm về công việc của Medical Coding, chị cho biết, “Người làm về Medical Coding phải hiểu nhiều nghĩa của những từ về Medical Terminology (thuật ngữ y khoa) để có thể dễ dàng tra vào sách coding tìm ra code sát nghĩa của bệnh án. Người Coder cũng phải hiểu rõ về những luật lệ của Center of Medicare- Medicaid Services để không vi phạm vào luật lệ đã định. Người làm Coding ở bệnh viện sẽ có những đòi hỏi về kinh nghiệm nhiều vì sẽ code cho nhiều loại bệnh án khác nhau chẳng hạn với những bệnh nhân ở bệnh viện dài hạn (impatien Service), hoặc bệnh nhân chỉ tới bệnh viện trong ngày (outpatient service) và rất nhiều bệnh nặng, nhẹ khác nhau.”
Trong bài viết “Vì sao phí tổn bệnh viện ở Mỹ quá đắt” của ký giả Kimberly Hiss đăng trên Reader's Digest tháng 9, 2012 được tác giả Nguyễn Minh Tâm lược dịch, có giải thích khá kỹ về Medical Coding:
“Bác sĩ Epperly cho biết, Cả bác sĩ lẫn bệnh nhân đều không hiểu cách tính tiền của bệnh viện. Sáng hôm nay tôi mới đặt một ống kính vào bao tử của một bệnh nhân, tôi không biết bà ấy sẽ phải trả bao nhiêu tiền. Tôi chỉ biết làm nhiệm vụ y sĩ giúp bệnh nhân. Tôi điền vào phiếu công tác, mô tả những gì tôi vừa làm. Sau đó, một chuyên viên ấn định mã số (coder) sẽ ấn định một mã số về việc làm của tôi. Mã số này sẽ diễn dịch thành số tiền bệnh nhân phải trả.
“Cô Kimberly Hiss, ký giả viết bài báo này, đi tìm người coder để hỏi thăm. Người đó là chuyên viên được tổ chức America n Academy of Professional Coder huấn luyện và cấp văn bằng hành nghề. Người coder giải thích cho chúng tôi rõ thủ tục tính tiền như sau: Văn phòng tính tiền y tế phí sẽ chạy ra ba bảng chiết tính: Một bản dành cho chi phí chẩn bệnh (mã số ICD-9), một bản dùng để mô tả việc làm của y sĩ (CPT), và một bản tính tiền sản phẩm y khoa, và tiền công đặt bộ phận đó vào trong người bệnh (HCPCS).
“Đó chính là việc làm của người chỉ định mã số. Người coder có thể là một người làm trong ban tính tiền (billing department), hay chính quản lý ban tính tiền kiêm nhiệm luôn vai trò coder. Mã số ghi trong giấy tính tiền là danh mục mô tả mọi loại dịch vụ từ bệnh lý, đến thuốc men, cái nạng để đi đứng, cho đến phương pháp trị liệu. Những mã số này hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến tất cả những khoản tiền sẽ tiếp diễn sau đó.
“Đây là một công tác vô cùng phức tạp. Ví dụ chỉ một mình mã số cho phần CPT, mô tả việc làm của bác sĩ đã dầy như cuốn niên giám điện thoại. Riêng phần làm MRI cũng có khoảng 60 thể loại –variations- khác nhau. Một nhân viên làm việc này phải than: Nhiều lúc tôi cũng bực mình lắm, không biết mình phải chọn code nào cho đúng. Mỗi code có thể diễn dịch thành nhiều thứ khác nhau.
“Tại nhiều nơi, nhân viên bệnh viện vẫn tiếp tục ghi chép bằng tay diễn tiến điều trị cho bệnh nhân trên giấy. Bản ghi chép được làm thành 2 bảng copy, rồi chừa khoảng trống ghi code để bác sĩ đánh dấu vào. Bác sĩ Dena Bravata, chuyên lo về ấn định mã số cho tổ chức Castlight Health, một công ty phụ trách việc tính tiền đúng cho bệnh nhân, than rằng: Nhiều khi bác sĩ, hay nhân viên phụ trách bận quá, họ đánh dấu sai. Chưa kể là các bác sĩ nổi tiếng là viết chữ tháu, khó đọc, khiến cho những code được đánh dấu mâu thuẫn nhau, chẳng ra đâu vào đâu cả.
“Một số chuyên viên làm trong bệnh viện không nắm vững nội dung của mã số, nên ghi lầm, làm cho bệnh nhân phải trả thêm rất nhiều tiền. Năm 2010, một bệnh nhân 71 tuổi ở Florida bị bệnh ung thư. Ông ta phải trả $10,000 cho tiền chích thuốc, vì hãng bảo hiểm từ chối không trả. Lý do là bà vợ ông bác sĩ, và nhân viên văn phòng ghi sai mã số. Thay vì mã số chích thuốc để trị liệu, họ ghi mã số giải phẩu để đặt máy bơm vào trong người 10 lần mỗi tháng, trong suốt một năm.”
Cũng trong bài viết này, có đưa ra những lời khuyên dành cho bệnh nhân: “Hãy nhớ kỹ một điều là khi nhận được bill tính tiền của bệnh viện đừng dại dột vứt ngay vào sọt rác, giả vờ như chưa hề đọc nó. Bà Jennifer Jaff cố vấn cho bệnh nhân về y tế phí khuyên rằng việc không đọc cho kỹ bill tính tiền của bệnh viện sẽ dễ khiến chúng ta bị chuyên viên đòi nợ, collection agent, chạy theo hành hạ suốt đời. Khi thấy giấy tính tiền của bệnh viện đắt quá, bạn có thể nhờ cậy nhiều tổ chức tư nhân và chính phủ giúp bạn. Ví dụ: The US Department of Health & Human Services, Medical Billing Advocates of America , Patient Advocate Foundation, và Advocacy for Patients with Chronic Illness. Sau đó, lập một kế hoạch trả nợ tùy theo khả năng của bạn.”
Vì theo tác giả bài viết “Người ấn định mã số có thể lầm. Một sai lầm về mã số có thể làm cho bạn trả bill rất cao. Khi bạn hoài nghi, hãy đem cái code ghi trong bill tìm hiểu xem có đúng với việc trị liệu của bác sĩ hay không.”
Tác giả bài viết còn đề nghị bệnh nhân nên theo dõi thật sát việc chữa trị của bệnh viện. Vì “Mặc dù có hệ thống hậu kiểm, cũng như nhu liệu điện toán tốt, nhưng việc tính tiền của bệnh viện vẫn có thể nhầm lẫn vì nhân viên ghi nhập hồ sơ làm lỗi. Một ví dụ thường xảy ra nhất là họ tính tiền những lần hẹn gặp bác sĩ, bị hủy bỏ giờ chót, vì bệnh nhân hay bác sĩ thay đổi buổi hẹn. Trong mười vụ bỏ hẹn gặp bác sĩ, đi chụp CT scan, hay chụp quang tuyến X, thì có đến tám vụ vẫn bị tính tiền. Bà Pa lmer giải thích rằng nhân viên ghi nhận cuộc hẹn trong hồ sơ của bệnh nhân, nhưng quên không lấy ra khi cuộc hẹn bị hủy bỏ.
“Sai lầm khác cũng thường xảy ra là vụ tính tiền hai lần. Bà June Morgan kể ra ví dụ trường hợp bệnh nhân được gắn bộ phận thông mạch máu tắc nghẽn. Bộ phận này thường có những bộ phận rời nhỏ (parts) đi kèm theo. Một chuyên viên mã số, coder, trao cho bác sĩ một bộ phận rời, song vì nói nhỏ, hay bác sĩ không nghe rõ, họ ghi nhầm mã số, tính thêm tiền vào bệnh nhân.
“Nói chung, thân nhân người bệnh cần phải theo dõi chặt chẽ vật dụng tiếp liệu của nhà thương, cũng như việc lấy hẹn trong quá trình chữa trị để tránh trường hợp bệnh viện tính tiền nhiều lần, hay không làm mà vẫn tính tiền.”
“Tất cả các hãng bảo hiểm ở Mỹ đều thuộc loại doanh nghiệp có mục đích kiếm lời, for-profit organization; lý do tồn tại của các hãng bảo hiểm là lợi nhuận, chứ không phải vì sức khoẻ của khách hàng. Quyền lợi kinh tế của hãng bảo hiểm và quyền lợi y tế của khách hàng luôn mâu thuẩn và tiêu trừ lẫn nhau.
Medical Billing và Coding (Hình internet)
“Một trong những thủ thuật thông thường của các hãng bảo hiểm là từ chối, hoặc trì hoãn, chi trả phí tổn dịch vụ y tế cho khách hàng (deny or delay customers claim payments). Họ mướn những chuyên viên để lo việc này (gọi là các claim adjusters), hoặc thiết lập các hệ thống computer tối tân để tự động hóa việc từ chối chi trả. Họ cũng tưởng thưởng cho những nhân viên nào thực hiện được tốt những sự từ chối hoặc trì hoãn như vậy. Theo National Association of Insurance Commissioner thì chỉ riêng trong năm 2008 có đến hơn 195,000 khiếu nại của khách hàng về việc bị các hãng bảo hiểm từ chối chi trả dịch vụ y tế. Có trường hợp khách hàng đã chết rồi mà sự khiếu nại vẫn chưa giải quyết.
“Ngoài ra còn có trường hợp hủy bỏ hồi tố hợp đồng bảo hiểm (retroactive cancellations/ after-the-fact policy cancellations) nếu hãng bảo hiểm khám phá ra là khách hàng trước đó, khi ký hợp đồng bảo hiểm, đã cố ý hay vô tình không khai một chi tiết bệnh lý nào đó trong hồ sơ cá nhân của mình. Ngay cả những người vì không biết mà không khai cũng chịu sự chế tài đó. Và sự hủy bỏ này có thể áp dụng cho cả gia đình dù chỉ một thành viên trong gia đình sai phạm. Chẳng hạn một phụ nữ ở Texas bị phát hiện có bướu trong vú. Ngay lúc đó hảng bảo hiểm điều tra và tìm ra là trước đó người phụ nữ này đã mắc chứng rỗng xương (osteoporosis) mà không khai khi lập hợp đồng bảo hiểm. Tuy rằng chẳng có mối liên hệ gì giữa hai căn bệnh, hãng bảo hiểm vẫn lấy lý do đó để huỷ bỏ hợp đồng bảo hiểm!”
Medical Billing và Coding (Hình internet)
Medical Billing and Coding là gì?
Nếu những chuyên viên claim adjuster của các công ty bảo hiểm luôn tìm cách từ chối trả hoặc trả thấp đi so với số tiền được yêu cầu (deny hay adjust -according to code). Vì công việc của họ và phần thưởng của họ nhiều hay ít nhận được từ công ty đều tùy theo số lượng từ chối hoặc trì hoãn trả tiền (deny and adjust insurance claim). Thì đối nghịch lại với claim adjuster, công việc của người Medical Billing and Coding là giúp cho bệnh việc hoặc các phòng mạch bác sĩ, phòng mạch nha sĩ, yêu cầu các công ty bảo hiểm thanh toán cho dịch vụ mà bệnh viện hoặc phòng mạch đã thực hiện cho bệnh nhân có bảo hiểm, đòi các hãng bảo hiểm phải trả tiền đủ, không được bớt xén hoặc từ chối trả tiền.
Lương bổng và những yêu cầu của công việc
Chị K. N (nhân vật không muốn tiết lộ tên thật) là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khoẻ của chính phủ liên bang, được trả bằng quỹ An sinh Xã hội-Social Security). Chị từng học chuyên ngành Medical Billing and Coding tại trường American Career College (ACC) tại thành phố Anaheim, cho biết, nghề Medical Billing and Coding hiện nay tại Hoa Kỳ là một nghề không khó tìm việc làm và tiền lương “thì tùy theo công ty mình làm, nếu làm cho bệnh viện thì mức lương sẽ cao hơn là làm cho văn phòng bác sĩ hoặc các tổ hợp bác sĩ, vì số lượng việc làm nhiều hơn, và công việc có thể là khó hơn.”
Còn chị Trúc Nguyễn hiện đang làm về Medical Billing and Coding cho văn phòng bác sĩ tại quận Cam, thì nói “khi làm Medical Billing and Coding tại các văn phòng bác sĩ, một người mới ra nghề được trả khoảng 13 đến 14 đồng một giờ, nếu người đó có kinh nghiệm thì được trả khoảng 21- 22 đồng một giờ. Còn nếu làm cho các công ty chuyên về Medical billing hoặc cho các bệnh viện, lương có thể được khoảng 41 ngàn một 1 năm hoặc có thể lên đến 52 ngàn một 1 năm và có đủ các quyền lợi khi là nhân viên của công ty, như bảo hiểm xã hội, ngày nghỉ bệnh, nghỉ phép, bảo hiểm sức khỏe.”
Theo chị K. N, người nào muốn học về Medical Billing and Coding thì không cần phải học toán thật cao, chỉ cần có trình độ của Toán cấp phổ thông trung học (từ lớp 9 đến lớp 12) là đủ rồi, nhưng nếu các học viên muốn có cơ hội để thăng tiến sau này khi ra làm cho các bệnh viện hay các công ty chuyên về Medical Billing thành Supervisor, Manager hay Director về Medical Billing thì học viên cũng nên học thêm toán của trình độ college để sau này có khi dùng đến. Học về Medical Billing và Coding thì cũng cần học thêm về cách sử dụng những công thức về Excel vì sẽ dùng cho rebort (viết báo cáo) rất nhiều khi làm việc. Phải biết các thuật ngữ y khoa (Medical Terminology) để khi bill đúng các code.
Giới thiệu yêu cầu của công việc Medical Billing, chị K. N nói người làm Medical Billing phải hoàn tất các bill tính phí điều trị của bệnh nhân gửi đến các công ty bảo hiểm. Do đó phải nắm vững về hồ sơ bảo hiểm y tế, phải biết tính toán, phải hiểu biết những điều khoản quy định của các công ty bảo hiểm mà mình bill, hiểu về coding để bill chính xác, biết sử dụng máy tính văn phòng, có kỹ năng giao tiếp và có khả năng thương lượng với công ty bảo hiểm những bill bị từ chối trả hoặc bị trả thấp đi. Do đó đòi hỏi tiếng Anh phải khá.
Phải biết tổ chức, sắp xếp, và cẩn thận từng chi tiết khi bill. Phải thật cẩn trọng để đừng làm sai. Vì những sai sót khi bill có thể liên quan tới credit của bệnh nhân (trường hợp bệnh nhân phải bù thêm tiền) hoặc có thể sẽ không mang lại cho công ty đủ tiền như đã hoạch sẵn.
Medical Coding
Chị K. N nói còn về Coding cũng vậy, người làm Coding cũng phải có trách nhiệm làm cho đúng với hồ sơ bệnh án mà bác sĩ ghi. Vì tất cả những tin tức về bệnh nhân sẽ được gửi đến công ty bảo hiểm để lấy tiền về cho công ty tối đa.
Nói thêm về công việc của Medical Coding, chị cho biết, “Người làm về Medical Coding phải hiểu nhiều nghĩa của những từ về Medical Terminology (thuật ngữ y khoa) để có thể dễ dàng tra vào sách coding tìm ra code sát nghĩa của bệnh án. Người Coder cũng phải hiểu rõ về những luật lệ của Center of Medicare- Medicaid Services để không vi phạm vào luật lệ đã định. Người làm Coding ở bệnh viện sẽ có những đòi hỏi về kinh nghiệm nhiều vì sẽ code cho nhiều loại bệnh án khác nhau chẳng hạn với những bệnh nhân ở bệnh viện dài hạn (impatien Service), hoặc bệnh nhân chỉ tới bệnh viện trong ngày (outpatient service) và rất nhiều bệnh nặng, nhẹ khác nhau.”
Trong bài viết “Vì sao phí tổn bệnh viện ở Mỹ quá đắt” của ký giả Kimberly Hiss đăng trên Reader's Digest tháng 9, 2012 được tác giả Nguyễn Minh Tâm lược dịch, có giải thích khá kỹ về Medical Coding:
“Bác sĩ Epperly cho biết, Cả bác sĩ lẫn bệnh nhân đều không hiểu cách tính tiền của bệnh viện. Sáng hôm nay tôi mới đặt một ống kính vào bao tử của một bệnh nhân, tôi không biết bà ấy sẽ phải trả bao nhiêu tiền. Tôi chỉ biết làm nhiệm vụ y sĩ giúp bệnh nhân. Tôi điền vào phiếu công tác, mô tả những gì tôi vừa làm. Sau đó, một chuyên viên ấn định mã số (coder) sẽ ấn định một mã số về việc làm của tôi. Mã số này sẽ diễn dịch thành số tiền bệnh nhân phải trả.
“Cô Kimberly Hiss, ký giả viết bài báo này, đi tìm người coder để hỏi thăm. Người đó là chuyên viên được tổ chức America n Academy of Professional Coder huấn luyện và cấp văn bằng hành nghề. Người coder giải thích cho chúng tôi rõ thủ tục tính tiền như sau: Văn phòng tính tiền y tế phí sẽ chạy ra ba bảng chiết tính: Một bản dành cho chi phí chẩn bệnh (mã số ICD-9), một bản dùng để mô tả việc làm của y sĩ (CPT), và một bản tính tiền sản phẩm y khoa, và tiền công đặt bộ phận đó vào trong người bệnh (HCPCS).
“Đó chính là việc làm của người chỉ định mã số. Người coder có thể là một người làm trong ban tính tiền (billing department), hay chính quản lý ban tính tiền kiêm nhiệm luôn vai trò coder. Mã số ghi trong giấy tính tiền là danh mục mô tả mọi loại dịch vụ từ bệnh lý, đến thuốc men, cái nạng để đi đứng, cho đến phương pháp trị liệu. Những mã số này hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến tất cả những khoản tiền sẽ tiếp diễn sau đó.
“Đây là một công tác vô cùng phức tạp. Ví dụ chỉ một mình mã số cho phần CPT, mô tả việc làm của bác sĩ đã dầy như cuốn niên giám điện thoại. Riêng phần làm MRI cũng có khoảng 60 thể loại –variations- khác nhau. Một nhân viên làm việc này phải than: Nhiều lúc tôi cũng bực mình lắm, không biết mình phải chọn code nào cho đúng. Mỗi code có thể diễn dịch thành nhiều thứ khác nhau.
“Tại nhiều nơi, nhân viên bệnh viện vẫn tiếp tục ghi chép bằng tay diễn tiến điều trị cho bệnh nhân trên giấy. Bản ghi chép được làm thành 2 bảng copy, rồi chừa khoảng trống ghi code để bác sĩ đánh dấu vào. Bác sĩ Dena Bravata, chuyên lo về ấn định mã số cho tổ chức Castlight Health, một công ty phụ trách việc tính tiền đúng cho bệnh nhân, than rằng: Nhiều khi bác sĩ, hay nhân viên phụ trách bận quá, họ đánh dấu sai. Chưa kể là các bác sĩ nổi tiếng là viết chữ tháu, khó đọc, khiến cho những code được đánh dấu mâu thuẫn nhau, chẳng ra đâu vào đâu cả.
“Một số chuyên viên làm trong bệnh viện không nắm vững nội dung của mã số, nên ghi lầm, làm cho bệnh nhân phải trả thêm rất nhiều tiền. Năm 2010, một bệnh nhân 71 tuổi ở Florida bị bệnh ung thư. Ông ta phải trả $10,000 cho tiền chích thuốc, vì hãng bảo hiểm từ chối không trả. Lý do là bà vợ ông bác sĩ, và nhân viên văn phòng ghi sai mã số. Thay vì mã số chích thuốc để trị liệu, họ ghi mã số giải phẩu để đặt máy bơm vào trong người 10 lần mỗi tháng, trong suốt một năm.”
Cũng trong bài viết này, có đưa ra những lời khuyên dành cho bệnh nhân: “Hãy nhớ kỹ một điều là khi nhận được bill tính tiền của bệnh viện đừng dại dột vứt ngay vào sọt rác, giả vờ như chưa hề đọc nó. Bà Jennifer Jaff cố vấn cho bệnh nhân về y tế phí khuyên rằng việc không đọc cho kỹ bill tính tiền của bệnh viện sẽ dễ khiến chúng ta bị chuyên viên đòi nợ, collection agent, chạy theo hành hạ suốt đời. Khi thấy giấy tính tiền của bệnh viện đắt quá, bạn có thể nhờ cậy nhiều tổ chức tư nhân và chính phủ giúp bạn. Ví dụ: The US Department of Health & Human Services, Medical Billing Advocates of America , Patient Advocate Foundation, và Advocacy for Patients with Chronic Illness. Sau đó, lập một kế hoạch trả nợ tùy theo khả năng của bạn.”
Vì theo tác giả bài viết “Người ấn định mã số có thể lầm. Một sai lầm về mã số có thể làm cho bạn trả bill rất cao. Khi bạn hoài nghi, hãy đem cái code ghi trong bill tìm hiểu xem có đúng với việc trị liệu của bác sĩ hay không.”
Tác giả bài viết còn đề nghị bệnh nhân nên theo dõi thật sát việc chữa trị của bệnh viện. Vì “Mặc dù có hệ thống hậu kiểm, cũng như nhu liệu điện toán tốt, nhưng việc tính tiền của bệnh viện vẫn có thể nhầm lẫn vì nhân viên ghi nhập hồ sơ làm lỗi. Một ví dụ thường xảy ra nhất là họ tính tiền những lần hẹn gặp bác sĩ, bị hủy bỏ giờ chót, vì bệnh nhân hay bác sĩ thay đổi buổi hẹn. Trong mười vụ bỏ hẹn gặp bác sĩ, đi chụp CT scan, hay chụp quang tuyến X, thì có đến tám vụ vẫn bị tính tiền. Bà Pa lmer giải thích rằng nhân viên ghi nhận cuộc hẹn trong hồ sơ của bệnh nhân, nhưng quên không lấy ra khi cuộc hẹn bị hủy bỏ.
“Sai lầm khác cũng thường xảy ra là vụ tính tiền hai lần. Bà June Morgan kể ra ví dụ trường hợp bệnh nhân được gắn bộ phận thông mạch máu tắc nghẽn. Bộ phận này thường có những bộ phận rời nhỏ (parts) đi kèm theo. Một chuyên viên mã số, coder, trao cho bác sĩ một bộ phận rời, song vì nói nhỏ, hay bác sĩ không nghe rõ, họ ghi nhầm mã số, tính thêm tiền vào bệnh nhân.
“Nói chung, thân nhân người bệnh cần phải theo dõi chặt chẽ vật dụng tiếp liệu của nhà thương, cũng như việc lấy hẹn trong quá trình chữa trị để tránh trường hợp bệnh viện tính tiền nhiều lần, hay không làm mà vẫn tính tiền.”
Muốn mở văn phòng, bác sĩ, nha sĩ cần phải rành về billing và coding
Nói về công việc billing, nha sĩ D (bà không muốn tiết lộ tên thật) là chủ nhân của một văn phòng Nha Khoa rất đông bệnh nhân ngay tại Quận Cam, cho rằng, “Nếu một bác sĩ hay nha sĩ không biết về billing và coding, rất nguy hiểm, không nên mở phòng mạch. Vì chỉ cần bill sai vài lần thì phòng mạch của mình sẽ bị audit. Người bác sĩ, nha sĩ không biết gì về billing và coding, mà trông cậy vào người billing thì thế nào cũng có nhầm lẫn. Có thể có những lỗi bill sai, mà bác sĩ hay nha sĩ do không rành về billing và coding, sẽ không hiểu tại sao. Nhiều khi người billing họ không hiểu chuyên khoa, vì vậy người bill chính xác nhất vẫn là bác sĩ, nha sĩ của văn phòng mình làm chủ.
“Ngay cả nếu mình đưa ra một công ty chuyên về billing giỏi để bill cho văn phòng mình, cũng sẽ bị nhầm lẫn, vì họ không phải là bác sĩ, nha sĩ, không thể nào rành những dịch vụ y tế như bác sĩ, nha sĩ. Theo tôi, những người của công ty bảo hiểm khi phạt văn phòng bác sĩ, nha sĩ hay bệnh viên, trung tâm y tế đã bill sai, bill quá số tiền thì họ cũng phải có bằng chuyên môn y khoa, nha khoa thì mới biết rành bác sĩ, nha sĩ làm những dịch vụ y tế gì, có thật sự sai phạm khi bill hay không?”
Nha sĩ D giải thích thêm, “Người bác sĩ, nha sĩ khi quyết định mở văn phòng riêng cho mình, thì phải biết rành về billing và coding, nếu không biết billing thì thế nào nhân viên mình bị nhầm lẫn khi bill mà mình lại không biết để kiểm tra và sửa chữa. Nhưng một bác sĩ hay nha sĩ không thể nào vừa khám chữa bệnh và làm luôn công việc billing, thì bắt buột phải mướn người làm cho mình, nhưng phải dưới sự giám sát của mình. Khi họ bill xong, mình phải coi lại kỹ. Bill sai mà ít quá thì mất tiền không đủ cho mình duy trì văn phòng, bill sai mà cao quá thì bị vi phạm, dễ bị công ty bảo hiểm theo dõi, họ gộp nhiều lần lại sẽ phạt. Nếu nặng có khi bị dính đến lao lý. Nếu mình chỉ ra đó là sai lầm của người bill thì có thể không sao, nhưng thật ra cuối cùng thì người ta không kết tội người billing đâu, bất cứ chuyện gì xảy ra trong văn phòng bác sĩ, nha sĩ, là người bác sĩ, nha sĩ đó phải chịu trách nhiệm. Người bác sĩ hay nha sĩ mà không biết billing là thiệt hại cho văn phòng. ”
Theo nha sĩ D thì năng khiếu một người billing cần có là phải cẩn thận, vì nếu nhầm lẫn là gây hại từ ít đến nhiều cho văn phòng bác sĩ, nha sĩ. “Bác sĩ, nha sĩ rất dễ bị stress từ công việc billing, đó là người bill cứ bill sai hoài, không lấy được tiền, hoặc quên, bỏ sót, sau sáu tháng đến một năm mà quên bill là hết đòi được rồi, coi như mất trắng. An toàn nhất và trúng nhất, là người bác sĩ, nha sĩ nên làm ít giờ khi mở cửa văn phòng, nên để dành thời gian xem phần bill của nhân viên, vì phải lấy được tiền mới đủ tài chánh nuôi văn phòng mình duy trì được dài lâu.”
Nha sĩ D nói, “Nhiều khi có trường hợp công ty bảo hiểm từ chối trả tiền cho một dịch vụ y khoa đó, nhân viên của công ty bảo hiểm giải thích lý do từ chối mà chính họ khi giải thích họ còn không hiểu rõ, nên người nghe là nhân viên billing của văn phòng cũng không hiểu luôn, nhiều khi cần có khiếu nại gì đó, chỉ có nha sĩ, bác sĩ gọi khiếu nại trực tiếp với công ty bảo hiểm, chứ nhân viên đôi khi không có chuyên môn y khoa, không biết cách để trình bày như người nha sĩ hay bác sĩ trực tiếp thực hiện dịch vụ y tế đó.”
Cũng theo lời của nha sĩ D thì nghề billing có gì khó đâu. Chị cho biết bản thân chị rất rành về billing và coding trong phạm vi công việc của văn phòng mình, vì vậy chỉ cần một người có trình độ toán cấp phổ thông trung học, cẩn thận, chịu khó học hỏi được chị hướng dẫn vài giờ đồng hồ là người đó có thể bill được rồi, với điều kiện người đó phải học bài (các coding) để bill cho đúng thôi.
Chị nói, “Tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cho nhân viên của mình, không chỉ hướng dẫn từng dịch vụ y tế trong việc khám, nhổ răng…phải bấm những code nào, mà còn dạy cả một bài về Nha Khoa, phải biết có bao nhiêu cái răng trên miệng, có bao nhiêu mặt, trám răng bằng chất liệu gì… Tôi còn hướng dẫn tận tường để họ có thể nói chuyện với công ty bảo hiểm khi bị từ chối trả hay trả thấp.”
Vì vậy theo nha sĩ D, những văn phòng nhỏ như của chị hay hầu hết các văn phòng bác sĩ, nha sĩ khác, dù rất đông bệnh nhân, nhưng phần billing chỉ cần mỗi ngày khoảng 1- 2 tiếng đưa vào máy computer là hết việc rồi, nên chị sẽ không bao giờ mướn người vào làm billing toàn thời gian, nếu có mướn thì người đó vừa làm billing và phải làm thêm những việc khác trong văn phòng, như trả lời phone của bệnh nhân, lấy hẹn cho bệnh nhân, check bảo hiểm, biết lấy hồ sơ bệnh nhân… chứ trả lương giờ 8 tiếng/ 1 ngày, không thể trả chỉ để làm billing thôi. Một ngày văn phòng của chị có 20- 30 hồ sơ để billing, 3 ngày có 90 hồ sơ nên chị chỉ mướn một người làm biling đến làm 1 lần trong tuần chỉ chuyên billing thôi.
Nha sĩ D nhận xét, “Nếu có học nghề billing, thì nên đi ra làm cho các công ty chuyên về billing, hoặc trong bệnh viện, sẽ có người sửa lại cho mình. Công việc của người billing tại các bệnh viên hay các công ty chuyên về biiling giống như những người data entry vậy (Nghề nhập dữ liệu, hay còn gọi là số hóa dữ liệu, chuyển các dữ liệu từ văn bản giấy thành các file tài liệu mềm trên máy tính) sau đó có Supervisor, Manager kiểm tra lại, thì công việc không có gì là khó khăn hết. Một em học trò học lớp 12 vẫn có thể làm được.”
Công việc billing và coding tại văn phòng bác sĩ
Chị Trúc Nguyễn hiện đang làm bán thời gian về Medical Billing và Coding cho văn phòng bác sĩ tại Quận Cam giải thích công việc billing mà chị làm tại văn phòng bác sĩ khoảng 10 năm nay, “Tùy theo văn phòng bác sĩ đó nhiều bệnh nhân hay không, thì áp lực của người làm biling và coding đó nhiều hay ít. Từ trước đến nay tôi chủ yếu chỉ làm cho văn phòng bác sĩ khám tổng quát, do đó công việc billing và coding vẫn dễ dàng hơn là phần billing và coding cho những văn phòng bác sĩ chuyên khoa.
“Vì có nhiều dịch vụ của bênh nhân chữa trị chuyên khoa nhiều khi bảo hiểm không chịu trả. Bảo hiểm chỉ trả những dịch vụ đơn giản, còn những chữa trị phức tạp hơn thì phải gửi thư xin phép bảo hiểm, nếu họ cho thì sau khi bác sĩ chữa xong, mình mới bill được, và cũng tùy theo bảo hiểm của bệnh nhân mua. Có bảo hiểm họ không cần phải xin phép và chịu trả nhưng chỉ bao nhiêu phần trăm thôi chứ không trả hoàn toàn hết dịch vụ, bên cạnh đó bệnh nhân phải copay hoặc deductible.
“Thường thì quy định của các hãng bảo hiểm đưa ra bắt buộc khách hàng của họ chỉ đến khám ở những bác sĩ có tên trong network; hãng bảo hiểm sẽ không chi trả nếu người bệnh tự ý đi khám ở những bác sĩ ngoài network. Do đó người nhân viên tại văn phòng bác sĩ khi nhận bệnh nhân, cần phải check kỹ bảo hiểm của bệnh nhân có đúng với net work của bác sĩ không? Nếu họ check không kỹ, đến khi người bill làm bill thì việc đã muộn rồi. Ngay cả việc quy định bệnh nhân phải trả co-payment hoặc deductible của các công ty bảo hiểm cũng khác nhau, đây là hình thức buộc người bệnh phải tự hạn định mình trong việc đi khám bác sĩ hoặc chữa trị.
“Các hãng bảo hiểm còn có quy định là từ chối không chi trả cho những chữa trị hoặc các dược liệu nào đó đối với bệnh nhân. Hoặc với bảo hiểm của chính phủ, như Medicare hay Medicaid cũng có sự quy định rất nghiêm ngặt. Trong các bảo hiểm thì bảo hiểm của chính phủ đòi hỏi phải chính xác, nhiều khi họ trả tiền rồi, nhưng nếu sau đó họ thấy có gì không hợp lệ thì họ bắt mình phải nộp lại các hồ sơ bệnh lý của bệnh nhân để họ coi lại là đúng, và đã nhận được phần trả tiền là hợp lệ. Một số bảo hiểm tư nhân khác cũng đòi hỏi khắt khe như vậy.”
Chị Trúc Nguyễn giải thích, “Với những trường hợp bảo hiểm chỉ trả một phần, phần còn lại bệnh nhân phải trả, khi bill xong, mình phải gọi lại bệnh nhân. Mình phải thuyết phục bệnh nhân trả, vì nhiều bệnh nhân cho rằng đã có bảo hiểm trả rồi, sao lại bắt họ trả. Nhưng họ không biết là có những bảo hiểm không chịu trả hết các dịch vụ, bệnh nhân phải chịu một phần chi phí của dịch vụ khám chữa bệnh đó. nếu bệnh nhân không trả thì phải gọi qua một công ty trung gian để họ gọi cho bệnh nhân để yêu cầu trả. Nói chung có rất nhiều vấn đề khó khăn, chứ không phải đơn giản chỉ gửi đi và tiền sẽ nhận được.”
Chị Trúc Nguyễn cho biết thường khi bill xong, thì khoảng hai, ba tuần công ty bảo hiểm mới gửi giấy cho biết là họ sẽ trả hay là không trả. Từng dịch vụ sẽ được bảo hiểm trả bao nhiêu tiền đã có hết rồi, người bill không thể nào đòi được hơn số tiền đã quy định. Một người billing giỏi là người biết cách thương lượng với bảo hiểm, nếu công ty bảo hiểm không chịu trả, hoặc trả quá thấp, thì phải thuyết phục công ty bảo hiểm phải trả và đưa ra được những lý do chính đáng.
Theo chị Trúc, nghề billing rất cần người làm luôn cẩn thận, làm lâu thì sẽ tích lũy kinh nghiệm. Nhắc lại kinh nghiệm có được khi mới vào nghề đến nay, chị chia sẻ, “Lúc đầu khi gửi bill đến các công ty bảo hiểm lúc tôi mới làm khoảng 10 năm trước, ban đầu là gửi giấy tờ qua bưu điện nên mất thời gian hơn, hiện nay gửi bill đi bằng thư điện tử nên nhanh hơn. Hồi mới làm, đôi khi tôi bị sai khi ghi coding của phần chữa trị nào đó không đúng, hoặc sai tên bệnh nhân, chẳng hạn tên bệnh nhân trên các giấy tờ thường có 2 tên, khi họ ghi tên vào khám trong văn phòng bác sĩ khác với tên họ đã khai trên giấy tờ của bảo hiểm, vì họ ghi không đúng, mà nhân viên nhận bệnh lại không kiểm tra kỹ đưa qua cho phần bill, khi bill xong gửi đi, bảo hiểm sẽ trả về không chịu trả tiền, hoặc nhiều khi ngày sinh của bệnh nhân khai với văn phòng bác sĩ là ngày trước tháng sau theo thói quen ghi bên Việt Nam…
“Nhiều bảo hiểm có phần giới hạn từng dịch vụ y tế rất kỹ, chẳng hạn chỉ cho phép thử máu tổng quát 1 năm 1 lần, nhiều khi bệnh nhân cứ nghĩ là có bảo hiểm thì cứ đi khám lần nào cũng được, do chính họ cũng không hiểu rõ những quy định bảo hiểm của họ. Hoặc có trường hợp bill không được vì bảo hiểm đã hết hạn, mà bệnh nhân vẫn đi khám, hoặc bảo hiểm thay đổi những quy định mới so với trước đó. Hoặc có những thủ tục y tế đòi hỏi phải đi gặp bác sĩ chuyên khoa, nếu bác sĩ gia đình chữa trị thì nhiều khi bảo hiểm cũng không chịu trả tiền. Vì vậy nhân viên văn phòng khi nhận bệnh nhân lấy hẹn, cần phải kiểm tra kỹ bảo hiểm của bệnh nhân, phải nói rõ quy định của bảo hiểm cho bệnh nhân rồi mới nhận bệnh nhân đến khám, sẽ đỡ vất vả cho bác sĩ cũng như người billing về sau khi tính tiền bảo hiểm.”
Có phải nghề Medical Billing chỉ cần học online trong thời gian ngắn vẫn kiếm được việc dễ dàng?
Trước ý kiến phổ biến trên internet, cho rằng “Nghề medical billing & coding không cần học cũng làm được, chỉ cần những người đã làm rồi chỉ dẫn cho người chưa biết, là biết làm, còn nếu không có người chỉ thì mua sách trênwww.amazon.com chỉ tốn có mấy chục đô, không nhất thiết phải tới trường học. Còn nếu muốn có giấy chứng nhận đã học qua nghề này để xin đi làm, thì học online là được rồi. Và chỉ cần học khoảng 70 giờ, lớp chuyên về medical billing & coding, không cần lấy thêm những môn phụ như anatomy & physiology, medical terminology (thuật ngữ y khoa). Vì khi bác sĩ đưa hồ sơ bệnh nhân đã ghi đầy đủ những từ ngữ của những môn này rồi. Học online xong, tới mấy văn phòng bác sĩ làm không công cho họ hai tháng để học thêm nghề, là có thể làm được.”
Chị Trúc Nguyễn đang làm billing và coding cho văn phòng bác sĩ tại Quận Cam phản đối ý kiến này. Chị cho biết, “Khi mới bắt đầu làm medical billing & coding, lúc đầu bao giờ cũng khó khăn, phải học và nhớ những thuật ngữ chuyên khoa về y khoa, vì phải thuần thục cái này thì mới dễ dàng hơn khi làm về medical billing. Medical term rất nhiều, những từ chuyên khoa của y khoa mình phải biết, nhiều khi rất khó. Riêng tôi khi học tại Santa Ana College, về medical term phải học mất hai semester mới học xong. Muốn làm trong ngành y khoa thì phải học medical term trước, nhất là muốn làm biling thì phải dựa trên medical term do các bác sĩ ghi, dựa trên các code của các medical term thì mình mới tính tiền bảo hiểm được. Theo tôi nếu học medical billing và coding trên online, thì chưa chắc là xin được việc làm.”
Còn với chị K.N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về medical billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khỏe của chính phủ liên bang) nhận xét, “Theo tôi nếu học medical billing và coding mà học online sẽ có hiệu quả rất ít, vì nhiều chi tiết mình không thể nào học từ trong sách vở được. Khi mình học ở trường, dù là trường tư nhân hay trường community college thì mình có thể hỏi thầy cô giáo những thắc mắc mình không hiểu trong bài học, nhiều khi thầy cô giáo sẽ chia sẻ những kinh nghiệm mà họ đã trải qua.”
Chị Trúc Nguyễn cho biết trước khi chuyên làm về medical billing và coding tại văn phòng bác sĩ (khoảng 10 năm nay), chị đảm nhận luôn vị trí của một medical assistant. Vì đây là chuyên ngành chị đã học tại Santa Ana College.
Chị giới thiệu, “Có nhiều trường chia riêng ra ngành học medical billing riêng và medical assistant riêng, nhưng trường Santa Ana college nơi tôi học thì dạy luôn medical billing trong ngành học medical assistant. Nhưng tôi phải học phải hai năm học (toàn thời gian) mới xong. Còn nếu học riêng nghề medical billing hoặc medical coding ở những trường chuyên dạy nghề thì chỉ học khoảng từ ba đến sáu tháng là xong rồi.”
Chị Trúc nói sở dĩ chị chọn học tại college, vì học phí rẻ hơn trường dạy nghề, hơn nữa khi học ở college, cái lợi trước mắt là giúp chị học được những lớp như Toán, English, Language Art Writing… để lấy bằng GED (tương đương với bằng trung học). Ngoài ra khi chị chọn community college thì lấy vừa lấy được bằng hai năm (bằng AA degree) và bằng nghề luôn. Chị muốn học tại community College để có bằng AA vì muốn chuyển tiếp lên học để lấy bằng y tá. Còn nếu chỉ tập trung học tại trường nghề thì chỉ học tập trung vào môn học thôi, ba đến sáu tháng là học xong có thể đi xin việc làm được rồi.
Chị Trúc Nguyễn cho biết riêng ngành học medical assistant mà chị học tại Santa Ana College, ngoài phần medical billing and coding, chị còn có thể phụ giúp bác sĩ các công việc văn phòng như, có thể lấy máu, chích ngừa cúm cho bệnh nhân, đo huyết áp, cân, đo chiều cao, chuẩn bị hồ sơ bệnh nhân, lấy mẫu thử nghiệm (Specimen), v.v.. Học bằng này chỉ vào văn phòng bác sĩ thực tập thôi, chứ không vào bệnh viện thực tập như học bằng Y tá.
Học ở trường dạy nghề dễ tìm việc làm hơn trường community college?
Từ kinh nghiệm của mình, chị K.N đưa ra lời khuyên, “Nếu học viên muốn dễ kiếm việc làm sau khi học xong về medical billing và coding, thì học viên nên ghi danh học ở các trường dạy nghề hơn là học ở các trường community college, bởi vì các trường dạy nghề sẽ gửi học viên tới các bệnh viện hoặc các tổ hợp của các bác sĩ để tập luyện sau khi xong khóa học. Các trường dạy nghề cũng giúp đỡ các học viên cách viết resume (đơn xin việc làm) và giúp đỡ nộp đơn tới những nơi đang cần mướn nhân viên.”
Chị K.N nói trước khi học tại trường nghề American Career College (ACC) tại thành phố Anaheim, chị đã theo học bán thời gian tại Golden West College để lấy bằng hai năm AA vì ban đầu chị có ý định sẽ học lấy bằng kế toán. Nhưng trong thời gian vừa đi học bán thời gian (đã xong bằng hai năm) và làm toàn thời gian (là một leader của dây chuyền lắp ráp điện tử tại một công ty điện tử), năm 2005 công ty chuẩn bị đóng cửa, sa thải nhân viên, nên chị sắp bị thất nghiệp. Lúc đó có nhân viên của OC One Stop Center đến công ty điện tử của chị K. N đang làm, để giới thiệu qua về OC One Stop Center có rất nhiều chương trình để giúp những người bị thất nghiệp muốn tìm việc làm mới. Có chương trình giúp tìm việc làm, có chương trình giúp xin tiền chính phủ để đi học thêm một nghề khác… Nghe thấy hay quá, chị về bàn với chồng, chồng có người bạn làm cho một bệnh viện, khuyên chị nên học billing thì sẽ dễ tìm việc làm hơn là học kế toán như ý định ban đầu của chị.
Nghe vậy chị đã đến OC One stop center để nộp đơn xin tài trợ học phí để học trường nghề medical billing, và đã được OC One stop center đồng ý tài trợ học phí toàn phần cho chị học với điều kiện chị phải đậu bài kiểm tra, để chứng minh đủ tiêu chuẩn, thì mới xin được học bổng để học nghề. Nhờ đã có kiến thức học bằng hai năm, nên chị xuất sắc hoàn tất bài kiểm tra gồm toán (trình độ college), tiếng Anh, và nhận được bảo trợ tài chánh toàn bộ học phí $12,500 cho khóa học medical billing and coding tại trường ACC.
Sau khi học xong (thời gian học toàn thời gian dài tám tháng rưỡi và hai tuần đi thực tập) vào tháng Sáu, 2006, chị K. N lúc đó đã ngoài 30 tuổi. Đầu tháng Bảy chị đã xin được việc làm tại Newport Specialty Hospital ở Tustin. Đây là một trong những bệnh viện của Pacific Health Corporation. Ngay khi đi làm được rồi thì suốt sáu tháng đầu, chị phải gửi cùi check lương cho OC One stop center để họ biết là One stop center đã giúp chị thành công với công việc mới.
Giới thiệu qua về các trường dạy nghề mà chị biết, cũng như lý do chọn học tại ACC, chị K. N nói, “Tại Quận Cam có rất nhiều trường dạy về medical billing và coding. Có nhiều trường chỉ dạy những lớp về medical billing riêng biệt và những lớp về medical coding riêng, bởi vì có những học viên chỉ muốn học chuyên về một môn mà thôi để có thể đi kiếm việc làm trong một thời gian ngắn. Những trường dạy nghề mà tôi biết như trường Concorde Career College tại thành phố Garden Grove, trường Cypress College tại Cypress, trường Regional Occupational Progam (ROP), và trường American Career College mà tôi chọn học. Vào năm 2005 khi tôi ghi danh học, giá tiền học về billing lúc đó tại mấy trường dạy nghề khoảng $6,500 đồng, học trong sáu tháng, trường tôi học mắc nhất, học phí 12 ngàn rưỡi vào năm 2005, năm 2016 giá tiền học đã lên đến $17,975. Vì những trường khác chỉ dạy billing, còn trường tôi học thì dạy cả coding luôn, nên học khoảng tám tháng rưỡi và hai tuần đi thực tập.”
Chị K.N giới thiệu, “Nếu chọn học medical billing ở trường dạy nghề thì tất cả các môn cần thiết bao gồm trọn gói cho chương trình, gồm terminology, biology, toán căn bản, typing, cách tìm việc làm, cách trả lời phỏng vấn, cách ăn mặc, và các cách bill khác nhau cho bệnh viên, văn phòng bác sĩ, văn phòng nha sĩ, vì biliing mỗi nơi sẽ dùng form khác nhau, cách bill khác nhau. Billing cho bệnh viện (UB-04 Claim Form), Billing cho văn phòng bác sĩ (CMS-1500 Claim Form) và Billing cho văn phòng nha sĩ (ADA Dental Claim Form).
“Về medical coding thì cũng cần học gần giống như medical billing, nhưng phải học thêm nhiều về terminology và biology để có thể hiểu rõ và code thật chuẩn xác những bệnh mà bác sĩ liệt kê trong hồ sơ bệnh án của bệnh nhân. Sau khi học xong lớp coding và có chứng chỉ, nhưng học viên phải đi thi thêm State Board License thì mới có thể đi kiếm việc làm chuyên về Medical Coding được.”
Theo kinh nghiệm của chị K. N, tất cả các trường chuyên về dạy nghề medical billing và coding đều có phẩm chất và hiệu quả như nhau, nhưng khi đi làm, một số học viên có thể sẽ không kiếm được việc làm như mình mong muốn, vì nhiều học viên ra trường mỗi năm, nhưng công việc làm thì không có chỗ trống nhiều, do đó có nhiều học viên sau khi ra trường sẽ không được nhận vào làm Billing liền mà phải làm những việc khác như gọi cho công ty bảo hiểm, gọi cho bệnh nhân, học làm việc thư ký trong một thời gian để tìm cơ hội khi nào văn phòng có chổ trống cho công việc Billing thì sẽ nộp đơn xin chuyển công việc.
Làm tại văn phòng bác sĩ có thể nhận cùng lúc Medical Billing và Coding
Dù theo học ngành Medical assistant (bao gồm luôn Medical Billing và Coding) tại Santa Ana College, và từng làm những công việc của một medical assistant (lấy máu, chích ngừa, đo huyết áp, nhận hẹn của bệnh nhân…), nhưng cuối cùng thì chị Trúc Nguyễn vẫn thích làm công việc chuyên về Medical Billing và Coding tại văn phòng bác sĩ hơn.
Chị nói vì làm trong văn phòng bác sĩ nên công việc đơn giản và nhẹ nhàng hơn là làm cho công ty chuyên về Billing hay chuyên về Coding hoặc trong bệnh viện. Do đó chị (và những người làm tại các văn phòng bác sĩ, nha sĩ) thường làm luôn cả hai công việc Medical Billing và Coding cùng một lúc, chứ không phân ra riêng biệt.
Chị Trúc Nguyễn giới thiệu, “Khi ghi coding (chuyển các thông tin được ghi trong hồ sơ y tế thành ngôn ngữ alphanumeric, kết hợp các kí tự số và chữ), đòi hỏi mình phải rành về Medical Term (Medical Terminology- thuật ngữ y khoa) và phải có trí nhớ tốt để nhớ những code ghi trong hồ sơ bệnh lý của bệnh nhân thì mới ghi đúng code được. Vì phần coding thì có sẵn trong một cuốn sách rất dày theo thứ tự ABC để mình tìm, mình phải biết đọc phần nào trong cơ thể con người (Medical Terminology- thuật ngữ y khoa) khi bác sĩ ghi trong hồ sơ bệnh án, thì mới tìm được code cần thiết thật nhanh, mới tính bill nhanh được. Làm lâu ngày hoặc làm thường xuyên, gặp những code của căn bệnh đó thì mình cũng nhớ được code và làm sẽ nhanh hơn người mới vào nghề.”
Chị Trúc nói thời gian trước Medical coding dùng ICT 9 CODE khi ghi ra thường ghi code chung chung phần bệnh lý, nhưng kể từ tháng 10 năm 2015 mới thay đổi coding sang ICT 10, thay đổi mới này đòi hỏi người làm Medical Coding phải ghi rõ những code chi tiết hơn. Ví dụ chân đau, phải ghi rõ code của chân trái hay chân phải đau, phần nào của chân (là gót chân phải, hay ngón chân trái hay bàn chân phải... Nếu là ngón chân thì ngón nào...). Nghĩa là phải ghi ra chính xác code đó thì mới được công ty bảo hiểm trả tiền đủ. Vì càng ngày công ty bảo hiểm càng khó, đòi hỏi phải làm hồ sơ nộp cho bảo hiểm kỹ lưỡng, chi tiết hơn.
Thú vị của nghề nghiệp và những áp lực
Chị Trúc cũng cho rằng nghề Medical Billing và Coding không hề nhàm chán. Lúc nào chị cũng phải tìm code mới của căn bệnh để làm bill, chị phải luôn trau dồi nghề nghiệp thường xuyên. Phải đọc các tài liệu, những quy định của các công ty bảo hiểm sức khỏe mà bệnh nhân của văn phòng bác sĩ (nơi chị làm) đến khám, để cập nhật cho công việc của mình. Thường thì muốn biết những cập nhật mới, chị phải vào web site của công ty bảo hiểm để xem. Trước khi tính tiền cũng phải vào xem lại công ty bảo hiểm có những quy định gì mới hay không để tránh bị công ty bảo hiểm trả lại.
Ngoài ra, mỗi hai năm chị phải dự những buổi hội thảo do các công ty bảo hiểm tổ chức, để cập nhật những thay đổi mới cho nghề nghiệp. Người làm công việc này phải rành về MS-word và Excel vì cần thiết cho công việc, và phải biết đánh máy computer khoảng 35 đến 40 từ trong vòng một phút thì mới hoàn thành nhanh các bill theo yêu cầu của văn phòng bác sĩ quy định.
Theo chị Trúc Nguyễn, thường người làm về billing là đem về lợi nhuận cho văn phòng của bác sĩ, “nên bác sĩ phải tin tưởng người làm billing, thì mới giao công việc cho mình. Khi bác sĩ đã tin tưởng mình rồi thì bác sĩ sẽ không bắt buột mình phải làm được bao nhiêu bill trong tuần hay trong tháng. Dù rằng hằng tuần mình đều phải báo cáo lại cho bác sĩ biết qua những bill mình đã làm.
“Tôi từng làm cho nhiều văn phòng bác sĩ trong quận Cam này, có nơi yêu cầu tôi phải báo cáo lại mỗi ngày, và mỗi tuần, và bắt buột mỗi ngày hay mỗi tuần tôi phải hoàn thành bao nhiêu bill gửi đi mà họ quy định… Khi bị như vậy khiến tôi rất áp lực, bị stress. Còn khi làm được tin tưởng, bác sĩ không gây áp lực thì tôi nhiệt tình làm, có khi còn tốt hơn số quy định đề ra nữa, còn khi làm mà cứ bị theo dõi làm được không, nhiều khi không dễ dàng cho mình.”
Quy định của Billing và Coding tại bệnh viện
Chị K. N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khoẻ của chính phủ liên bang, được trả bằng quỹ An sinh Xã hội-Social Security) cho biết vì bệnh viện UCI là một bệnh viện lớn, có nhiều bệnh nhân đến điều trị, cấp cứu, nên những người làm Medical Billing nơi văn phòng mà chị phụ trách được quy định là trong một tiếng đồng hồ người billing phải gửi ra được 15 cái bill đến bảo hiểm. Tại bệnh viên UCI chia ra từng bộ phận là người nào chuyên billing, thì chỉ làm phần billing, người nào chuyên coding, thì làm về coding, chứ không làm cả hai gộp chung như những người làm tại văn phòng bác sĩ.
Chị K. N giải thích, “Người làm Medical coding rất nhức đầu, phải đọc hết hồ sơ bệnh án của bệnh nhân khi vào bệnh viện. Thường hồ sơ bệnh án đâu chỉ có 2- 3 trang, có nhiều bệnh nhân vào bệnh viện, hồ sơ bệnh án có mấy chục trang luôn, nào là phẫu thuật, nào là bác sĩ gia đình đến khám, bác sĩ phẫu thuật ghi hồ sợ bệnh án, những người therapy đến chữa cho bệnh nhân, những y á chăm sóc bệnh nhân… những người đó đều ghi lại trong hồ sơ bệnh án hết, nên người làm coding phải xem tất cả từ đầu đến đuôi, từ lúc bệnh nhân bắt đầu vô bệnh viện cho đến lúc ra viện. Người làm Coding ở bệnh viện sẽ có những đòi hỏi về kinh nghiệm nhiều vì sẽ code cho nhiều loại bệnh án khác nhau chẳng hạn với những bệnh nhân ở bệnh viện dài hạn (impatien Service), hoặc bệnh nhân chỉ tới bệnh viện trong ngày (outpatient service) và rất nhiều bệnh nặng, nhẹ khác nhau.”
Chị K. N nói thêm, “Người Coder cũng phải hiểu rõ về những luật lệ của Center of Medicare- Medicaid Services để không vi phạm vào luật lệ đã định. Vì bệnh viện có hợp đồng với chính phủ (những bảo hiểm medicare, medical) cho nên làm coding có sơ xuất gì người coder sẽ bị phạt, nếu nặng là bị tù luôn chứ không chỉ phạt tiền thôi. Còn làm coding trong văn phòng bác sĩ thì đơn giản hơn, chỉ khám định kỳ, những bệnh thông thường, những bệnh đặc biệt thì thường bệnh nhân đến bệnh viện hết rồi.”
Chính vì vậy mà dù chị K. N học cả hai chuyên ngành Medical Billing and Coding tại trường American Career College (ACC- tại thành phố Anaheim) nhưng cuối cùng chị chọn Medical Billing để làm, chứ không chuyên về Medical Coding.
Chị kể, “Mình chọn Medical Billing là vì khi mình học xong về Medical Billing và Coding, mình đã may mắn được làm cho một tổ hợp bệnh viện lớn Pacific Health Corp gồm có tất cả sáu bệnh viện lớn nhỏ và đủ loại dịch vụ. Mình cũng được học hỏi rất nhiều về công việc Billing ở đó và mình thấy công việc Medical Billing cũng hợp với mình hơn.”
Chị nói công việc Medical Billing thì cũng có vẻ dễ hơn Medical Coding, vì chị có thể đọc những tin cập nhật của Centers of Medicare Medicaid Services online. Nhưng về Medical Coding có thể phải đi học những lớp tu nghiệp ở trường để có được những kiến thức về luật lệ mới.
Chị Trúc Nguyễn và chị K. N đều cho rằng sau khi học xong bằng Medical Billing và Coding, học viên có thể nộp đơn xin việc tại văn phòng bác sĩ hay bệnh viện hoặc các công ty chuyên về Medical Billing và Coding. Chứ không cần phải đi thi lấy certified medical billing specialist (MBS).
Theo chị K. N, những ai được gọi là Medical Billing specialist hay Medical Coding specialist cũng là Medical Billing hay là Medical Coding, nhưng khi được cho là Specialist thì phải có nhiều kinh nghiệm về mọi công việc. Khi học xong lớp Medical Billing and Coding là sẽ được cấp chứng chỉ để chứng nhận mình đã học xong môn học đó, gọi là Certified Medical Billing and Coding. Nhưng những ai muốn làm chuyên về Medical Coding thì bắt buột phải thi licence ở State Board thì mới đi làm được.”
Nói về công việc billing, nha sĩ D (bà không muốn tiết lộ tên thật) là chủ nhân của một văn phòng Nha Khoa rất đông bệnh nhân ngay tại Quận Cam, cho rằng, “Nếu một bác sĩ hay nha sĩ không biết về billing và coding, rất nguy hiểm, không nên mở phòng mạch. Vì chỉ cần bill sai vài lần thì phòng mạch của mình sẽ bị audit. Người bác sĩ, nha sĩ không biết gì về billing và coding, mà trông cậy vào người billing thì thế nào cũng có nhầm lẫn. Có thể có những lỗi bill sai, mà bác sĩ hay nha sĩ do không rành về billing và coding, sẽ không hiểu tại sao. Nhiều khi người billing họ không hiểu chuyên khoa, vì vậy người bill chính xác nhất vẫn là bác sĩ, nha sĩ của văn phòng mình làm chủ.
Medical Billing và Coding
“Ngay cả nếu mình đưa ra một công ty chuyên về billing giỏi để bill cho văn phòng mình, cũng sẽ bị nhầm lẫn, vì họ không phải là bác sĩ, nha sĩ, không thể nào rành những dịch vụ y tế như bác sĩ, nha sĩ. Theo tôi, những người của công ty bảo hiểm khi phạt văn phòng bác sĩ, nha sĩ hay bệnh viên, trung tâm y tế đã bill sai, bill quá số tiền thì họ cũng phải có bằng chuyên môn y khoa, nha khoa thì mới biết rành bác sĩ, nha sĩ làm những dịch vụ y tế gì, có thật sự sai phạm khi bill hay không?”
Nha sĩ D giải thích thêm, “Người bác sĩ, nha sĩ khi quyết định mở văn phòng riêng cho mình, thì phải biết rành về billing và coding, nếu không biết billing thì thế nào nhân viên mình bị nhầm lẫn khi bill mà mình lại không biết để kiểm tra và sửa chữa. Nhưng một bác sĩ hay nha sĩ không thể nào vừa khám chữa bệnh và làm luôn công việc billing, thì bắt buột phải mướn người làm cho mình, nhưng phải dưới sự giám sát của mình. Khi họ bill xong, mình phải coi lại kỹ. Bill sai mà ít quá thì mất tiền không đủ cho mình duy trì văn phòng, bill sai mà cao quá thì bị vi phạm, dễ bị công ty bảo hiểm theo dõi, họ gộp nhiều lần lại sẽ phạt. Nếu nặng có khi bị dính đến lao lý. Nếu mình chỉ ra đó là sai lầm của người bill thì có thể không sao, nhưng thật ra cuối cùng thì người ta không kết tội người billing đâu, bất cứ chuyện gì xảy ra trong văn phòng bác sĩ, nha sĩ, là người bác sĩ, nha sĩ đó phải chịu trách nhiệm. Người bác sĩ hay nha sĩ mà không biết billing là thiệt hại cho văn phòng. ”
Medical Billing và Coding
Theo nha sĩ D thì năng khiếu một người billing cần có là phải cẩn thận, vì nếu nhầm lẫn là gây hại từ ít đến nhiều cho văn phòng bác sĩ, nha sĩ. “Bác sĩ, nha sĩ rất dễ bị stress từ công việc billing, đó là người bill cứ bill sai hoài, không lấy được tiền, hoặc quên, bỏ sót, sau sáu tháng đến một năm mà quên bill là hết đòi được rồi, coi như mất trắng. An toàn nhất và trúng nhất, là người bác sĩ, nha sĩ nên làm ít giờ khi mở cửa văn phòng, nên để dành thời gian xem phần bill của nhân viên, vì phải lấy được tiền mới đủ tài chánh nuôi văn phòng mình duy trì được dài lâu.”
Nha sĩ D nói, “Nhiều khi có trường hợp công ty bảo hiểm từ chối trả tiền cho một dịch vụ y khoa đó, nhân viên của công ty bảo hiểm giải thích lý do từ chối mà chính họ khi giải thích họ còn không hiểu rõ, nên người nghe là nhân viên billing của văn phòng cũng không hiểu luôn, nhiều khi cần có khiếu nại gì đó, chỉ có nha sĩ, bác sĩ gọi khiếu nại trực tiếp với công ty bảo hiểm, chứ nhân viên đôi khi không có chuyên môn y khoa, không biết cách để trình bày như người nha sĩ hay bác sĩ trực tiếp thực hiện dịch vụ y tế đó.”
Cũng theo lời của nha sĩ D thì nghề billing có gì khó đâu. Chị cho biết bản thân chị rất rành về billing và coding trong phạm vi công việc của văn phòng mình, vì vậy chỉ cần một người có trình độ toán cấp phổ thông trung học, cẩn thận, chịu khó học hỏi được chị hướng dẫn vài giờ đồng hồ là người đó có thể bill được rồi, với điều kiện người đó phải học bài (các coding) để bill cho đúng thôi.
Chị nói, “Tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cho nhân viên của mình, không chỉ hướng dẫn từng dịch vụ y tế trong việc khám, nhổ răng…phải bấm những code nào, mà còn dạy cả một bài về Nha Khoa, phải biết có bao nhiêu cái răng trên miệng, có bao nhiêu mặt, trám răng bằng chất liệu gì… Tôi còn hướng dẫn tận tường để họ có thể nói chuyện với công ty bảo hiểm khi bị từ chối trả hay trả thấp.”
Vì vậy theo nha sĩ D, những văn phòng nhỏ như của chị hay hầu hết các văn phòng bác sĩ, nha sĩ khác, dù rất đông bệnh nhân, nhưng phần billing chỉ cần mỗi ngày khoảng 1- 2 tiếng đưa vào máy computer là hết việc rồi, nên chị sẽ không bao giờ mướn người vào làm billing toàn thời gian, nếu có mướn thì người đó vừa làm billing và phải làm thêm những việc khác trong văn phòng, như trả lời phone của bệnh nhân, lấy hẹn cho bệnh nhân, check bảo hiểm, biết lấy hồ sơ bệnh nhân… chứ trả lương giờ 8 tiếng/ 1 ngày, không thể trả chỉ để làm billing thôi. Một ngày văn phòng của chị có 20- 30 hồ sơ để billing, 3 ngày có 90 hồ sơ nên chị chỉ mướn một người làm biling đến làm 1 lần trong tuần chỉ chuyên billing thôi.
Nha sĩ D nhận xét, “Nếu có học nghề billing, thì nên đi ra làm cho các công ty chuyên về billing, hoặc trong bệnh viện, sẽ có người sửa lại cho mình. Công việc của người billing tại các bệnh viên hay các công ty chuyên về biiling giống như những người data entry vậy (Nghề nhập dữ liệu, hay còn gọi là số hóa dữ liệu, chuyển các dữ liệu từ văn bản giấy thành các file tài liệu mềm trên máy tính) sau đó có Supervisor, Manager kiểm tra lại, thì công việc không có gì là khó khăn hết. Một em học trò học lớp 12 vẫn có thể làm được.”
Công việc billing và coding tại văn phòng bác sĩ
Chị Trúc Nguyễn hiện đang làm bán thời gian về Medical Billing và Coding cho văn phòng bác sĩ tại Quận Cam giải thích công việc billing mà chị làm tại văn phòng bác sĩ khoảng 10 năm nay, “Tùy theo văn phòng bác sĩ đó nhiều bệnh nhân hay không, thì áp lực của người làm biling và coding đó nhiều hay ít. Từ trước đến nay tôi chủ yếu chỉ làm cho văn phòng bác sĩ khám tổng quát, do đó công việc billing và coding vẫn dễ dàng hơn là phần billing và coding cho những văn phòng bác sĩ chuyên khoa.
“Vì có nhiều dịch vụ của bênh nhân chữa trị chuyên khoa nhiều khi bảo hiểm không chịu trả. Bảo hiểm chỉ trả những dịch vụ đơn giản, còn những chữa trị phức tạp hơn thì phải gửi thư xin phép bảo hiểm, nếu họ cho thì sau khi bác sĩ chữa xong, mình mới bill được, và cũng tùy theo bảo hiểm của bệnh nhân mua. Có bảo hiểm họ không cần phải xin phép và chịu trả nhưng chỉ bao nhiêu phần trăm thôi chứ không trả hoàn toàn hết dịch vụ, bên cạnh đó bệnh nhân phải copay hoặc deductible.
“Thường thì quy định của các hãng bảo hiểm đưa ra bắt buộc khách hàng của họ chỉ đến khám ở những bác sĩ có tên trong network; hãng bảo hiểm sẽ không chi trả nếu người bệnh tự ý đi khám ở những bác sĩ ngoài network. Do đó người nhân viên tại văn phòng bác sĩ khi nhận bệnh nhân, cần phải check kỹ bảo hiểm của bệnh nhân có đúng với net work của bác sĩ không? Nếu họ check không kỹ, đến khi người bill làm bill thì việc đã muộn rồi. Ngay cả việc quy định bệnh nhân phải trả co-payment hoặc deductible của các công ty bảo hiểm cũng khác nhau, đây là hình thức buộc người bệnh phải tự hạn định mình trong việc đi khám bác sĩ hoặc chữa trị.
“Các hãng bảo hiểm còn có quy định là từ chối không chi trả cho những chữa trị hoặc các dược liệu nào đó đối với bệnh nhân. Hoặc với bảo hiểm của chính phủ, như Medicare hay Medicaid cũng có sự quy định rất nghiêm ngặt. Trong các bảo hiểm thì bảo hiểm của chính phủ đòi hỏi phải chính xác, nhiều khi họ trả tiền rồi, nhưng nếu sau đó họ thấy có gì không hợp lệ thì họ bắt mình phải nộp lại các hồ sơ bệnh lý của bệnh nhân để họ coi lại là đúng, và đã nhận được phần trả tiền là hợp lệ. Một số bảo hiểm tư nhân khác cũng đòi hỏi khắt khe như vậy.”
Chị Trúc Nguyễn giải thích, “Với những trường hợp bảo hiểm chỉ trả một phần, phần còn lại bệnh nhân phải trả, khi bill xong, mình phải gọi lại bệnh nhân. Mình phải thuyết phục bệnh nhân trả, vì nhiều bệnh nhân cho rằng đã có bảo hiểm trả rồi, sao lại bắt họ trả. Nhưng họ không biết là có những bảo hiểm không chịu trả hết các dịch vụ, bệnh nhân phải chịu một phần chi phí của dịch vụ khám chữa bệnh đó. nếu bệnh nhân không trả thì phải gọi qua một công ty trung gian để họ gọi cho bệnh nhân để yêu cầu trả. Nói chung có rất nhiều vấn đề khó khăn, chứ không phải đơn giản chỉ gửi đi và tiền sẽ nhận được.”
Chị Trúc Nguyễn cho biết thường khi bill xong, thì khoảng hai, ba tuần công ty bảo hiểm mới gửi giấy cho biết là họ sẽ trả hay là không trả. Từng dịch vụ sẽ được bảo hiểm trả bao nhiêu tiền đã có hết rồi, người bill không thể nào đòi được hơn số tiền đã quy định. Một người billing giỏi là người biết cách thương lượng với bảo hiểm, nếu công ty bảo hiểm không chịu trả, hoặc trả quá thấp, thì phải thuyết phục công ty bảo hiểm phải trả và đưa ra được những lý do chính đáng.
Theo chị Trúc, nghề billing rất cần người làm luôn cẩn thận, làm lâu thì sẽ tích lũy kinh nghiệm. Nhắc lại kinh nghiệm có được khi mới vào nghề đến nay, chị chia sẻ, “Lúc đầu khi gửi bill đến các công ty bảo hiểm lúc tôi mới làm khoảng 10 năm trước, ban đầu là gửi giấy tờ qua bưu điện nên mất thời gian hơn, hiện nay gửi bill đi bằng thư điện tử nên nhanh hơn. Hồi mới làm, đôi khi tôi bị sai khi ghi coding của phần chữa trị nào đó không đúng, hoặc sai tên bệnh nhân, chẳng hạn tên bệnh nhân trên các giấy tờ thường có 2 tên, khi họ ghi tên vào khám trong văn phòng bác sĩ khác với tên họ đã khai trên giấy tờ của bảo hiểm, vì họ ghi không đúng, mà nhân viên nhận bệnh lại không kiểm tra kỹ đưa qua cho phần bill, khi bill xong gửi đi, bảo hiểm sẽ trả về không chịu trả tiền, hoặc nhiều khi ngày sinh của bệnh nhân khai với văn phòng bác sĩ là ngày trước tháng sau theo thói quen ghi bên Việt Nam…
“Nhiều bảo hiểm có phần giới hạn từng dịch vụ y tế rất kỹ, chẳng hạn chỉ cho phép thử máu tổng quát 1 năm 1 lần, nhiều khi bệnh nhân cứ nghĩ là có bảo hiểm thì cứ đi khám lần nào cũng được, do chính họ cũng không hiểu rõ những quy định bảo hiểm của họ. Hoặc có trường hợp bill không được vì bảo hiểm đã hết hạn, mà bệnh nhân vẫn đi khám, hoặc bảo hiểm thay đổi những quy định mới so với trước đó. Hoặc có những thủ tục y tế đòi hỏi phải đi gặp bác sĩ chuyên khoa, nếu bác sĩ gia đình chữa trị thì nhiều khi bảo hiểm cũng không chịu trả tiền. Vì vậy nhân viên văn phòng khi nhận bệnh nhân lấy hẹn, cần phải kiểm tra kỹ bảo hiểm của bệnh nhân, phải nói rõ quy định của bảo hiểm cho bệnh nhân rồi mới nhận bệnh nhân đến khám, sẽ đỡ vất vả cho bác sĩ cũng như người billing về sau khi tính tiền bảo hiểm.”
Có phải nghề Medical Billing chỉ cần học online trong thời gian ngắn vẫn kiếm được việc dễ dàng?
Trước ý kiến phổ biến trên internet, cho rằng “Nghề medical billing & coding không cần học cũng làm được, chỉ cần những người đã làm rồi chỉ dẫn cho người chưa biết, là biết làm, còn nếu không có người chỉ thì mua sách trênwww.amazon.com chỉ tốn có mấy chục đô, không nhất thiết phải tới trường học. Còn nếu muốn có giấy chứng nhận đã học qua nghề này để xin đi làm, thì học online là được rồi. Và chỉ cần học khoảng 70 giờ, lớp chuyên về medical billing & coding, không cần lấy thêm những môn phụ như anatomy & physiology, medical terminology (thuật ngữ y khoa). Vì khi bác sĩ đưa hồ sơ bệnh nhân đã ghi đầy đủ những từ ngữ của những môn này rồi. Học online xong, tới mấy văn phòng bác sĩ làm không công cho họ hai tháng để học thêm nghề, là có thể làm được.”
Medical Billing và Coding
Chị Trúc Nguyễn đang làm billing và coding cho văn phòng bác sĩ tại Quận Cam phản đối ý kiến này. Chị cho biết, “Khi mới bắt đầu làm medical billing & coding, lúc đầu bao giờ cũng khó khăn, phải học và nhớ những thuật ngữ chuyên khoa về y khoa, vì phải thuần thục cái này thì mới dễ dàng hơn khi làm về medical billing. Medical term rất nhiều, những từ chuyên khoa của y khoa mình phải biết, nhiều khi rất khó. Riêng tôi khi học tại Santa Ana College, về medical term phải học mất hai semester mới học xong. Muốn làm trong ngành y khoa thì phải học medical term trước, nhất là muốn làm biling thì phải dựa trên medical term do các bác sĩ ghi, dựa trên các code của các medical term thì mình mới tính tiền bảo hiểm được. Theo tôi nếu học medical billing và coding trên online, thì chưa chắc là xin được việc làm.”
Còn với chị K.N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về medical billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khỏe của chính phủ liên bang) nhận xét, “Theo tôi nếu học medical billing và coding mà học online sẽ có hiệu quả rất ít, vì nhiều chi tiết mình không thể nào học từ trong sách vở được. Khi mình học ở trường, dù là trường tư nhân hay trường community college thì mình có thể hỏi thầy cô giáo những thắc mắc mình không hiểu trong bài học, nhiều khi thầy cô giáo sẽ chia sẻ những kinh nghiệm mà họ đã trải qua.”
Chị Trúc Nguyễn cho biết trước khi chuyên làm về medical billing và coding tại văn phòng bác sĩ (khoảng 10 năm nay), chị đảm nhận luôn vị trí của một medical assistant. Vì đây là chuyên ngành chị đã học tại Santa Ana College.
Chị giới thiệu, “Có nhiều trường chia riêng ra ngành học medical billing riêng và medical assistant riêng, nhưng trường Santa Ana college nơi tôi học thì dạy luôn medical billing trong ngành học medical assistant. Nhưng tôi phải học phải hai năm học (toàn thời gian) mới xong. Còn nếu học riêng nghề medical billing hoặc medical coding ở những trường chuyên dạy nghề thì chỉ học khoảng từ ba đến sáu tháng là xong rồi.”
Chị Trúc nói sở dĩ chị chọn học tại college, vì học phí rẻ hơn trường dạy nghề, hơn nữa khi học ở college, cái lợi trước mắt là giúp chị học được những lớp như Toán, English, Language Art Writing… để lấy bằng GED (tương đương với bằng trung học). Ngoài ra khi chị chọn community college thì lấy vừa lấy được bằng hai năm (bằng AA degree) và bằng nghề luôn. Chị muốn học tại community College để có bằng AA vì muốn chuyển tiếp lên học để lấy bằng y tá. Còn nếu chỉ tập trung học tại trường nghề thì chỉ học tập trung vào môn học thôi, ba đến sáu tháng là học xong có thể đi xin việc làm được rồi.
Chị Trúc Nguyễn cho biết riêng ngành học medical assistant mà chị học tại Santa Ana College, ngoài phần medical billing and coding, chị còn có thể phụ giúp bác sĩ các công việc văn phòng như, có thể lấy máu, chích ngừa cúm cho bệnh nhân, đo huyết áp, cân, đo chiều cao, chuẩn bị hồ sơ bệnh nhân, lấy mẫu thử nghiệm (Specimen), v.v.. Học bằng này chỉ vào văn phòng bác sĩ thực tập thôi, chứ không vào bệnh viện thực tập như học bằng Y tá.
Học ở trường dạy nghề dễ tìm việc làm hơn trường community college?
Từ kinh nghiệm của mình, chị K.N đưa ra lời khuyên, “Nếu học viên muốn dễ kiếm việc làm sau khi học xong về medical billing và coding, thì học viên nên ghi danh học ở các trường dạy nghề hơn là học ở các trường community college, bởi vì các trường dạy nghề sẽ gửi học viên tới các bệnh viện hoặc các tổ hợp của các bác sĩ để tập luyện sau khi xong khóa học. Các trường dạy nghề cũng giúp đỡ các học viên cách viết resume (đơn xin việc làm) và giúp đỡ nộp đơn tới những nơi đang cần mướn nhân viên.”
Chị K.N nói trước khi học tại trường nghề American Career College (ACC) tại thành phố Anaheim, chị đã theo học bán thời gian tại Golden West College để lấy bằng hai năm AA vì ban đầu chị có ý định sẽ học lấy bằng kế toán. Nhưng trong thời gian vừa đi học bán thời gian (đã xong bằng hai năm) và làm toàn thời gian (là một leader của dây chuyền lắp ráp điện tử tại một công ty điện tử), năm 2005 công ty chuẩn bị đóng cửa, sa thải nhân viên, nên chị sắp bị thất nghiệp. Lúc đó có nhân viên của OC One Stop Center đến công ty điện tử của chị K. N đang làm, để giới thiệu qua về OC One Stop Center có rất nhiều chương trình để giúp những người bị thất nghiệp muốn tìm việc làm mới. Có chương trình giúp tìm việc làm, có chương trình giúp xin tiền chính phủ để đi học thêm một nghề khác… Nghe thấy hay quá, chị về bàn với chồng, chồng có người bạn làm cho một bệnh viện, khuyên chị nên học billing thì sẽ dễ tìm việc làm hơn là học kế toán như ý định ban đầu của chị.
Nghe vậy chị đã đến OC One stop center để nộp đơn xin tài trợ học phí để học trường nghề medical billing, và đã được OC One stop center đồng ý tài trợ học phí toàn phần cho chị học với điều kiện chị phải đậu bài kiểm tra, để chứng minh đủ tiêu chuẩn, thì mới xin được học bổng để học nghề. Nhờ đã có kiến thức học bằng hai năm, nên chị xuất sắc hoàn tất bài kiểm tra gồm toán (trình độ college), tiếng Anh, và nhận được bảo trợ tài chánh toàn bộ học phí $12,500 cho khóa học medical billing and coding tại trường ACC.
Sau khi học xong (thời gian học toàn thời gian dài tám tháng rưỡi và hai tuần đi thực tập) vào tháng Sáu, 2006, chị K. N lúc đó đã ngoài 30 tuổi. Đầu tháng Bảy chị đã xin được việc làm tại Newport Specialty Hospital ở Tustin. Đây là một trong những bệnh viện của Pacific Health Corporation. Ngay khi đi làm được rồi thì suốt sáu tháng đầu, chị phải gửi cùi check lương cho OC One stop center để họ biết là One stop center đã giúp chị thành công với công việc mới.
Giới thiệu qua về các trường dạy nghề mà chị biết, cũng như lý do chọn học tại ACC, chị K. N nói, “Tại Quận Cam có rất nhiều trường dạy về medical billing và coding. Có nhiều trường chỉ dạy những lớp về medical billing riêng biệt và những lớp về medical coding riêng, bởi vì có những học viên chỉ muốn học chuyên về một môn mà thôi để có thể đi kiếm việc làm trong một thời gian ngắn. Những trường dạy nghề mà tôi biết như trường Concorde Career College tại thành phố Garden Grove, trường Cypress College tại Cypress, trường Regional Occupational Progam (ROP), và trường American Career College mà tôi chọn học. Vào năm 2005 khi tôi ghi danh học, giá tiền học về billing lúc đó tại mấy trường dạy nghề khoảng $6,500 đồng, học trong sáu tháng, trường tôi học mắc nhất, học phí 12 ngàn rưỡi vào năm 2005, năm 2016 giá tiền học đã lên đến $17,975. Vì những trường khác chỉ dạy billing, còn trường tôi học thì dạy cả coding luôn, nên học khoảng tám tháng rưỡi và hai tuần đi thực tập.”
Chị K.N giới thiệu, “Nếu chọn học medical billing ở trường dạy nghề thì tất cả các môn cần thiết bao gồm trọn gói cho chương trình, gồm terminology, biology, toán căn bản, typing, cách tìm việc làm, cách trả lời phỏng vấn, cách ăn mặc, và các cách bill khác nhau cho bệnh viên, văn phòng bác sĩ, văn phòng nha sĩ, vì biliing mỗi nơi sẽ dùng form khác nhau, cách bill khác nhau. Billing cho bệnh viện (UB-04 Claim Form), Billing cho văn phòng bác sĩ (CMS-1500 Claim Form) và Billing cho văn phòng nha sĩ (ADA Dental Claim Form).
“Về medical coding thì cũng cần học gần giống như medical billing, nhưng phải học thêm nhiều về terminology và biology để có thể hiểu rõ và code thật chuẩn xác những bệnh mà bác sĩ liệt kê trong hồ sơ bệnh án của bệnh nhân. Sau khi học xong lớp coding và có chứng chỉ, nhưng học viên phải đi thi thêm State Board License thì mới có thể đi kiếm việc làm chuyên về Medical Coding được.”
Theo kinh nghiệm của chị K. N, tất cả các trường chuyên về dạy nghề medical billing và coding đều có phẩm chất và hiệu quả như nhau, nhưng khi đi làm, một số học viên có thể sẽ không kiếm được việc làm như mình mong muốn, vì nhiều học viên ra trường mỗi năm, nhưng công việc làm thì không có chỗ trống nhiều, do đó có nhiều học viên sau khi ra trường sẽ không được nhận vào làm Billing liền mà phải làm những việc khác như gọi cho công ty bảo hiểm, gọi cho bệnh nhân, học làm việc thư ký trong một thời gian để tìm cơ hội khi nào văn phòng có chổ trống cho công việc Billing thì sẽ nộp đơn xin chuyển công việc.
Làm tại văn phòng bác sĩ có thể nhận cùng lúc Medical Billing và Coding
Dù theo học ngành Medical assistant (bao gồm luôn Medical Billing và Coding) tại Santa Ana College, và từng làm những công việc của một medical assistant (lấy máu, chích ngừa, đo huyết áp, nhận hẹn của bệnh nhân…), nhưng cuối cùng thì chị Trúc Nguyễn vẫn thích làm công việc chuyên về Medical Billing và Coding tại văn phòng bác sĩ hơn.
Medical Billing và Coding
Chị nói vì làm trong văn phòng bác sĩ nên công việc đơn giản và nhẹ nhàng hơn là làm cho công ty chuyên về Billing hay chuyên về Coding hoặc trong bệnh viện. Do đó chị (và những người làm tại các văn phòng bác sĩ, nha sĩ) thường làm luôn cả hai công việc Medical Billing và Coding cùng một lúc, chứ không phân ra riêng biệt.
Chị Trúc Nguyễn giới thiệu, “Khi ghi coding (chuyển các thông tin được ghi trong hồ sơ y tế thành ngôn ngữ alphanumeric, kết hợp các kí tự số và chữ), đòi hỏi mình phải rành về Medical Term (Medical Terminology- thuật ngữ y khoa) và phải có trí nhớ tốt để nhớ những code ghi trong hồ sơ bệnh lý của bệnh nhân thì mới ghi đúng code được. Vì phần coding thì có sẵn trong một cuốn sách rất dày theo thứ tự ABC để mình tìm, mình phải biết đọc phần nào trong cơ thể con người (Medical Terminology- thuật ngữ y khoa) khi bác sĩ ghi trong hồ sơ bệnh án, thì mới tìm được code cần thiết thật nhanh, mới tính bill nhanh được. Làm lâu ngày hoặc làm thường xuyên, gặp những code của căn bệnh đó thì mình cũng nhớ được code và làm sẽ nhanh hơn người mới vào nghề.”
Chị Trúc nói thời gian trước Medical coding dùng ICT 9 CODE khi ghi ra thường ghi code chung chung phần bệnh lý, nhưng kể từ tháng 10 năm 2015 mới thay đổi coding sang ICT 10, thay đổi mới này đòi hỏi người làm Medical Coding phải ghi rõ những code chi tiết hơn. Ví dụ chân đau, phải ghi rõ code của chân trái hay chân phải đau, phần nào của chân (là gót chân phải, hay ngón chân trái hay bàn chân phải... Nếu là ngón chân thì ngón nào...). Nghĩa là phải ghi ra chính xác code đó thì mới được công ty bảo hiểm trả tiền đủ. Vì càng ngày công ty bảo hiểm càng khó, đòi hỏi phải làm hồ sơ nộp cho bảo hiểm kỹ lưỡng, chi tiết hơn.
Thú vị của nghề nghiệp và những áp lực
Chị Trúc cũng cho rằng nghề Medical Billing và Coding không hề nhàm chán. Lúc nào chị cũng phải tìm code mới của căn bệnh để làm bill, chị phải luôn trau dồi nghề nghiệp thường xuyên. Phải đọc các tài liệu, những quy định của các công ty bảo hiểm sức khỏe mà bệnh nhân của văn phòng bác sĩ (nơi chị làm) đến khám, để cập nhật cho công việc của mình. Thường thì muốn biết những cập nhật mới, chị phải vào web site của công ty bảo hiểm để xem. Trước khi tính tiền cũng phải vào xem lại công ty bảo hiểm có những quy định gì mới hay không để tránh bị công ty bảo hiểm trả lại.
Ngoài ra, mỗi hai năm chị phải dự những buổi hội thảo do các công ty bảo hiểm tổ chức, để cập nhật những thay đổi mới cho nghề nghiệp. Người làm công việc này phải rành về MS-word và Excel vì cần thiết cho công việc, và phải biết đánh máy computer khoảng 35 đến 40 từ trong vòng một phút thì mới hoàn thành nhanh các bill theo yêu cầu của văn phòng bác sĩ quy định.
Theo chị Trúc Nguyễn, thường người làm về billing là đem về lợi nhuận cho văn phòng của bác sĩ, “nên bác sĩ phải tin tưởng người làm billing, thì mới giao công việc cho mình. Khi bác sĩ đã tin tưởng mình rồi thì bác sĩ sẽ không bắt buột mình phải làm được bao nhiêu bill trong tuần hay trong tháng. Dù rằng hằng tuần mình đều phải báo cáo lại cho bác sĩ biết qua những bill mình đã làm.
“Tôi từng làm cho nhiều văn phòng bác sĩ trong quận Cam này, có nơi yêu cầu tôi phải báo cáo lại mỗi ngày, và mỗi tuần, và bắt buột mỗi ngày hay mỗi tuần tôi phải hoàn thành bao nhiêu bill gửi đi mà họ quy định… Khi bị như vậy khiến tôi rất áp lực, bị stress. Còn khi làm được tin tưởng, bác sĩ không gây áp lực thì tôi nhiệt tình làm, có khi còn tốt hơn số quy định đề ra nữa, còn khi làm mà cứ bị theo dõi làm được không, nhiều khi không dễ dàng cho mình.”
Quy định của Billing và Coding tại bệnh viện
Chị K. N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare (bảo hiểm sức khoẻ của chính phủ liên bang, được trả bằng quỹ An sinh Xã hội-Social Security) cho biết vì bệnh viện UCI là một bệnh viện lớn, có nhiều bệnh nhân đến điều trị, cấp cứu, nên những người làm Medical Billing nơi văn phòng mà chị phụ trách được quy định là trong một tiếng đồng hồ người billing phải gửi ra được 15 cái bill đến bảo hiểm. Tại bệnh viên UCI chia ra từng bộ phận là người nào chuyên billing, thì chỉ làm phần billing, người nào chuyên coding, thì làm về coding, chứ không làm cả hai gộp chung như những người làm tại văn phòng bác sĩ.
Chị K. N giải thích, “Người làm Medical coding rất nhức đầu, phải đọc hết hồ sơ bệnh án của bệnh nhân khi vào bệnh viện. Thường hồ sơ bệnh án đâu chỉ có 2- 3 trang, có nhiều bệnh nhân vào bệnh viện, hồ sơ bệnh án có mấy chục trang luôn, nào là phẫu thuật, nào là bác sĩ gia đình đến khám, bác sĩ phẫu thuật ghi hồ sợ bệnh án, những người therapy đến chữa cho bệnh nhân, những y á chăm sóc bệnh nhân… những người đó đều ghi lại trong hồ sơ bệnh án hết, nên người làm coding phải xem tất cả từ đầu đến đuôi, từ lúc bệnh nhân bắt đầu vô bệnh viện cho đến lúc ra viện. Người làm Coding ở bệnh viện sẽ có những đòi hỏi về kinh nghiệm nhiều vì sẽ code cho nhiều loại bệnh án khác nhau chẳng hạn với những bệnh nhân ở bệnh viện dài hạn (impatien Service), hoặc bệnh nhân chỉ tới bệnh viện trong ngày (outpatient service) và rất nhiều bệnh nặng, nhẹ khác nhau.”
Chị K. N nói thêm, “Người Coder cũng phải hiểu rõ về những luật lệ của Center of Medicare- Medicaid Services để không vi phạm vào luật lệ đã định. Vì bệnh viện có hợp đồng với chính phủ (những bảo hiểm medicare, medical) cho nên làm coding có sơ xuất gì người coder sẽ bị phạt, nếu nặng là bị tù luôn chứ không chỉ phạt tiền thôi. Còn làm coding trong văn phòng bác sĩ thì đơn giản hơn, chỉ khám định kỳ, những bệnh thông thường, những bệnh đặc biệt thì thường bệnh nhân đến bệnh viện hết rồi.”
Chính vì vậy mà dù chị K. N học cả hai chuyên ngành Medical Billing and Coding tại trường American Career College (ACC- tại thành phố Anaheim) nhưng cuối cùng chị chọn Medical Billing để làm, chứ không chuyên về Medical Coding.
Chị kể, “Mình chọn Medical Billing là vì khi mình học xong về Medical Billing và Coding, mình đã may mắn được làm cho một tổ hợp bệnh viện lớn Pacific Health Corp gồm có tất cả sáu bệnh viện lớn nhỏ và đủ loại dịch vụ. Mình cũng được học hỏi rất nhiều về công việc Billing ở đó và mình thấy công việc Medical Billing cũng hợp với mình hơn.”
Chị nói công việc Medical Billing thì cũng có vẻ dễ hơn Medical Coding, vì chị có thể đọc những tin cập nhật của Centers of Medicare Medicaid Services online. Nhưng về Medical Coding có thể phải đi học những lớp tu nghiệp ở trường để có được những kiến thức về luật lệ mới.
Chị Trúc Nguyễn và chị K. N đều cho rằng sau khi học xong bằng Medical Billing và Coding, học viên có thể nộp đơn xin việc tại văn phòng bác sĩ hay bệnh viện hoặc các công ty chuyên về Medical Billing và Coding. Chứ không cần phải đi thi lấy certified medical billing specialist (MBS).
Theo chị K. N, những ai được gọi là Medical Billing specialist hay Medical Coding specialist cũng là Medical Billing hay là Medical Coding, nhưng khi được cho là Specialist thì phải có nhiều kinh nghiệm về mọi công việc. Khi học xong lớp Medical Billing and Coding là sẽ được cấp chứng chỉ để chứng nhận mình đã học xong môn học đó, gọi là Certified Medical Billing and Coding. Nhưng những ai muốn làm chuyên về Medical Coding thì bắt buột phải thi licence ở State Board thì mới đi làm được.”
Cơ hội thăng tiến nghề nghiệp
Giới thiệu công việc của Supervisor Medical Billing, chị K. N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare cho biết, nếu người làm Medical Billing chỉ chịu trách nhiệm bao nhiêu bill mà họ được giao, thì công việc của supervisor là trông coi hệ thống máy điện toán (vì các bill được thực hiện trên máy điện toán và gửi đi bằng thư điện tử) nếu system có hư hay trục trặc, phải gọi cho IT đến sửa. Phải xem nhân viên có gửi bill đúng quy định trong ngày hôm đó không.
Theo chị K. N những năm gần đây phần Medical Billing và Coding đều được thực hiện trên máy điện toán, vì vậy nếu bệnh viện có nhiều người giỏi, set up hệ thống đủ tiêu chuẩn, thì những người Billing không phải kiểm tra nhiều. Chỉ kiểm tra số tiền đã được ghi lại có đủ không thôi.
Vì ở bệnh viện đã set up hệ thống sẵn hết rồi, những code đó sẽ vô bill, người làm bill sẽ coi những số này đúng chưa, vì sau khi coding xong, người billing xem lại số tiền bill, nếu mọi thứ đúng chuẩn, không sai hay thiếu gì thì sẽ được chuyển đi thẳng đến công ty bảo hiểm bằng thư điện tử, còn nếu có sai hay thiếu thì hệ thống computer sẽ báo lỗi, bill đó sẽ phải được xem lại sửa chữa rồi mới chuyển đi.
Từ một nhân viên billing khi mới ra nghề, vừa làm vừa học hỏi kinh nghiệm, cũng nhờ chịu khó và sáng trí, cẩn thận, kỹ lưỡng, nên ngay khi còn làm ở bệnh viện đầu tiên (bệnh viện Newport Specialty Hospital ở Tustin, đây là bệnh viện thuộc một tổ hợp bệnh viện lớn Pacific Health Corp, gồm có tất cả 6 bệnh viện lớn nhỏ và đủ loại dịch vụ) chị K. N đã được ban giám đốc tin tưởng giao cho làm leader, rồi làm Supervisor.
Chị K. N chia sẻ, “Làm Supervisor đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, thật ra khi còn làm người billing, tôi tự học, luôn xem tại sao những claim không được trả, coi lại các hồ sơ để tìm ra lý do tại sao công ty bảo hiểm từ chối trả tiền, sau khi sửa lại và kiện công ty bảo hiểm để lấy lại được số tiền đó cho bệnh viện, nên tôi được giao cho làm leader, rồi được lên làm Supervisor.”
Giới thiệu công việc của Supervisor Medical Billing, chị K. N là Supervisor tại bệnh viện UCI chuyên về Medical Billing cho bệnh nhân bảo hiểm Medicare cho biết, nếu người làm Medical Billing chỉ chịu trách nhiệm bao nhiêu bill mà họ được giao, thì công việc của supervisor là trông coi hệ thống máy điện toán (vì các bill được thực hiện trên máy điện toán và gửi đi bằng thư điện tử) nếu system có hư hay trục trặc, phải gọi cho IT đến sửa. Phải xem nhân viên có gửi bill đúng quy định trong ngày hôm đó không.
Theo chị K. N những năm gần đây phần Medical Billing và Coding đều được thực hiện trên máy điện toán, vì vậy nếu bệnh viện có nhiều người giỏi, set up hệ thống đủ tiêu chuẩn, thì những người Billing không phải kiểm tra nhiều. Chỉ kiểm tra số tiền đã được ghi lại có đủ không thôi.
Medical Billing và Coding
Vì ở bệnh viện đã set up hệ thống sẵn hết rồi, những code đó sẽ vô bill, người làm bill sẽ coi những số này đúng chưa, vì sau khi coding xong, người billing xem lại số tiền bill, nếu mọi thứ đúng chuẩn, không sai hay thiếu gì thì sẽ được chuyển đi thẳng đến công ty bảo hiểm bằng thư điện tử, còn nếu có sai hay thiếu thì hệ thống computer sẽ báo lỗi, bill đó sẽ phải được xem lại sửa chữa rồi mới chuyển đi.
Từ một nhân viên billing khi mới ra nghề, vừa làm vừa học hỏi kinh nghiệm, cũng nhờ chịu khó và sáng trí, cẩn thận, kỹ lưỡng, nên ngay khi còn làm ở bệnh viện đầu tiên (bệnh viện Newport Specialty Hospital ở Tustin, đây là bệnh viện thuộc một tổ hợp bệnh viện lớn Pacific Health Corp, gồm có tất cả 6 bệnh viện lớn nhỏ và đủ loại dịch vụ) chị K. N đã được ban giám đốc tin tưởng giao cho làm leader, rồi làm Supervisor.
Chị K. N chia sẻ, “Làm Supervisor đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, thật ra khi còn làm người billing, tôi tự học, luôn xem tại sao những claim không được trả, coi lại các hồ sơ để tìm ra lý do tại sao công ty bảo hiểm từ chối trả tiền, sau khi sửa lại và kiện công ty bảo hiểm để lấy lại được số tiền đó cho bệnh viện, nên tôi được giao cho làm leader, rồi được lên làm Supervisor.”
[Message clipped] View entire message
Tuan Le chuyen
